Inhalte teilen in Webex Meetings

1. Passenden Übertragungsmodus wählen

Die Bildschirmfreigabe ermöglicht Ihnen die Übertragung sowohl von statischen Inhalten wie PDFs als auch von dynamischen Inhalten wie Videos mit Ton oder Animationen. Für eine optimierte Übertragung wählen Sie den jeweils passenden Übertragungsmodus. Sie finden das entsprechende Auswahlmenü oben links unter "Inhalte freigeben".

Wollen Sie eine Präsentation oder ein PDF übertragen, wählen Sie "Für Text und Bilder optimieren" aus. Bei dieser Übertragungsart ist die Bildqualität höher, es wird jedoch kein Ton übertragen. Wollen Sie Videos und Ton übertragen, wählen Sie "Für Bewegung und Video optimieren", für die Übertragung von Ton sollte zudem das Häkchen bei "Audioinhalte auf Ihrem Computer freigeben" gesetzt sein. Die Bildqualität ist hier etwas geringer, um die Übertragung zu optimieren.

Mit "Bildschirm 1" können Sie Ihren gesamten Bildschirminhalt freigeben.  

Diese Option bietet den Vorteil, dass Sie während der Übertragung sehr einfach zwischen verschiedenen Fenstern bzw. Anwendungen auf Ihrem Rechner hin- und herwechseln können, ohne weitere Freigaben vornehmen zu müssen, oder auch zwei Inhalte parallel öffnen und mit Ihren Teilnehmenden teilen können. Die Teilnehmenden sehen allerdings alles, was auch Sie auf Ihrem Bildschirm sehen. Achten Sie daher darauf, alle nicht benötigten oder sensiblen Anwendungen zu schließen, und schalten Sie alle Benachrichtigungen für die Zeit des Meetings aus, um Ablenkungen zu vermeiden.

Hinweis: Wenn Sie zwei Bildschirme angeschlossen haben, werden Ihnen "Bildschirm 1" und "Bildschirm 2" zur Auswahl angezeigt und Sie können gezielt den gewünschten Bildschirm freigeben. Auf diese Weise können Sie bspw. auch eine PowerPoint-Präsentation in der Referenten-Ansicht nutzen.


2. b) Eine Anwendung freigeben

Unterhalb von "Bildschirm 1" werden Ihnen alle aktuell geöffneten Anwendungen angezeigt. Hier können Sie eine einzelne Anwendung zur Freigabe auswählen, bspw. ihren Browser. Die Teilnehmenden sehen dann ausschließlich die freigegebene Anwendung. Bitte beachten Sie: Wenn Sie während der Freigabe zu einer anderen Anwendung (bspw. PowerPoint) wechseln, die nicht zuvor freigegeben wurde, sehen die Teilnehmenden statt dieser ein graues Fenster. 

3. a) Optionen während der Freigabe

Wenn Sie Ihren Bildschirm oder eine Anwendung teilen, haben Sie währenddessen verschiedene Optionen in der Menüleiste am oberen mittigen Bildschirmrand. Sie können dort (von links nach rechts):

• das Teilen des Bildschirms/der Anwendung beenden,
• die Übertragung unterbrechen (die Bildschirmansicht wird währenddessen für die Teilnehmenden eingefroren - dies ist sinnvoll, wenn Sie bspw. im Hintergrund auf eine andere Anwendung zugreifen oder eine weitere Freigabe vorbereiten möchten)
• (weiteren) Inhalt zur Freigabe wählen (siehe unter 3. c),
• Privilegien an Teilnehmende übergeben (Moderationsrolle; Kontrolle über Tastatur und Maus, Kommentieren des freigegebenen Inhalts)
• sich selbst stumm schalten,
• Ihr Video ein-/ausschalten,
• Ihre Übertragung aufzeichnen,
• die Liste der Teilnehmenden anzeigen lassen,
• den Chat einblenden,
• den aktuell übertragenen Inhalt annotieren/kommentieren (siehe unter 3.b),
• zusätzliche Optionen wählen (bspw. auf eine vorab erstellte Umfrage zugreifen)
  

Indem Sie auf den Pfeil unter der orangenen Leiste, auf der "Sie geben Ihren Bildschirm frei" steht, klicken, können Sie außerdem sehen, was die anderen Sitzungsteilnehmenden gerade sehen:

3. b) Übertragenen Inhalt annotieren/kommentieren

Um den aktuell übertragenen Inhalt zu annotieren/kommentieren, klicken Sie auf den Button "Kommentieren" in der Menüleiste. In der orangen Leiste in der oberen Bildschirmmitte wird Ihnen nun angezeigt "Sie können kommentieren". Auf der linken Seite wird ein Menüband mit Werkzeugen zum Markieren, Schreiben und Zeichnen eingeblendet. 

