Überschrift: Die Papier-Handakte

Die laufenden Akten befinden sich zu jeder Zeit in der HSA, zu keinem Zeitpunkt dürfen Akten oder Teile von Akten aus der HSA entfernt werden.

Die Akten sind konkret an folgenden Orten aufzubewahren:

Vor dem Erstgespräch: Aktenschrank 1, oberes Fach: Warten auf EG

Nach dem Erstgespräch: Aktenschrank1, oberes Fach: Durchgeführte EG

Nach Übergabe: Aktenschrank1, oberes Fach: Warten auf SCID

Nach Abschluss SCID: Aktenschrank Therapeutenfach

Lehretherapie: Aktenschrank 3, Fach 1 Für die Lehre

Nach Therapieende: siehe „Abschluss Therapie“, zunächst Abrechnungsraum Aktenschrank5: Archiv

Nach digitalem Therapieabschluss: Archivieren im Archivraum (SEK)

Punktesystem:

Grün: FOR

Braun: PANDA

Rot: Trauma

Gelb: KIJU



Wichtig für alle:

1.       Reiter: Behandlungsvereinbarung etc.. (hinter das Deckblatt

2.       Reiter: Sitzungsprotokolle

3.       Diagnostik: SCID, GAS, FB (hihter das Deckblatt)

4.       Dokumente (Anträge, Berichte Externe) fortlaufend

Bei Abschluss: Dokumentation Therapieende und Checkliste vorne Reiter 1 einheften


Vorgehen Verwaltung

Anlegen leerer Akten nach Musterakten (Cave: Aktualität der Dokumente prüfen)

-bei EG-Anmeldung: Deckblatt ausfüllen, Patient:innencode erst mit dem EG vergeben

Vor EG: Karte einlesen, Abrechnungsschein bedrucken, unterschreiben lassen

 

-Archivieren: Vollständigkeit der Akte prüfen, andernfalls Therapeut:innen zurückgeben, elektronische Akte vervollständigen und ablegen, dann Akte ins Archiv überführen und dort einsortieren (Buchstabe, Geburtsdatum vorn das jüngste Datum)

 

Vorgehen Erstgespräch (PP)

Prüfen Deckblatt


Nach Erstgspräch:

-          Aushändigen: PTV10, Datenschutzrichtlinien HSA, Pat.FB 1 und 2 aushändigen

-          Berichtspflicht und Schweigepflichtentbindung erklären und ausfüllen

-          Behandlungsvereinbarung durchgehen/ unterschreiben

-          Datenschutzrechtliche Einwilligungen durchgehen/unterschreiben lassen

-          PTV 11 ausfüllen/aushändigen

-          Deckblatt Diagnosen ausfüllen

Übergabeprotokoll durch Hiwis/Pias schreiben lassen, sonst ausfüllen

Vorgehen Therapeut:innen

Die Therapeut:innen übernehmen nach dem SCID die Handakte und prüfen, ob sie vollständig übergeben wurde

-SCID Bericht und FB Auswertungen prä

-Pat. FB 1 und 2

-Vorbefunde; Konsiliarbericht oder anderes


Zu Prüfen: besteht Berichtspflicht?


Probatorik:

GAS ausfüllen und führen


Während der Therapie:

Sitzungsdokumentation:

-Sitzungsübersicht

-Sitzungsprotokoll

 

Therapieabschluss:

-Dokumentation Therapieende (Rückseite beachten!!)

-Checkliste Akte archivieren

 

Vorgehen PIAs

Ggf. EG-Übergabeprotokoll ausfüllen und abheften


SCID-Bericht einheften und SCID Diagnosen in elektronische und in Handakte auf dem Formblatt eintragen


Fehlende Kontaktdaten etc.. nachtragen

 

Vorgehen Studierende

-Zugang zur Akte nur in Absprache mit Lehrtherapeut:innen, Angaben müssen auf der Liste im Aktenschrank „für die Lehre“ vermerkt werden.

-Die Akte bleibt in jedem Fall in der Ambulanz, Kopien dürfen nur in Absprache mit verantwortlichen Lehrtherapeut:innen gemacht werden, Akten dürfen nicht in Taschen oder Wertsachenschränken aufbewahrt werden, sie müssen immer wieder in den Abrechnungsraum gebracht werden. Notfalls Lehrtherapeut:innen übergeben.

 

Vorgehen Forscher:innen

·         Kontaktieren von Patient:innen im Rahmen von Forschungsprojekten:

Forscher:innen dürfen – nach Einweisung in die HSA und Unterschreiben der Formblätter – Akten/Behandlungsvereinbarungen/Einwilligungserklärungen einsehen, um Patient:innen für spez. Forschungsfragen zu kontaktieren. Die Kontaktaufnahme geschieht zu jedem Zeitpunkt in der HSA und über den von den Patient:innen gewählten Kommunikationsweg.


 

Dokumente

-Patient:innenlisten: im VC-Container

-Antragsliste

 

Webseiten

X:\LS-RENNEBERG\3_AMBULANZ_THERAPEUTEN\5_Vorlagen\Dokumente für Patientenakte

X:\LS-RENNEBERG\3_AMBULANZ_THERAPEUTEN\5_Vorlagen

X:\LS-RENNEBERG\6_AMBULANZ_PATIENTEN

 

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