Infos der FU zu Unikat: https://www.fu-berlin.de/sites/unikat/dokumentation/index.html
SCHULUNGSHANDBUCH
Büromaterial bestellen:
Erstmal solltest du im Kabuff in der Villa oder im HiWi Büro im Turm schauen ob das was du suchst schon vorhanden ist.
Falls nein → Wenn du allgemeines Büromaterial über Unikat bestellen möchtest (z.B. Textmarker, Büroklammern...) → Slack Channel #bestellungen (siehe Bild)
Sobald genug Dinge zusammengekommen sind macht jemand aus dem Sekretariat eine Sammelbestellung
Über Fond bestellen:
Wenn du etwas für eine Studie brauchst musst du deine Fondnummer mit angeben.
Wo findest du die? →
Fonds muss jeder Mitarbeiter selber für sich herausfinden und in Formulare, wo es benötigt wird, eintragen (nicht Aufgabe der HiWis)
Liste: LS-KNAEVELSRUD/Organisatorisches AB/Sekretariat AB Knaevelsrud/Kostenstellen_Fonds AB Knaevelsrud
Selber bestellen:
- Bestellen kann jeder mit einer Wirtschaftsbefugnis (siehe Thema "Wirtschaftsbefugnis")
- UNIKAT ist kompliziert und stürzt auch mal gerne ab, also stets "sichern" klicken und Internet Explorer verwenden (kein Chrome)
- Ein detailliertes Handbuch ist zufinden im Turm im Hiwibüro
Vier-Augen-Prinzip:
jede Bestellung muss von 2 Personen gesehen werden: eine die bestellt, die andere die Warenkorb versendet.
Notizen von Marina vom WORKHOP 2015:
Wareneingangerfassung
= sachlich richtig Prüfung. Ohne Erfassung des Wareneingangs kann keine Rechnung bezahlt werden.
Erweiterte Suche: Ähnlichkeitssuche, wenn man nicht weiß, wo „/“ steht. Z.B. bei Druckerpatronen, Druckertypen
Vergleichsliste wird nicht gespeichert, sondern gelöscht, wenn man Katalog verlässt
Warenkorb speichern entspricht Musterwarenkorb
Warenliste: Name eingeben (kann man später wieder darauf zugreifen), Warenliste wird automatisch aktualisiert (Preise, etc.)
Ergänzung Tabea:
- Name des Wareneingangs: z.B. "Catering"
- Lieferscheinnr. nur wenn Lieferschein vorhanden (wenn nur Rechnung gestellt wurde, Feld frei lassen)
- Letzte Lieferung muss nicht angeklickt werden, solange die Mengenangaben übereinstimmen
Bestellschein anlegen = Warenkorb übergeben
Auf „Beschreibung“ klicken und sehen, was zu bearbeiten ist
Nach Fondseingabe enter drücken, nach KST-Eingabe enter drücken und auf „prüfen“ klicken, um zu sehen, ob das auch übernommen wurde
bei Bestellung von mehreren Artikeln in einem Warenkorb: unter Kontierung auf „kopieren“ klicken und dann auf „alle Positionen ändern“ klicken
in einem Einkaufswagen darf nur eine Kostenstelle angegeben sein, aber es können mehrere Haushaltsfonds angegeben werden und unterschiedliche FiPos.
Es darf aber nur 1 Drittmittelfonds bei einer Kostenstelle angegeben werden.
Lieferadresse
- In einem Einkaufswagen können unterschiedliche Lieferadressen angegeben werden. Lieferant schickt dann an unterschiedliche Adressen – hoffentlich, wenn er darauf achtet.
