Ausgangssituation:

  • Du möchtest etwas bestellen, was es bei UniKat nicht gibt

Vorbereitung:

0 Überprüfe, ob es die Firma/den Lieferanten bei dem du bestellen möchtest bereits bei UniKat gibt (Wenn du dir nicht sicher bist, kannst du bis zu Schritt 4.1 deine Freitextbestellung ausfüllen. Wenn der Lieferant nicht vorhanden ist, musst du ihn neu beantragen)

PDF

Freitextbestellung:

1  Öffne den Einkaufsmodus von UniKat (elsa.fu-berlin.de → einloggen → Beschaffung → UniKat → Einkaufen):

2  Es öffnet sich ein neues Fenster → Klick auf Anforderung beschreiben (unter Freitextbestellung)

3 Jetzt beschreibst du deine Anforderung/Bestellung: keine Sorge, diese Angaben kannst du später auch nochmal ändern.

(In diesem Fall möchten wir 10 Flyer für je 1 EUR bestellen (Zwinkern) )

  • Bei der Warengruppe einfach durchklicken, was am besten passt (Honorarverträge nutzt man bei Werkverträgen → s. "Werkverträge")
  • Bei der Einheit: typische Einheiten sind ST (Stück) oder LE (Leistungseinheit). Wenn du eine bestimmte Einheit brauchst kannst du auf die zwei überlappenden Kästchen im Feld klicken und im Suchfeld ein * eintragen und auf Suchen klicken: So werden dir alle möglichen Einheiten angezeigt und du kannst wählen
  • Der Nettopreis/Währung wird pro 1 Einheit angegeben


4 Es öffnet sich dein Einkaufswagen mit einer Position in der deine bisherigen Daten drinstehen. Klicke auf Details, um den Auftrag fertig zu speztifizieren


4.1 Bezugsquelle/Lieferant: trag hier das Kürzel deines Lieferanten ein und drücke auf Lieferant zuordnen. Dadurch werden bei den nächsten Reitern einige Dinge automatisch ausgefüllt. 

Wenn du als Vorbereitung den Lieferanten neu beantragen musstest, wurde dir das Kürzel mit der Bestätigung zugeschickt.

Wenn es den Lieferanten bereits im UniKat gibt kannst du auf die zwei Kästchen drücken und im Suchfeld mit einem * und dem Namen des Lieferanten suchen.

4.2 Positionsdaten: hier tauchen die Angaben aus Schritt 3 wieder auf (und können ggf. geändert werden) → blaue Kreuze.

Wenn du bei 4.1 bereits auf Lieferant zuordnen geklickt hast, füllen sich einige Felder automatisch aus → gelb markiert

4.3 Kontierung: Fülle aus, von wo das Geld kommen soll, mit dem du die Bestellung bezahlen solltst.

Dafür brauchst du zwei Angaben: die Kostenstelle (Kostenstelle vom AB Knaevelsrud ist 12068700) und den Fond (5-stellig für Haushaltsfonds, 10-stellig für Drittmittelfonds).

Aus welchem Fond bestellt werden soll, muss dir immer die Person sagen, die die Bestellung bei dir angefragt hat. Wenn unklar: Frag bei Michaela nach. Wenn dann immer noch Zweifel bestehen, frag Christine.


4.4 Lieferadresse: Trag ein an wen die Bestellung/Leistung geliefert werden soll. In diesem Beispiel haben wir Flyer für das ENHANCE Projekt zu Michaela ins Büro bestellt.


4.5 Notizen und Anlagen: Hier musst du nicht unbedingt etwas machen. Du kannst aber unter Artikel Bemerkung oder Lnagtext Katalog das Produkt genauer beschreiben, damit der Lieferant sicher weiß, welches Produkt du meinst.

Vergabenotiz benötigst du, wenn du mehrere Angebote einholen musstest und hier erklärst, warum du dich für dieses Angebot entschieden hast. In diesem Falle solltest du auch die Angebote als Anlagen hinzufügen. Als Erklärung würde es reichen "wirtschaftlichstes" oder "günstigstes" Angebot anzugeben.

4.6 Genehmigungsprozess: keine To Dos für dich


5 Du hast es fast geschafft! Gehe nun ganz oben im Fenster auf Prüfen: Wenn alles stimmt, bekommst du einen grünen Haken und du kannst auf Weiter und auf Bestellen klicken. GGf. musst du nochmal auf Bearbeiten klicken, weil du durch die Prüfung aus dem Bearbeitungs-Modus herausfliegst.

Wenn etwas nicht stimmt, sagt dir das Programm wo das Problem liegt und du kannst es beheben.

Z.B. habe ich hier einen falschen/ nicht-vorhandenen Fond eingegeben und folgende Fehlermeldung erhalten:



Sonstiges:


Wenn du mehrere DInge von einem Lieferanten bestellen möchtest, kannst du das tun, indem du Positionen hinzufügst oder die Position, die du bereits fertiggemacht hast duplizierst und anpasst. Achte darauf, dass du alle Reiter (Schritte 4.1 - 4.6) jetzt für alle Positionen kontrollieren musst.



  • Keine Stichwörter