NEU seit Version 41.1.4 / 27.01.2021

Mit der Webex-Version 41.1.4  können Sie einstellen, dass Teilnehmende selbständig Teilgruppen beitreten können. Diese Einstellung kann sowohl beim Neu-Anlegen von Teilgruppen getroffen werden als auch für bereits eingerichtete Teilgruppen mit zugewiesenen Teilnehmenden - so können Sie Teilnehmenden sowohl einen flexiblen Beitritt als auch einen eigenständigen Wechsel der Gruppe ermöglichen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Aktivieren Sie zunächst die Teilgruppen-Funktion. Klicken Sie hierzu entweder in der oberen Menüleiste auf "Teilgruppen-Sitzungen" und wählen dort nochmals "Teilgruppen-Sitzungen" aus oder klicken Sie in der Meetingsteuerung unten auf den Button "Weitere Optionen" (drei Punkte) neben dem Schließ-Kreuz.  Im Aufklappmenü können Sie nun per Schieberegeler die "Teilgruppen-Sitzungen aktivieren".

    In beiden Fällen erscheint ein neuer Button in der Meetingsteuerung am unteren Rand mit der Bezeichnung: "Teilgruppen-Sitzungen" bzw. "Breakout sessions", über den Sie während des Meetings jederzeit auf die Teilgruppen-Einstellungen zugreifen können.







    Alternativ können Sie die Teilgruppen auch bereits beim Ansetzen Ihres Meetings aktivieren unter > "Erweiterte Optionen anzeigen" > "Optionen zum Ansetzen" > Punkt "Teilgruppen-Sitzungen". Der Teilgruppen-Sitzungen-Button erscheint dann standardmäßig beim Start des Meetings in der Meetinsteuerung unten.

  2. Direkt mit Aktivierung der Teilgruppen-Funktion bzw. bei Klick auf den Button "Teilgruppen-Sitzungen" öffnet sich ein neues Fenster mit dem Titel "Zuweisungen zur Teilgruppen-Sitzung". Stellen Sie hier die Anzahl der gewünschten Teilsitzungen bzw. Gruppen ein, wählen Sie die letzte Option „Teilnehmer dürfen eine beliebige Sitzung auswählen“ und klicken Sie dann auf "Zuweisungen erstellen“.




  3. Im neu geöffneten Zuweisungsfenster ("Breakout session assignments") sehen Sie nun auf der rechten Seite die Teilgruppen-Sitzungen. Das geöffnete Schloss neben dem Namen zeigt an, dass der Beitritt zu den Gruppen frei möglich ist.

    Sie können Sie nun bei Bedarf noch weitere Einstellungen vornehmen:
    Wenn Sie weitere Teilgruppen erstellen möchten, klicken Sie auf den Button "Sitzung hinzufügen" / "Add Session".  Sie können die Teilgruppen-Sitzung individuell benennen.

    Sie können bestehende Teilgruppen-Sitzungen umbenennen, Teilnehmende zuweisen (falls z.B. jeweils eine Person fix einer bestimmten Gruppe zugewiesen werden soll, oder Web-App-Teilnehmende zugewiesen werden müssen), überzählige Gruppen löschen oder auch einzelne Gruppen „schließen“, sodass dort kein selbständiger Beitritt möglich ist - klicken Sie hierzu neben dem Gruppennamen auf "Mehr" > "Nur zugewiesene Teilnehmer dürfen beitreten“).


    Neue Teilgruppensitzungen erstellen und bestehende löschen können Sie nur, solange Sie die Teilgruppen-Sitzungen noch nicht gestartet haben. Eine Umbenennung sowie eine Änderung des Beitrittsmodus (von "jeder darf beitreten auf  "nur Zugewiesene dürfen beitreten" oder umgekehrt) ist jederzeit möglich.







  4. Über den Button „Mehr" (drei Punkte) rechts oberhalb der Teilgruppen-Sitzungen können Sie die Beitritts-Einstellungen für alle Gruppen auf einmal ändern. Dies ist jederzeit, auch bei bereits gestarteten Teilgruppen, möglich.




  5. Unter "Einstellungen" / "Settings" können Sie regeln, ob die Teilnehmenden aus den Teilgruppen-Sitzungen selbstständig in die Hauptsitzung zurückkehren dürfen (empfohlen), ob sie umgehend in die Teilgruppe geschickt werden sollen oder später beitreten können (hat bei selbständigem Beitritt keine Auswirkung), oder ob die Teilgruppen nach einer bestimmten Zeit automatisch beendet werden sollen. Sie können außerdem eine automatisierte Warnung mit Countdown vor dem Schließen der Teilgruppen einstellen, sodass die Teilnehmenden ggf. noch letzte Absprachen treffen oder ihre Notizen sichern können, bevor sie in den Hauptraum zurückgeschickt werden.




