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Das Register-Import-Template
Sobald Sie bei Art des Imports "Import von Registereinträgen" ausgewählt haben, kann das Register-Import-Template heruntergeladen werden. Auch der Registerimport nutzt das csv-Dateiformat. Nachdem Sie die Tabellenvorlage heruntergeladen haben, strukturieren Sie Ihre Daten entsprechend dieser Vorlage. Es ist darauf zu achten, dass die Anzahl und Namen der Spalten sowie die Feldart beibehalten werden.
Es empfiehlt sich die Datei in einem openOffice-Programm vorzubereiten, siehe csv-Dateien in OpenOffice/LibreOffice öffnen und abspeichern.
BItte achten Sie v.a. darauf, dass die Datei UTF-8-konform ist und als Trennzeichen (Delimiter) Tabulator ausgewählt wurde.
Wählen Sie dann die Sprache ihres Registerimports aus. Anschließend klicken Sie unter 'Datei' auf 'Datei auswählen', laden ihre Datei hoch und wählen dann 'Importieren'.
Bitte beachten Sie, dass Sie immer komplette Registerbäume importieren und dass die oberste Ebene bereits angelegt sein muss (Orte, Personen, Thema sind in jedem Archiv bereits eingerichtet). Wenn Sie einen neuen Registerbaum importieren möchten (z.B. Fächergruppen), muss der Oberbegriff „Fächergruppen“ zuvor in Ihrem Archiv eingerichtet werden, siehe Registerbäume bearbeiten.
Um weitere Daten in ein schon bestehendes Register zu importieren, exportieren Sie bitte den kompletten Registerbaum und ergänzen Sie das Formular.
Hinweise zum Befüllen des Register-Import-Templates
Die Ebenenstruktur im Register wird im Import-Template durch die Angabe des jeweiligen Oberbegriffs (parent_name) umgesetzt. Dabei müssen bei den bereits angelegten Registereinträgen auch die IDs mitgegeben werden.
Die erste Spalte enthält den Bezeichner des Oberbegriffs, der 'oberste' Oberbegriff ist die Bezeichnung des Registerbaums, z. B. Orte, Personen, Thema. Dieser darf nicht geändert werden. Sie können aber im Archiv weitere Registerbäume anlegen, z. B. Berufe, Organisationen, etc. und dann neue Untereinträge durch den Register-Import anlegen oder einen bestehenden Registerbaum erweitern und korrigieren.
Beispiel: "Weitere Registereinträge bei neuem Registerbaum "Fächergruppen" hinzufügen":
Sie haben manuell in Ihrem Register einen neuen Registerbaum "Fächergruppen" angelegt und sich das Register-Import-Template heruntergeladen.
Bitte entfernen Sie alle Beispieleinträge aus dem Template (Header bitte nicht verändern) und geben Sie als erstes die Registerbaumbezeichnung (also den 'obersten' Oberbegriff) "Fächergruppen" in der ersten Spalte (parent_name) ein und die dazugehörige ID "90443393" in der zweiten Spalte (parent_id).
Im Anschluss können Sie alle Fächer inklusive einer Strukturierung mitgeben, indem Sie immer den dazugehörigen Oberbegriff mitgeben. So wird im Beispiel in der ersten Zeile in der dritten Spalte "Ingenieurwissenschaften" eingetragen, das als erste Ebene unter "Fächergruppen" erscheinen soll. Daher wird in der ersten Spalte als parent_name "Fächergruppen" mitgegeben. Die vierte Spalte (id) bleibt leer, da dieser Eintrag erst beim Import automatisch eine ID zugeordnet bekommt. Alle weiteren Spalten können freigelassen oder gefüllt werden, je nachdem wie viel Sie zu den jeweiligen Einträgen bereits recherchiert haben (longitude und latitude sollte nur bei Ortsangaben ausgefüllt werden). Bei allen Untereinträgen zu "Ingenieurwissenschaften" muss darauf geachtet werden, dass dort bei parent_name auch "Ingenieurwissenschaften" eingetragen wurde.
Dann wird eine weitere Ebene "Medizin und Gesundheitswesen" unter "Fächergruppen" angelegt und daher muss dort auch wieder "Fächergruppen" in der ersten Spalte (parent_name) eingetragen werden und die dazugehörige ID "90443393" in der zweiten Spalte (parent_id).
Im Screenshot rechts, sehen Sie ein entsprechend vorbereitetes Register-Import-Template.
Weitere Hinweise finden Sie auch unter Register exportieren.
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