NEU seit Version 40.11 / 20.11.2020
Seit Version 40.11 können Sie in Webex Meetings bereits beim Ansetzen eines Meetings bzw. einer Meeting-Serie (Meeting mit Wiederholungen) Teilgruppen-Sitzungen definieren und Teilnehmende den Gruppen zuweisen. Dies ist bspw. hilfreich, wenn Sie während des gesamten Semesters mit festen Gruppen arbeiten möchten. Sie können die entsprechenden Einstellungen auch in bestehenden Meetings oder Meeting-Serien vornehmen.
Die Zuweisung der Teilnehmenden können Sie als Gastgeber eines Meetings auf zwei verschiedenen Wegen vornehmen:
- Sie laden die Teilnehmenden über Webex ein und erstellen die Zuweisung dann auf Basis der Einladungen automatisch oder manuell.
- Sie laden eine CSV-Datei mit den Zuweisungen (Gruppen und E-Mail-Adressen der Teilnehmenden) hoch. Die Teilnehmenden, die in der Datei enthalten sind, werden damit automatisch zum Meeting eingeladen.
Für beide Wege finden Sie unten ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
Sie können sowohl bei der Einrichtung der Teilgruppen-Sitzungen als auch später im Meeting noch Änderungen an den Gruppen bzw. der Gruppenzusammensetzung vornehmen.
Auch wenn Sie Gruppen vordefinieren, haben Sie im Meeting selbst die Möglichkeit, mit beliebigen weiteren Gruppenzusammensetzungen zu arbeiten. Die vorab definierten Gruppen bleiben immer verfügbar, sodass Sie z.B. zwischen kurzen Austauschphasen mit automatischer Zuordnung zu 2er- oder 3er-Gruppen und längeren Gruppenarbeitsphasen in den vordefinierten Gruppen wechseln können. Nähere Informationen hierzu finden Sie unten bei Anleitung 3 "Mit vorab erstellten Teilgruppen arbeiten".
Wichtig: Die Vorab-Zuweisung funktioniert nur, wenn die Teilnehmenden mit den E-Mail-Adressen beitreten, mit denen sie von Ihnen eingeladen und zugewiesen wurden! Im Bedarfsfall können Sie einzelne Einladungen später auch wieder löschen und die entsprechende Person mit einer anderen Mail-Adresse erneut einladen und zuweisen.
Alternativ können Sie auch nur die dauerhaften Gruppen vorab einrichten, ohne Teilnehmende einzuladen (vgl. Anleitung 1, Schritt 1-4. In diesem Fall ist es egal, ob Sie bei Schritt 3 "automatisch" oder "manuell" erstellen wählen, da ja keine Teilnehmenden vorhanden sind). Im Meeting selbst öffnen Sie dann diese vorab erstellten Gruppen, sodass die Teilnehmenden ihrer jeweiligen Gruppe einfach eigenständig beitreten können (vgl. Teilnehmende treten selbst Teilgruppen bei, Schritt 4, Einstellung "Jeder kann allen Sitzungen beitreten").
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Setzen Sie auf Ihrer Webex-Site unter https://fu-berlin.webex.com ein neues Meeting an (per Klick auf "Termin ansetzen") oder gehen Sie zum Punkt "Meetings" und wählen dort das gewünschte Meeting per Klick auf den Namen aus (ggf. müssen Sie die Datumseinstellungen anpassen, um ein in der Zukunft liegendes Meeting zu finden). Laden Sie unter dem Punkt "Teilnehmer" Ihre Teilnehmenden ein, klicken Sie dann auf "Erweiterte Optionen anzeigen" und "Optionen zum Ansetzen".
- Gehen Sie hier zum Punkt "Teilgruppen-Sitzungen", setzen das Häkchen bei "Teilgruppen-Sitzungen aktivieren" und klicken nun auf "Vorab zu Teilgruppen-Sitzungen zuweisen".
- Es öffnet sich ein Fenster mit dem Titel "Vorabzuweisung zur Teilgruppen-Sitzung". Sie haben nun zwei Möglichkeiten, neue Teilgruppen zu erstellen: manuell oder automatisch. Bei der manuellen Zuweisung entscheiden Sie selbst über die Gruppenzusammensetzung, bei der automatischen werden die Teilnehmer durch Webex zugewiesen. Dabei haben Sie im Anschluss natürlich weiterhin die Möglichkeit, Teilnehmende zu verschieben und Teilgruppen umzubenennen oder hinzuzufügen. Eingeladene Mitgastgeber werden nicht automatisch zugewiesen. Stellen Sie die Anzahl der gewünschten Teilsitzungen bzw. Gruppen ein, wählen Sie einen Zuweisungs-Modus aus und klicken Sie dann auf "Erstellen ".
