------------------Entwurf------------------

Direktlink Anmeldung: https://labfolder.zedat.fu-berlin.de/eln/access/login

Direktlink Neuer Account: https://labfolder.zedat.fu-berlin.de/eln/access/signup

Accountmanagment

1. Verwalten der Zugänge über das Zedatportal-Gruppenmanagement (Grouper) für die Admin der WEn

Wichtig: Nur Personen die in der Gruppenverwaltung für Labfolder eingetragen sind können sich in diesem Tool auch anmelden,

der Eintrag dieser Personen geschieht zentral über die IT. Wenn sich die Personen welche die administration für die WE übernehmen ändern, sollte dies der IT mitgeteilt werden.

Mit dem Gruppenmanagement Tool der Zedat werden aktuell noch die Zugriffe auf Labfolder geregelt, 

jede WE hat einen oder mehrere Admins, welche durch den Support angelegt wurden.

Nur Nutzer die im "Grouper" eingetragen sind können sich in Labfolder anmelden und registrieren.

Wenn Sie Nutzer hinzufügen versichern Sie sich das Mitarbeiter hier auch ihren Mitarbeiter Account verwenden, der Account der hier verknüpft wird lässt sich nicht mehr einfach danach ändern.

Melden Sie sich in ihrem Zedatportal an, unter dem Punkt Administration sollten Sie die "Zedat-Gruppenverwaltung" finden.

Sie sollten hier einen Ordner sehen der Ihrer WE entspricht, um hier neue Personen hinzuzufügen klicken Sie auf "Add members".

Dann geben Sie im Fenster den Nachnamen der Person aus, welche hinzugefügt werden soll und wählen dann aus der Suchliste den Eintrag aus. 

Im Idealfall lassen Sie sich vorher den Zedat-Benutzernamen der Personen mitteilen das erleichtert in vielen Fällen den Prozess.

Danach klicken Sie auf "Add" erst dann können die Nutzer ihre Anmeldung in Labfolder durchführen.

2. Einladen neuer Nutzer in Labfolder

• Öffnen Sie Labfolder und loggen sich ein.
• Dann klicken Sie oben rechts auf "Manage" und dann auf "Groups"
• Klicken Sie dann noch in der Gruppenhierarchie auf Ihren Eintrag (WExx), wenn kein Eintrag ausgewählt ist bleibt der Add Button inaktiv.
• Klicken Sie links oben in Labfolder auf "Add" und dann "Invite user"

• Geben Sie dann die E-Mail Adresse des neuen Benutzers ein.
• Wichtig: Die offizielle FU E-Mail Adresse lautet in der Regel vorname.nachname@fu-berlin.de, nicht @vetmed.fu-berlin.de, in Ausnahmefällen kann es auch @zedat.fu-berlin.de sein. Wenn etwas unklar ist rufen Sie den Support an.
• Dann wählen Sie die Gruppe aus zu welcher der User berechtigt werden soll.
• Danach wird per E-Mail eine Einladung verschickt.

• Solange die Person nicht die Einladung angenommen hat steht hinter dem Account "Pending Invitation"

3. Erstellen eines Zugangs für Labfolder

Sie erhalten per E-Mail einen Einladungslink für Labfolder, klicken sie in der Mail auf "Join the team" (https://labfolder.zedat.fu-berlin.de/eln/access/signup)

Klicken Sie auf "Create new account"

Geben sie hier Ihre Zedat Anmeldedaten ein und ihre FU-Email Adresse. (Wenn Sie mehr als einen Account besitzen sollte es der sein für den Sie die Einladung bekommen haben)

Wichtig: Ihre offizielle FU E-Mail Adresse lautet in der Regel vorname.nachname@fu-berlin.de, nicht @vetmed.fu-berlin.de, in Ausnahmefällen kann es aber auch @zedat.fu-berlin.de sein.

Verwaltung und Ablage von Daten zu dem Projekt (Trove)

1 Allgemein

Die Ablage von Daten, speziell größere Rohdaten zu Projekten soll auf dem extra Speicherbereich für wissenschaftliche Daten (Trove) stattfinden.

Grundsätzlich sollten in Labfolder Daten direkt eingebunden werden mit denen das System auch umgehen kann, daher Bilder und Dokumente,

andere Datenformate und Dateien größer 10 MB sollten extern abgelegt werden.

Wenn eine große Menge an kleinen Daten (kleine Mess- , oder Analyse Dateien etc.) abgelegt und der direkte Zugriff nicht/nicht mehr benötigt wird, bietet es sich an diese in einen "Zip" Archiv zusammenzufassen. 

Wenn Sie ein neues Projekt oder Ordner in der ersten Ebene unter Ihrer WE anlegen und es absehbar wird das für dieses Projekt eine Datenablage benötigt wird 

melden Sie das bitte der IT. Hierfür teilen Sie uns bitte die Project ID und den Namen des Projektes/Ordners mit. Der Projektname/Ordnername sollte 50 Zeichen nicht überschreiten und keine Sonderzeichen enthalten.

Berechtigungen werden für die erste Ebene im Unterpfad vergeben, daher alle Inhalte unter der ersten eben sind für die freigeschalteten Nutzer einsehbar.

Nach dem aktuellen Stand werden die Berechtigungen (unter Vetmed) automatisch im Intervall von 2 Stunden von Labfolder, auf die Zugriffsgruppen für die Ordner übertragen.

Personen die in Labfolder nicht mehr Berechtigt sind werden dabei auch wieder entfernt.

Optional gibt es zu den Ablageordnern "Nur-Lesen" Zugriff dieser wird komplett manuell über die IT Verwaltet.

2 Ablagepfad

\\campus\Trove\Vetmed\Labfolder_we[nummer]

3 Struktur der Ablage

Die Struktur der Datenablage auf dem Datenspeicher sollte 1 zu 1 die Struktur in Labfolder spiegeln.

Es werden nur auf der ersten Ebene Berechtigungen vergeben.

Es sollten ab Ihrer WE Labfolder-Ebene nicht mehr als 3 Unterordner Ebenen existieren.

\\campus\Trove\Vetmed\Labfolder_we10\%Ordner%

\\campus\Trove\Vetmed\Labfolder_we10\%Projektname%

\\campus\Trove\Vetmed\Labfolder_we10\%Ordner%\%Projektname%

\\campus\Trove\Vetmed\Labfolder_we10\%Ordner%\%Ordner%\%Projektname%

4 Verlinken von Rohdaten

In Labfolder sollten alle Daten abgelegt werden die das System auch lesen kann (JPG,PNG) und Dokumente, alles andere und Dateien größer 10MB sind auf dem zentralen Speicher abzulegen und nur mit dem Speicherpfad verlinkt werden.

Beispiel:

\\campus\Trove\Vetmed\Labfolder_we10\%Projektname%\%Ordner%\Schnittbild.tiff

Anlegen von neuen Projekten

1 Allgemein

Jedes Institut hat unter Projekte: Freie Universität Berlin > FB Vetmed > WExx einen Bereich vordefiniert unter dem Projekte und Ordner angelegt werden können.

Ab der WE Ebene sollten nicht mehr als drei Ebenen entstehen, also max. WExx\%Ordner%\%Ordner%\%Projektname%.

Ordner und Projektnamen sollten 50 Zeichen nicht überschreiten und keine Sonderzeichen enthalten.