Mithilfe dieser Werkzeuge (von oben nach unten) können Sie:

• mit dem Schließkreuz das Kommentieren wieder beenden
• mit dem Kommentarsymbol allen oder einzelnen Teilnehmenden das Recht zum Kommentieren erteilen (in der orangen Leiste oben wird dann angezeigt: "Sie und X Teilnehmer können kommentieren". Teilnehmende, die über die Web App im Browser beigetreten sind, können generell nicht kommentieren.)
• mit dem Pfeilsymbol einen Zeiger erzeugen, mit welchem Sie auf bestimmte Inhalte hinweisen können,
• mit dem Textsymbol durch Klicken auf einen beliebigen Punkt im Dokument ein Textfeld einsetzen und schreiben,
• mit dem Liniensymbol Linien ziehen,
• mit dem Formensymbol Quadrate ziehen,
• mit dem Stift freihand zeichnen,
• mit dem Farbsymbol die Farbe der Freihandzeichnung einstellen,
• mit dem Radiergummi gezeichnete Inhalte löschen,
• mit dem Speichersymbol den annotierten/kommentierten Inhalt speichern, wenn Sie diesen später weiterverwenden bzw. teilen möchten. Ohne Speicherung gehen die Kommentare mit Schließen des Kommentar-Menübandes bzw. mit dem Beenden der Freigabe verloren.
  
  

3. c) Mehrere Inhalte/Anwendungen freigeben

Während einer Freigabe können Sie über den Button "Freigeben" weiteren Inhalt freigeben. So haben Sie auch bei der Freigabe von Anwendungen die Möglichkeit, zwischen mehreren Anwendungen zu wechseln oder auch zwei Inhalte nebeneinander anzuzeigen.

Die bereits freigegebene Anwendung (hier: Microsoft PowerPoint) wird im Auswahlfenster durch einen orangen Rahmen gekennzeichnet. Eine weitere Anwendung (hier: Microsoft Edge) geben Sie per Klick auf das gewünschte Element frei.

Die beiden Anwendungen sind nun gleichzeitig geöffnet, die zuletzt freigegebene (Microsoft Edge) liegt über der ersten Anwendung (Microsoft PowerPoint). Optimalerweise richten Sie die beiden Fenster so ein, dass sie sich vollständig abdecken.

Um zu Microsoft PowerPoint zurückzukehren, klicken Sie die Anwendung in Ihrer Taskleiste an.

Auf diese Weise können Sie mehrere Anwendungen gleichzeitig freigeben und zwischen diesen sowie allen in einer Anwendung geöffneten Fenstern (z. B. mehreren PowerPoint-Präsentationen, PDFs oder Excel-Dateien) hin- und herwechseln.

Um einen reibungslosen Übergang beim Freigeben und Wechseln zu gewährleisten, empfiehlt es sich ggf., die Freigabe über den Button "Unterbrechen" in der oberen mittigen Menüleiste anzuhalten und nach erfolgter Einrichtung der Fenster per Klick auf "Wiederaufnahme" erneut zu aktivieren.

Wenn Sie weiter herunterscrollen, finden Sie den Button "Datei freigeben". Klicken Sie diese Option an, wenn Sie Dateien mit Ihren Teilnehmenden teilen wollen. Sofern die Datei grafisch darstellbar ist (z. B. Word, PDF, Powerpoint), wird diese im Fenster für Sie und alle Teilnehmenden angezeigt.

Diese Option empfiehlt sich insbesondere, wenn Sie nur einen Bildschirm zur Verfügung haben und bei einer PowerPoint-Präsentation auf Ihre PowerPoint-Notizen und weitere Folien zugreifen möchten und/oder Ihre Teilnehmenden und den Chat während der Präsentation dauerhaft im Blick behalten möchten, ohne dass diese Ihre Präsentation verdecken. Beachten Sie jedoch, dass Sie aus einem als Datei freigegebenen Dokument heraus keine Links aufrufen können. Sie müssen die Webseiten dann über eine separate Freigabe teilen (Teilen einer Anwendung, s.o.). Die Dateifreigabe kann währenddessen geöffnet bleiben, sodass Sie schnell wieder zurück wechseln können.  Auch PowerPoint-Animationen sowie in eine PowerPoint-Datei eingebettete Videos können bei der Datei-Freigabe nicht abgespielt werden. Für diesen Fall empfiehlt sich eher die Nutzung der Bildschirm- oder Anwendungs-Freigabe (s. o.).