- Man kann selbst unterschiedliche Lieferadressen angeben, auch wenn man selbst bestellt und bei Kollegen geliefert werden soll
- „In alle einfügen“, wenn Lieferadresse für alle Positionen in einem Einkaufswagen gleich ist
- Meine Adresse
- Bearbeiten
- anlegen
- drei Zeilen für Empfänger möglich
- in der bereits hinterlegten Lieferadresse prüfen, ob alle Mussfelder ausgefüllt sind: wenn E-Mail-Adresse fehlt, kann man auch keine neue Lieferadresse anlegen
Name des Einkaufswagen: Vorgabe vom System kann geändert werden, sollte eindeutig sein, um später das Suchen zu erleichtern, wenn man Bestellung noch einmal machen möchte
Nummer für Einkaufswagen entspricht Bestellscheinnummer
Sichern = zwischenspeichern
Button = Schließen schließt Fenster ungespeichert
„bestellen“ schickt Einkaufswagen an den/die Genehmiger
Unter Kontierung
- wenn man KST per Hand ändert und immer noch Fehlermeldung erscheint, auf „prüfen“ klicken, damit Aktualisierung erfolgt. Man kann KST auch über Suchfunktion eingeben
Teameinkauf
- der letzte, der Bestellung/Position zufügt, kann nicht genehmigen, die anderen, die in diesem Teameinkaufswagen bestellt haben, können, wenn sie WB haben
- Achtung: gegenseitige Teambeziehung freigeben, sonst kann man den eigenen Einkaufswagen nicht mehr bearbeiten, wenn ein anderer aus dem Team ihn übernommen hat und dieser einem keine Teamberechtigung gegeben hat
Wenn man sich „aussperrt“, abmelden und wenige Minuten warten, wenn das nicht funktioniert, bei der Clearingstelle um Entsperrung bitten
Freitextbestellung
- Warengruppen 5-stelling
- Anzahl eingeben
- Mengeneinheit aussuchen (ST, etc.)
- bei Lieferdatum Wunschdatum eingeben
- Lieferant muss im Unikatsystem eingegeben sein. Wenn nicht, gewünschten Lieferanten mit allen Angaben an unikat@fu-berlin.de schicken mit der Bitte ihn aufzunehmen. Geschieht innerhalb von 24 Stunden (es gibt Formular unter Dokumentation, da kann man die notwendigen Angaben entnehmen, man muss das Formular nicht nehmen). Lieferanten mit Platzhalter *…* oder mit „enthält“ suchen. Wenn gefunden unter Suchen auf „Lieferant zuordnen“ klicken, ändern nur auf Reiter Positionsdaten
- wenn Bestellung nicht an Lieferanten gehen soll, die eigenen E-Mail-Adresse als Versandart eingeben
- Langtext geht an Lieferanten
- man kann Dokumente auch nur „intern sichern“ hochladen (z.B. andere Angebote als Vergabeentscheidung) – muss angeklickt sein, damit der Lieferant die anderen Angebote nicht sieht
Duplizieren: Einkauf wird dupliziert, dann ins Duplikat klicken und die zu ändernden Positionen ändern, Abschluss mit „weiter“. Name vergeben
- externe Webshops: dort nachschauen, welche Firmen es gibt und welche Produkte. Erspart, Vergleichsangebote einzuholen, wenn man von ihnen bestellt. Hat man Produkt ausgewählt und auf „absenden“ gedruckt, wird Bestellung ins unikat-system übernommen und geht dann den Genehmigungsprozess durch
- pro Monat einstündige Webinars, z.B. zum Genehmigungsverfahren oder Musterwebinar ansehen
- Genehmigung = senden = bestellen
- vier Mal tgl Sammelmail, dass im Arbeitsvorrat Arbeit zu erledigen ist, zu genehmigen ist
- Folgebelegt angelegt = Bestellung wurde angelegt
- Belegnummer = Bestellschein anklicken, dann auf Druckvorschau gucken, um zu sehen, wie Bestellschein aussieht
- Wareneingang muss erfasst werden, ersetzt sachliche Prüfung. Kann durch Bestell oder Teammitglied erfolgen, muss für jede Position erfolgen. Es können auch Teillieferungen erfasst werden, Mengenangaben entsprechend ändern. System ändert Bestellung in offen stehende Lieferung mit reduzierten Mengen um
- Wareneingang erfassen über a) Wareneingang anlegen oder über Einkaufswagen und Wareneingang erfassen
- Nummer der Bestellung suchen, wenn gefunden über „weiter“ fortfahren
- Spalte: Menge bestätigen oder Teillieferung erfassen. Lieferscheinnummer eingeben, wenn vorhanden, dann auf WE-Buchen klicken, bei folgender Dialogbox auf „ja“ klicken
- Bestätigung heißt, dass Wareneingang erfolgt bzw Dienstleistung erbracht wurde
Neue Mitarbeiter: müssen über key user ans Unikat-System gemeldet werden
Nach einer Bestellung:
-Auftraggeber*in eine kurze Mail mit Bestellbestätigung schreiben und darauf hinweisen, dass ein Lieferschein benötigt wird (sobald die Ware da ist), um die Bezahlung auszulösen.
-Bestellbestätigung im Postfach "klinpsy-int" im Ordner Bestellungen ablegen, damit alle darauf zugreifen können.
-Bestellbestätigung ausdrucken in im jeweiligen Fond Ordner bei Michaela im Büro ablegen.
