Wenn Sie eine große Anzahl an Teilnehmenden zu einem Webex-Event einladen möchten, können Sie diese aus einer Datei importieren. Bitte beachten Sie dabei die generelle Teilnehmerbegrenzung auf max. 1.000 Personen bei Webex Events! Wenn Sie Ihr Event einem größeren Teilnehmerkreis zur Verfügung stellen möchten, empfiehlt sich ggf. die Kopplung mit einem Livestream über Vbrick Rev (s. Vbrick-Wiki, ).
Das im Folgenden beschriebene Vorgehen lässt sich auch auf den Import von Diskussionsteilnehmern anwenden.
Wir empfehlen in jedem Fall, das Vorgehen zunächst mit einer Datei mit wenigen Personen zu testen.
Hinweis: Die Eingeladenen müssen NICHT über eine FU-E-Mail-Adresse verfügen, d.h. Sie können selbstverständlich Personen mit beliebigen E-Mail-Adressen einladen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Sie können Teilnehmende importieren, während Sie ein Event neu ansetzen, oder, wenn Sie ein bereits bestehendes Event bearbeiten.
- Gehen Sie im Ansetz- oder Bearbeitungs-Formular für das Event zum Punkt "Teilnehmer und Registrierung" und klicken hier auf "Einladungsliste erstellen".
- Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Teilnehmer hinzufügen können. Klicken Sie hier auf "Kontakte importieren".
- Nun öffnet sich ein drittes Fenster, in dem die Kontakte importiert werden können. Laden Sie sich hier zunächst die CSV-Vorlagedatei per Klick auf den Link "go here" herunter und speichern Sie diese auf Ihrem Rechner.
- Öffnen Sie die Datei dann mit Excel. Diese sieht aus wie folgt:
- Löschen Sie nun bitte zunächst die beiden Zeilen ab "Verteilerliste".
Behalten Sie unbedingt die Spalte "Kontakte" und "UUID" bei. Verpflichtende Spalten sind außerdem "Name" und "E-Mail". Ansonsten können Sie alle Spalten löschen, die für IhZwecke unnötig sind. - Tragen Sie dann in den verbliebenen Spalten Ihre Nutzerdaten ein. In der ersten Spalte "Kontakte" tragen Sie bitte keine weiteren Daten ein.
Die Datei könnte nun z.B. wie folgt aussehen:
Anmerkung; Sie können Teilnehmende auch mit beliebigen (Nicht-FU)-E-Mail-Adressen einladen. - Speichern Sie die Datei nun per "Speichern unter" unter dem Dateityp "Unicode-Text" (*.txt). Das Unicode-Text-Format ermöglicht es, auch Sonderzeichen wie bspw. Umlaute oder Akzente abzubilden.
Der Hinweis beim Speichern kann ignoriert werden.
Bitte beachten Sie folgende Fehlerquellen, die dazu führen, dass Ihre Datei anschließend nicht korrekt importiert werden kann:- Ihre Datei enthält erforderliche Felder nicht oder Sie haben Daten in der Spalte "Kontakte" eingetragen (vgl. Punkte 6 und 7).
- Sie exportieren Ihre Datei als .txt anstatt sie zu speichern.
- Sie verwenden nicht den Dateityp "Unicode-Text" (*.txt), sondern ein anderes Textformat wie z.B. Text (Tabstopp-getrennt) (*.txt).
- Sie speichern die Datei per "Speichern unter" als CSV-Datei ab (bspw. im Format CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv).
- Nachdem Sie Ihre Datei als Unicode-Text (*.txt) gespeichert haben, kehren Sie zurück zum noch geöffneten Fenster "Kontakte importieren".
Geben Sie hier zunächst einen Namen für die Verteilerliste ein. Wählen Sie dann Ihre Datei aus. Wählen Sie als Trennzeichen entsprechend der Voreinstellung "Tabulator". Klicken Sie abschließend auf "Importieren". Der erfolgreiche Import wird durch Webex bestätigt. Sollten einzelne Teilnehmende wegen fehlerhafter Daten nicht importiert worden sein, so erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung mit der Möglichkeit, die fehlerhaften Kontakte zu prüfen.
Meldung bei teilweise fehlerhaftem Import:
- Im Fenster "Einladungsliste für Teilnehmer bearbeiten" sehen Sie nun Ihre Importdatei. (Einzeldaten der Teilnehmer werden Ihnen leider nicht angezeigt).
Haken Sie die Datei an und klicken Sie auf "Einladen".
- Sie kommen zurück zum Ansetz-/Bearbeitungsformular. Nehmen Sie hier alle weiteren gewünschten Schritte vor.
Beim abschließenden Klick auf "Dieses Event ansetzen" bzw. "aktualisieren" können Sie dann noch einmal entscheiden, ob Sie die Einladungen sofort oder später an die Teilnehmenden versenden möchten.
- Nach dem Senden der Einladungen an die Teilnehmenden erhalten Sie eine Mail zum "E-Mail-Zustellstatus" mit der Anzahl der erfolgreich gesendeten bzw. nicht gesendeten Mails.