  6. Klicken Sie nun im Zuweisungsfenster unten rechts auf "Teilgruppen-Sitzungen starten".

    Hinweis: Die unter 5. getroffenen Einstellungen können Sie nun für die laufenden Sitzungen nicht mehr ändern. Neue Teilgruppen-Sitzungen können nicht mehr erstellt werden. Verspätet eingetroffene Teilnehmende können jedoch auch jetzt noch den bestehenden Teilgruppen selbst beitreten oder manuell zugewiesen werden.


  7. Sobald die Teilgruppen-Sitzungen gestartet wurden, wird den Teilnehmenden ein Hinweis eingeblendet, dass Teilgruppen geöffnet wurden und sie auf eine Zuweisung warten sollen. Der eigenständige Beitritt zu einer Gruppe erfolgt über das Teilnehmerfenster, hier wird auch ein entsprechender Hinweis angezeigt. Informieren Sie Ihre Teilnehmenden daher vor Start der Teilgruppen, wie sie den Gruppen beitreten müssen.

    1. Eigenständiger Beitritt und Wechsel von Teilgruppen-Sitzungen aus Teilnehmendensicht in der Webex App:

      Teilnehmende öffnen das
      Teilnehmerfenster und klicken oben auf den Link "Alle Sitzungen anzeigen" (1). Es öffnet sich ein Fenster mit der Liste der für den freien Beitritt verfügbaren Teilgruppen-Sitzungen. Sie können nun der gewünschten Gruppe beitreten (2).




      Um aus einer Teilgruppen-Sitzung heraus direkt in eine andere Teilgruppe zu wechseln, öffnen sie das Teilnehmerfenster und klicken hier oben auf "Andere Sitzungen anzeigen" (1). In der sich öffnenden Liste der Teilgruppen-Sitzungen können sie nun wieder der gewünschten Sitzung beitreten (2).




    2. Eigenständiger Beitritt und Wechsel von Teilgruppen-Sitzungen aus Teilnehmendensicht unter Android:

      Um einer Teilgruppen-Sitzung beizutreten, öffnen Teilnehmende zunächst das Teilnehmerfenster über das Teilnehmersymbol (1). Per Klick auf "Alle Sitzungen anzeigen" (2) gelangen sie zur Übersicht der Teilgruppen-Sitzungen und können nun der gewünschten Sitzung beitreten (3).


      Der Wechsel zu einer anderen Teilgruppen-Sitzung erfolgt analog per Klick auf das Teilnehmersymbol, Anzeige der Sitzungen und Beitritt.




  8. Möchten Sie die Teilgruppen-Sitzungen beenden, klicken Sie auf den Button "Teilgruppen-Sitzungen" und dann im Zuweisungsfenster auf "Alle Teilgruppen-Sitzungen beenden"Die Teilgruppen-Sitzungen werden dann innerhalb von 60 Sekunden (bzw. innerhalb der von Ihnen für den Countdown individuell eingestellten Zeit) geschlossen und die Teilnehmenden automatisch in den Hauptraum zurückgeholt. Haben Sie den Countdown deaktiviert, werden die Teilnehmenden umgehend zurückgeholt.

    Auch wenn Sie voreingestellt haben, dass die Teilgruppen automatisch nach einer bestimmten Zeit schließen sollen, können Sie diese jederzeit selbst beenden, wenn bspw. alle Gruppen bereits vorzeitig mit ihren Aufgaben fertig sind.

  9. Sie können im Laufe eines Meetings a. die bestehenden Teilgruppen wiederverwenden oder eine b. neue Zuweisung vornehmen.
    Klicken Sie hierzu zunächst wieder den Teilgruppen-Button in der Kontrollleiste am unteren Rand an. Sie sehen nun die bereits eingerichteten Teilgruppen-Sitzungen.

    1. Passen Sie ggf. noch die Einstellungen an (s. Punkt 5.) und starten Sie dann die bestehenden Gruppen per Klick auf den Button "Teilgruppen-Sitzungen starten" erneut.

    2. Um stattdessen eine neue Zuweisung vorzunehmen, klicken Sie den Button "Zurücksetzen" an. Im sich öffnenden Fenster können Sie nun wieder die Anzahl der Teilsitzungen bzw. Gruppen und die Art der Zuweisung (automatisch, manuell oder "Teilnehmer dürfen eine beliebige Sitzung auswählen") wählen. Bestätigen Sie per Klick auf "Zurücksetzen", nehmen nach Bedarf Zuweisungen und Anpassungen vor, passen Ihre Einstellungen ggf. an und starten Sie die Teilgruppen-Sitzungen wieder.



Wie die Teilnehmenden in den Teilgruppen-Sitzungen zusammenarbeiten und wie Sie die Teilnehmenden betreuen können, wird auf dieser Seite erläutert.





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