Rollen gelten archivweit, Aufgaben sind interviewspezifisch. Mit einer Rolle hat man für das ganze Archiv bestimmte Rechte, die sich ggf. auf alle Interviews auswirken können. Mit einer Aufgabe kann man nur ein einzelnes Interview (oder Elemente davon) bearbeiten.
Nutzung von Rollen und Aufgaben
Wenn wenige Projektmitarbeiter*innen alle Interviews eines Archivs bearbeiten, genügt die Zuweisung von Rollen. Dagegen empfiehlt sich die Zuweisung von Aufgaben, wenn externe Auftragnehmer*innen einzelne Arbeitsschritte, z. B. die Erschließung einzelner Interviews, übernehmen, aber keine anderen Interviews verändern sollen. Die Erschließung einzelner Interviews beinhaltet teilweise interviewübergreifende Arbeitsschritte, etwa die Ergänzung von Registereinträgen oder der Personentabelle, wozu entsprechende Rollen erforderlich sind.
Nutzung von Aufgaben im Workflowmanagement
Die Zuweisung von Aufgaben unterstützt das Workflowmanagement. Um als Sammlungsinhaber*in einen Überblick über den Bearbeitungsstand der einzelnen Interviews zu behalten, können Sie einzelne Arbeitsschritte, z. B. Erstellung einer Kurzbiografie oder Prüfung des Vorliegens einer Einverständniserklärung, als Aufgabe vergeben, und diesen Arbeitsschritt als erledigt oder noch ausstehend kennzeichnen. Am besten steuert man diesen Vorgang über die Workflowansicht.