Infos der FU zu Unikat: https://www.fu-berlin.de/sites/unikat/dokumentation/index.html
SCHULUNGSHANDBUCH
Büromaterial bestellen:
Erstmal solltest du im Kabuff in der Villa oder im HiWi Büro im Turm schauen ob das was du suchst schon vorhanden ist.
Falls nein → Wenn du allgemeines Büromaterial über Unikat bestellen möchtest (z.B. Textmarker, Büroklammern...) → Slack Channel #bestellungen (siehe Bild)
Sobald genug Dinge zusammengekommen sind macht jemand aus dem Sekretariat eine Sammelbestellung
Über Fond bestellen:
Wenn du etwas für eine Studie brauchst musst du deine Fondnummer mit angeben.
Wo findest du die? →
Fonds muss jeder Mitarbeiter selber für sich herausfinden und in Formulare, wo es benötigt wird, eintragen (nicht Aufgabe der HiWis)
Liste: LS-KNAEVELSRUD/Organisatorisches AB/Sekretariat AB Knaevelsrud/Kostenstellen_Fonds AB Knaevelsrud
Selber bestellen:
- Bestellen kann jeder mit einer Wirtschaftsbefugnis (siehe Thema "Wirtschaftsbefugnis")
- UNIKAT ist kompliziert und stürzt auch mal gerne ab, also stets "sichern" klicken und Internet Explorer verwenden (kein Chrome)
- Ein detailliertes Handbuch ist zufinden im Turm im Hiwibüro
Vier-Augen-Prinzip:
jede Bestellung muss von 2 Personen gesehen werden: eine die bestellt, die andere die Warenkorb versendet.
Notizen von Marina vom WORKHOP 2015:
Wareneingangerfassung
= sachlich richtig Prüfung. Ohne Erfassung des Wareneingangs kann keine Rechnung bezahlt werden.
Erweiterte Suche: Ähnlichkeitssuche, wenn man nicht weiß, wo „/“ steht. Z.B. bei Druckerpatronen, Druckertypen
Vergleichsliste wird nicht gespeichert, sondern gelöscht, wenn man Katalog verlässt
Warenkorb speichern entspricht Musterwarenkorb
Warenliste: Name eingeben (kann man später wieder darauf zugreifen), Warenliste wird automatisch aktualisiert (Preise, etc.)
Ergänzung Tabea:
- Name des Wareneingangs: z.B. "Catering"
- Lieferscheinnr. nur wenn Lieferschein vorhanden (wenn nur Rechnung gestellt wurde, Feld frei lassen)
- Letzte Lieferung muss nicht angeklickt werden, solange die Mengenangaben übereinstimmen
Bestellschein anlegen = Warenkorb übergeben
Auf „Beschreibung“ klicken und sehen, was zu bearbeiten ist
Nach Fondseingabe enter drücken, nach KST-Eingabe enter drücken und auf „prüfen“ klicken, um zu sehen, ob das auch übernommen wurde
bei Bestellung von mehreren Artikeln in einem Warenkorb: unter Kontierung auf „kopieren“ klicken und dann auf „alle Positionen ändern“ klicken
in einem Einkaufswagen darf nur eine Kostenstelle angegeben sein, aber es können mehrere Haushaltsfonds angegeben werden und unterschiedliche FiPos.
Es darf aber nur 1 Drittmittelfonds bei einer Kostenstelle angegeben werden.
Lieferadresse
- In einem Einkaufswagen können unterschiedliche Lieferadressen angegeben werden. Lieferant schickt dann an unterschiedliche Adressen – hoffentlich, wenn er darauf achtet.