- Die Teilgruppen-Sitzungen werden generiert Wenn Sie weitere Teilgruppen-Sitzungen erstellen möchten, klicken Sie auf den Button "Sitzung hinzufügen". Sie können die Teilgruppen-Sitzung individuell benennen.
Sie haben auch die Möglichkeit, eine bestehende Teilgruppen-Sitzung umzubenennen oder zu löschen. Klicken Sie hierzu auf die 3 Punkte neben dem Teilgruppen-Namen. (Achtung: der klickbare Bereich beschränkt sich genau auf die 3 Punkte!)
- Auf der linken Seite des Zuweisungsfensters werden Ihnen die eingeladenen Teilnehmenden angezeigt. Sie können nun manuell Zuweisungen vornehmen, indem Sie eine oder mehrere Personen auswählen, auf "Zuweisen zu" klicken und dann die jeweilige Sitzung auswählen.
Bei der automatischen Zuweisung sind die Teilnehmenden hier bereits den jeweiligen Gruppen zugewiesen. Personen in den Rollen "Gastgeber" und "Mitgastgeber" werden nicht automatisch zugewiesen.
- Nachdem alle eingeladenen Teilnehmenden zugewiesen sind, können Sie bei Bedarf auch an dieser Stelle noch weitere Personen über den Button "Teilnehmer hinzufügen" zum Meeting einladen und direkt einer Gruppe zuweisen.
- Eine bereits zugewiesene Person kann auch in eine andere Gruppe verschoben werden. Wenn Sie eine Person anklicken, erscheinen rechts daneben drei Optionen, mit denen Sie die Person verschieben, mit einer anderen Person austauschen oder entfernen können.
Wenn Sie Ihre Zuweisung beendet haben, klicken Sie unten rechts auf "Erstellen". - Sie gelangen zurück zum Ansetz-Formular Ihres Meetings. Unter "Teilgruppen-Sitzungen" werden Ihnen hier nun noch einmal die Anzahl der Sitzungen sowie die der zugewiesenen Personen angezeigt. Wenn Sie alle weiteren Einstellungen für Ihr Meeting vorgenommen haben, klicken Sie ganz unten auf "Termin ansetzen" (oder auf "Speichern", sofern Sie ein bestehendes Meeting bearbeiten).
- Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal dauerhafte Änderungen an den Zuweisungen vornehmen oder neue Teilnehmende hinzufügen und zuweisen möchten, gehen Sie auf Ihrer Webex-Site unter https://fu-berlin.webex.com zum Punkt "Meetings" und wählen dort das gewünschte Meeting per Klick auf den Namen aus (ggf. müssen Sie die Datumseinstellungen anpassen, um ein in der Zukunft liegendes Meeting zu finden).
Klicken Sie dann auf "Vorab zu Teilgruppen-Sitzungen zuweisen". Sie gelangen direkt zum Zuweisungsfenster, wo Sie Ihre Änderungen vornehmen bzw. wie unter Punkt 6. beschrieben weitere Teilnehmende einladen und den Teilgruppen-Sitzungen zuweisen können.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Setzen Sie auf Ihrer Webex-Site unter https://fu-berlin.webex.com ein neues Meeting an (per Klick auf "Termin ansetzen") oder gehen Sie zum Punkt "Meetings" und wählen dort das gewünschte Meeting per Klick auf den Namen aus (ggf. müssen Sie die Datumseinstellungen anpassen, um ein in der Zukunft liegendes Meeting zu finden). Wenn Sie Ihre Teilnehmenden per CSV-Datei den Teilgruppen-Sitzungen zuweisen, müssen Sie diese nicht separat einladen.
Klicken Sie im Ansetz-Formular auf "Erweiterte Optionen anzeigen" und "Optionen zum Ansetzen".
- Gehen Sie hier dann zum Punkt "Teilgruppen-Sitzungen", setzen das Häkchen bei "Teilgruppen-Sitzungen aktivieren" und klicken nun auf "Vorab zu Teilgruppen-Sitzungen zuweisen".
- Es öffnet sich ein Fenster mit dem Titel "Vorabzuweisung zur Teilgruppen-Sitzung". Sie können die voreingestellten Optionen übernehmen und direkt auf "Erstellen" klicken.
- Klicken Sie nun unten im linken Fensterbereich auf "Aus CSV importieren".
- Laden Sie im sich öffnenden Fenster die CSV-Formatvorlage herunter.
- Um die Vorlagedatei bequem befüllen zu können, empfehlen wir, sie in Excel zu importieren. Öffnen Sie dazu Excel, klicken Sie auf den Reiter "Daten" und hier auf "Aus Text". Wählen Sie dann die heruntergeladene Datei template.csv aus und klicken Sie auf "importieren". (Je nach verwendeter Office-Version kann das Vorgehen abweichen).
- Sie werden nun durch mehrere Schritte geführt.