Der Upload der Datei kann je nach Größe etwas dauern.

1. Videoansicht auswählen

Nachdem Sie Ihre Datei freigegeben haben und diese hochgeladen wurde, werden die Videobilder der Teilnehmenden standardmäßig oberhalb der Datei eingeblendet ("Videobereich-Ansicht"), weitere aktivierte Elemente wie Teilnehmerliste oder Chat werden auf der rechten Seite ins Fenster eingepasst. Sie können die Videoansicht über das Menü neben den Videobildern wechseln. Bspw. wird bei der "Nebeneinander-Anzeige" das Teilnehmervideo in den rechten Fensterbereich oberhalb der Teilnehmerliste eingepasst und kann dort bei Bedarf zugeklappt werden.

2. Weitere Optionen während der Dateifreigabe

Um Ihre PowerPoint-Notizen anzuzeigen, klicken Sie in der Bereichs-Menüleiste rechts unten auf die drei Punkte („Bereichsptionen“). In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie „PPT-Protokolle“. Nun erscheinen Ihre PowerPoint-Notizen im rechten Fensterbereich unterhalb von Teilnehmerliste und Chat. Diese Notizen sind für die Studierenden nicht sichtbar.

Über das Menüband am linken Bildschirmrand stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung (von oben nach unten):

• Über das Symbol mit den vier Kästchen („Miniaturansicht") werden am linken Bildschirmrand alle Folien Ihrer PowerPoint-Präsentation bzw. die einzelnen Seiten eines mehrseitigen Dokuments eingeblendet. Über diese Miniaturansichten können Sie bei Bedarf gezielt vor- und zurück navigieren.
• Über das Kommentarsymbol können Sie ein Menüband mit Werkzeugen zum Markieren, Schreiben und Zeichnen einblenden, um auf einer oder mehreren Folien/Seiten Ihrer Datei zu schreiben und zu zeichnen bzw. Ihre Teilnehmenden hierzu berechtigen. Zur Bedienung der Kommentarfunktionen vgl. Whiteboard (s. u.).
• Mit den Pfeilen können Sie bei einer PowerPoint-Präsentation bzw. einem mehrseitigen Dokument zwischen den Folien/Seiten vor- und zurück wechseln. Zur jeweils nächsten Folie/Seite gelangen Sie alternativ auch über die Leertaste.
  
• Mit dem Plus- und Minus-Symbol bzw. dem Vollbildsymbol können Sie die Ansicht Ihres Dokuments nach Wunsch anpassen.

Möchten Sie das Teilen der Datei beenden, klicken Sie zunächst auf die Leiste mit dem Dateinamen, die sich mittig oberhalb Ihrer Datei befindet, und dann auf das "x"-Symbol. Sie können die Datei dann nochmals speichern, wenn Sie dies möchten (bspw. wenn Sie darin Anmerkungen vorgenommen oder gezeichnet haben), ansonsten verneinen Sie die Dialogfelder.

Wählen Sie in der Übersicht "Neues Whiteboard" aus (dazu ganz nach unten scrollen), erhalten Sie ein leeres Dokument, in welchem Sie mit verschiedenen Funktionen bspw. zeichnen oder schreiben können. Mithilfe des Menübands an der linken Seite (von oben nach unten) können Sie:

• mit dem Kommentarsymbol allen oder einzelnen Teilnehmenden das Recht zum Kommentieren erteilen. Teilnehmende, die über die Web App im Browser beigetreten sind, können generell nicht kommentieren.
• mit dem Pfeilsymbol einen Zeiger erzeugen, mit welchem Sie auf bestimmte Inhalte hinweisen können,
• mit dem Textsymbol durch Klicken auf einen beliebigen Punkt im Dokument ein Textfeld einsetzen und schreiben,
• mit dem Liniensymbol Linien ziehen,
• mit dem Formensymbol Quadrate ziehen,
• mit dem Stift freihand zeichnen,
• mit dem Farbsymbol die Farbe der Freihandzeichnung einstellen,
• mit dem Radiergummi gezeichnete Inhalte löschen,
• mit dem Speichersymbol das bearbeitete Whiteboard speichern, um es bspw. später bei Blackboard bereitzustellen.

Möchten Sie das Teilen des Whiteboards beenden, klicken Sie in der Leiste, die sich mittig oberhalb des Whiteboards befindet, auf den Pfeil und dann neben dem aktuellen Whiteboard auf das "x"-Symbol. Sie können das Whiteboard dann nochmals speichern, wenn Sie dies möchten, ansonsten verneinen Sie die Dialogfelder.