- Man kann selbst unterschiedliche Lieferadressen angeben, auch wenn man selbst bestellt und bei Kollegen geliefert werden soll
- „In alle einfügen“, wenn Lieferadresse für alle Positionen in einem Einkaufswagen gleich ist
- Meine Adresse
- Bearbeiten
- anlegen
- drei Zeilen für Empfänger möglich
- in der bereits hinterlegten Lieferadresse prüfen, ob alle Mussfelder ausgefüllt sind: wenn E-Mail-Adresse fehlt, kann man auch keine neue Lieferadresse anlegen
Name des Einkaufswagen: Vorgabe vom System kann geändert werden, sollte eindeutig sein, um später das Suchen zu erleichtern, wenn man Bestellung noch einmal machen möchte
Nummer für Einkaufswagen entspricht Bestellscheinnummer
Sichern = zwischenspeichern
Button = Schließen schließt Fenster ungespeichert
„bestellen“ schickt Einkaufswagen an den/die Genehmiger
Unter Kontierung
- wenn man KST per Hand ändert und immer noch Fehlermeldung erscheint, auf „prüfen“ klicken, damit Aktualisierung erfolgt. Man kann KST auch über Suchfunktion eingeben
Teameinkauf
- der letzte, der Bestellung/Position zufügt, kann nicht genehmigen, die anderen, die in diesem Teameinkaufswagen bestellt haben, können, wenn sie WB haben
- Achtung: gegenseitige Teambeziehung freigeben, sonst kann man den eigenen Einkaufswagen nicht mehr bearbeiten, wenn ein anderer aus dem Team ihn übernommen hat und dieser einem keine Teamberechtigung gegeben hat
Wenn man sich „aussperrt“, abmelden und wenige Minuten warten, wenn das nicht funktioniert, bei der Clearingstelle um Entsperrung bitten
Freitextbestellung
- Warengruppen 5-stelling
- Anzahl eingeben
- Mengeneinheit aussuchen (ST, etc.)
- bei Lieferdatum Wunschdatum eingeben
- Lieferant muss im Unikatsystem eingegeben sein. Wenn nicht, gewünschten Lieferanten mit allen Angaben an unikat@fu-berlin.de schicken mit der Bitte ihn aufzunehmen. Geschieht innerhalb von 24 Stunden (es gibt Formular unter Dokumentation, da kann man die notwendigen Angaben entnehmen, man muss das Formular nicht nehmen). Lieferanten mit Platzhalter *…* oder mit „enthält“ suchen. Wenn gefunden unter Suchen auf „Lieferant zuordnen“ klicken, ändern nur auf Reiter Positionsdaten
- wenn Bestellung nicht an Lieferanten gehen soll, die eigenen E-Mail-Adresse als Versandart eingeben
- Langtext geht an Lieferanten
- man kann Dokumente auch nur „intern sichern“ hochladen (z.B. andere Angebote als Vergabeentscheidung) – muss angeklickt sein, damit der Lieferant die anderen Angebote nicht sieht
Duplizieren: Einkauf wird dupliziert, dann ins Duplikat klicken und die zu ändernden Positionen ändern, Abschluss mit „weiter“. Name vergeben
- externe Webshops: dort nachschauen, welche Firmen es gibt und welche Produkte. Erspart, Vergleichsangebote einzuholen, wenn man von ihnen bestellt. Hat man Produkt ausgewählt und auf „absenden“ gedruckt, wird Bestellung ins unikat-system übernommen und geht dann den Genehmigungsprozess durch
- pro Monat einstündige Webinars, z.B. zum Genehmigungsverfahren oder Musterwebinar ansehen
- Genehmigung = senden = bestellen
- vier Mal tgl Sammelmail, dass im Arbeitsvorrat Arbeit zu erledigen ist, zu genehmigen ist
- Folgebelegt angelegt = Bestellung wurde angelegt
- Belegnummer = Bestellschein anklicken, dann auf Druckvorschau gucken, um zu sehen, wie Bestellschein aussieht
- Wareneingang muss erfasst werden, ersetzt sachliche Prüfung. Kann durch Bestell oder Teammitglied erfolgen, muss für jede Position erfolgen. Es können auch Teillieferungen erfasst werden, Mengenangaben entsprechend ändern. System ändert Bestellung in offen stehende Lieferung mit reduzierten Mengen um
- Wareneingang erfassen über a) Wareneingang anlegen oder über Einkaufswagen und Wareneingang erfassen
- Nummer der Bestellung suchen, wenn gefunden über „weiter“ fortfahren
- Spalte: Menge bestätigen oder Teillieferung erfassen. Lieferscheinnummer eingeben, wenn vorhanden, dann auf WE-Buchen klicken, bei folgender Dialogbox auf „ja“ klicken
- Bestätigung heißt, dass Wareneingang erfolgt bzw Dienstleistung erbracht wurde
Neue Mitarbeiter: müssen über key user ans Unikat-System gemeldet werden
Nach einer Bestellung:
-Auftraggeber*in eine kurze Mail mit Bestellbestätigung schreiben und darauf hinweisen, dass ein Lieferschein benötigt wird (sobald die Ware da ist), um die Bezahlung auszulösen.
-Bestellbestätigung im Postfach "klinpsy-int" im Ordner Bestellungen ablegen, damit alle darauf zugreifen können.
-Bestellbestätigung ausdrucken in im jeweiligen Fond Ordner bei Michaela im Büro ablegen.
