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Benutzer*innen verwalten

Der Registrierungsprozess erfolgt nach einem DSGVO-konformen Double-Opt-In Verfahren. Um sicherzustellen, dass die Nutzer*innen in die Speicherung ihrer Daten eingewilligt haben, erfolgt die Registrierung zweistufig:

• Nach dem Ausfüllen des Registrierungsformulars erhalten die Nutzer*innen eine E-Mail mit der Aufforderung ihre Email-Adresse zu bestätigen.
• Erst nach erfolgter Bestätigung erscheinen die Anträge zur Nutzung in der Nutzerverwaltung und können durch die Redaktion geprüft und freigeschaltet werden.
• Nicht bestätigte Registrierungsanfragen neuer Nutzer*innen werden nach zwei Wochen automatisch gelöscht.

Die Benutzer*innen-Verwaltung ermöglicht es Ihnen, die Registrierung neuer

Benutzer*innen zu überprüfen und sie freizuschalten oder abzulehnen, sowie bereits registrierte

Benutzer*innen zu sperren. 

Außerdem können Sie sich bereits registrierte Benutzer*innen anzeigen lassen, und deren Rollen in Ihrem Archiv verwalten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Rollen hinzufügen, anzeigen und löschen.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie nach einzelnen Personen in der Benutzer*innenverwaltung suchen können.

Benutzer*innen suchen

Über die Suchfelder

kann mit dem Namen und/oder der E-Mail nach einzelnen

Benutzer*innen gesucht werden. Sie können auch alle

Benutzer*innen, die sich in einer Sprachversion angemeldet haben, anzeigen lassen. Diese Benutzer*innen werden dann in einer Tabelle gezeigt, in der auch der Status und die zugeordnete Rolle des*der Benutzers*Benutzerin einsehbar ist.

Mit dem Filter Status lassen Sie sich alle

Benutzer*innen

mit einem bestimmten Status (wie beispielsweise "ungeprüft", "freigeschaltet" oder "abgelehnt") anzeigen.

Zu beachten: Der Filter Status ist standardmäßig auf "ungeprüft" eingestellt. Damit werden nur die Benutzer*innen angezeigt, die eine Anfrage zur Freischaltung gestellt haben, die noch nicht bearbeitet wurde. Um hier alle Benutzer*innen Ihres Archivs anzeigen zu lassen, wählen sie die Auswahlmöglichkeit "alle".

Benutzer*innenstatistik herunterladen

Außerdem können Sie eine

Benutzer*innen-Statistik im csv Format herunterladen. Diese Statistik können Sie nach Ländern filtern, so dass z.B.

nur die statistischen Daten über die

Benutzer*innen aus Chile angezeigt werden.

Benutzer*innen bearbeiten

Die rechts gefilterten Nutzer*innen werden links dargestellt.
Mit der "Bearbeiten"-Funktion (Stift-Symbol neben dem Namen) können Sie auf die Informationen aus der Nutzer*innen-Registrierung zugreifen. 

Bitte überprüfen Sie, ob die Angaben zum Namen, zum Rechercheanliegen und zur Präzisierung des Anliegens vollständig und plausibel sind.

Über das Dropdownmenü "Status" am Ende des Formulars können Sie den/die Nutzer*in freischalten, ablehnen oder zurückstellen.
Zu einem früheren Zeitpunkt freigeschaltete Nutzer*innen, die gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen haben, können hier gesperrt werden, indem Sie den Staus auf "ablehnen" ändern.

In der Nutzer*innenübersicht sehen Sie darüber hinaus die Rollen, die die freigeschalteten Nutzer*innen haben und die Aufgaben, die an Sie vergeben wurden. Sie können hier auch Rollen hinzufügen und entfernen. Die Aufgabenverwaltung geschieht jedoch in der Workflowansicht . (Link)

Nicht bestätigte Registrierungsanfragen neuer Nutzer*innen werden nach zwei Wochen automatisch gelöscht. Derzeit können Accounts nur in der Software gelöscht werden; eine entsprechende Option in der Benutzerverwaltung ist vorgesehen.

Den Button hierfür finden Sie im unteren Teil der rechten Seite der Benutzer*innenansicht.

Weiterführende Seiten

Weitere Erläuterungen zu der Verwaltung Ihrer Benutzer*innen finden Sie unter:

• Benutzer*innen bearbeiten
• Rollen hinzufügen, anzeigen und löschen

Rollen hinzufügen, anzeigen und löschen

Durch Klick auf das "Hinzufügen"-Symbol bei "Rollen" können Sie mit der entsprechenden Berechtigung, einer*m Nutzer*in bestimmte Rollen zuweisen.

Welche Rollen hier auswählbar sind, ist prinzipiell für jedes Archiv individuell festlegbar. Jedes neue Archiv verfügt zunächst über fünf vorangelegte Basis-Rollen: "Redaktion", "Benutzer*innenverwaltung", Erschließung", "Qualitätsmanagement" und "Sammlungsmanagement". Mit jeder Rolle sind unterschiedliche Berechtigungen verknüpft. Eine Übersicht und weitere Erläuterungen zu Rollen und Aufgaben finden Sie hier. (Link)

Falls weitere Rollen benötigt werden, können diese durch den Sammlungsmanager*in mit Unterstützung der Mitarbeiter*innen der Digitalen Interview-Archive erstellt werden.

Wurden bereits Rollen vergeben, so werden diese hier angezeigt und können an dieser Stelle auch wieder geändert oder gelöscht werden.