In Schritt 1 belassen Sie den Dateityp "Getrennt" und klicken dann auf "Weiter".
In Schritt 2 wählen Sie als Trennzeichen "Komma" und gehen dann "Weiter".
In Schritt 3 belassen Sie das Datenformat der Spalten "Standard" und klicken dann auf "Fertig stellen".
Belassen Sie dann im Fenster "Daten importieren" die Vorauswahl bei "Bestehendes Arbeitsblatt" und bestätigen Sie mit "OK".
- Nun liegen die Daten im Tabellen-Format vor und Sie können Ihre individuellen Gruppen-Namen und die E-Mail-Adressen der zuzuweisenden Teilnehmenden eintragen.
- Speichern Sie die Datei als CSV-Datei und laden Sie sie anschließend im noch geöffneten Webex-Import-Fenster hoch.
- Sie können nun die Zuweisungen im Zuweisungs-Fenster noch bearbeiten und bspw. überzählige Teilgruppen-Sitzungen löschen, weitere Teilgruppensitzungen hinzufügen sowie Teilnehmende verschieben, austauschen oder entfernen.
Wenn Sie mit Ihrer Zuweisung fertig sind, klicken Sie unten rechts auf "Erstellen".
- Sie gelangen zurück zum Ansetz-Formular Ihres Meetings. Unter "Teilgruppen-Sitzungen" werden Ihnen hier nun noch einmal die Anzahl der Sitzungen sowie die der zugewiesenen Personen angezeigt. Wenn Sie alle weiteren Einstellungen für Ihr Meeting vorgenommen haben, klicken Sie ganz unten auf "Termin ansetzen" (oder auf "Speichern", sofern Sie ein bestehendes Meeting bearbeiten).
- Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal dauerhafte Änderungen an den Zuweisungen vornehmen oder neue Teilnehmende hinzufügen und zuweisen möchten, gehen Sie auf Ihrer Webex-Site unter https://fu-berlin.webex.com z um Punkt "Meetings" und wählen dort das gewünschte Meeting per Klick auf den Namen aus (ggf. müssen Sie die Datumseinstellungen anpassen, um ein in der Zukunft liegendes Meeting zu finden).
Klicken Sie dann auf "Vorab zu Teilgruppen-Sitzungen zuweisen". Sie gelangen direkt zum Zuweisungsfenster, wo Sie Ihre Änderungen vornehmen, weitere Teilnehmende einladen und den Teilgruppen-Sitzungen zuweisen können.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Starten Sie Ihr Meeting zum vorgesehenen Zeitpunkt. Wenn Sie das Teilgruppen-Zuweisungs-Fenster per Klick auf den Button "Teilgruppen-Sitzungen" in der unteren Menüleiste öffnen, werden Sie sehen, dass die anwesenden Teilnehmenden den vorab definierten Gruppen bereits zugewiesen sind. Teilnehmende, die dem Meeting noch nicht beigetreten sind oder nicht mit der E-Mail-Adresse beigetreten sind, die Sie für die Einladung und Zuweisung verwendet haben, werden Ihnen in den Gruppen als "Nicht im Meeting" und ausgegraut angezeigt.
- Bevor Sie die Teilgruppen-Sitzungen starten, können Sie bei Bedarf noch Änderungen vornehmen, bspw. Teilgruppen-Sitzungen hinzufügen, Personen verschieben, austauschen oder entfernen, ggf. nicht zugewiesene Personen zuweisen (1). Diese Änderungen gelten dann nur für das aktuelle Meeting! Dauerhaft wirksame Änderungen nehmen Sie wie oben beschrieben unter https://fu-berlin.webex im betreffenden Meeting vor.
Vergessen Sie nicht, die Einstellungen der Teilgruppen-Sitzungen über den entsprechenden Button zu prüfen und ggf. anzupassen (2) - s. auch Teilgruppen-Sitzungen manuell oder automatisch erstellen unter Punkt 6.
Klicken Sie dann unten rechts im Zuweisungs-Fenster auf "Teilgruppen-Sitzungen starten" (3).
- Wenn Sie im Laufe des Meetings mit einer anderen Gruppenzusammensetzung arbeiten möchten, klicken Sie den Button "Zurücksetzen" an und dann auf "Alle Sitzungen zurücksetzen". Im sich öffnenden Fenster können Sie nun wieder die Anzahl der Teilsitzungen bzw. Gruppen und die Art der Zuweisung (automatisch oder manuell) wählen. Bestätigen Sie per Klick auf "Zurücksetzen", passen Ihre Einstellungen ggf. an und starten die Teilgruppen-Sitzungen wieder.
- Um anschließend erneut mit den vorab zugewiesenen Gruppen zu arbeiten, klicken Sie wieder auf "Zurücksetzen" und nun auf "Vorab zugewiesene Sitzungen wiederherstellen".
