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Einzelne Registereinträge können in der Redaktionsansicht angelegt, bearbeitet oder (durch Zuordnung zu einem neuen Oberbegriff) verschoben werden. Für viele Einträge ist es effektiver, das gesamte Register oder Teilregister (s.u.) als csv zu exportieren, in Excel oder LibreOffice zu bearbeiten und wieder zu importieren. Das empfiehlt sich z. B. bei der Übersetzung eines Registers oder bei umfangreichen Korrekturen. Auch zur Sicherung und Weiterbearbeitung in anderen Plattformen eignet sich der Register-Export.
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Register-Export
Der Register-Export ist möglich über den Button "Gesamtes Register als csv herunterladen (de)" in der rechten Leiste auf der Registerseite. Diese Datei kann groß sein, so dass der Export einige Minuten dauern kann.
Zusätzlich kann das Register auch als pdf heruntergeladen werden.
.csv-Datei bearbeiten
Die exportierte csv-Datei "registry_entries_de.csv" wird gespeichert und in Libre/Open-Office mit dem richtigen Feldtrenner geöffnetTrennzeichen (Delimiter) und UTF-8-konform geöffnet, siehe csv-Dateien in OpenOffice/LibreOffice öffnen und abspeichern.
Die erste Spalte enthält den Bezeichner des Oberbegriffs; Änderungen hier sind wirkungslos. Um Einträge einem anderen Oberbegriffe zuzuordnen, wird bei "parent_id" eine bereits vorhandene ID eingetragen. Neue Oberbegriffe müssen im System angelegt werden. Dort wird die ID generiert, die in der csv-Datei eingetragen werden kann. Evtl. kann in der csv mit Platzhaltern für einzelne IDs gearbeitet werden., der 'oberste' Oberbegriff ist die Bezeichnung des Registerbaums, z. B. Orte, Personen, Thema. Dieser darf nicht geändert werden. Sie können aber weitere Registerbäume anlegen, z. B. Berufe, Organisationen, etc. und dann neue Untereinträge durch den Register-Import anlegen oder einen bestehenden Registerbaum erweitern und korrigieren.
Beispiel: "Weitere Registereinträge hinzufügen": Der Screenshot rechts zeigt einen exportierten bestehenden Registerbaum Orte, der um das Bundesland "Schleswig-Holstein" und die beide darunter liegenden Orte "Kiel" und "Heide" erweitert werden soll.
Alle Einträge bleiben unverändert, es werden drei weitere Zeilen ergänzt.
"Schleswig-Holstein" soll als Bundesland unter dem bestehenden Registereintrag "Deutschland" angelegt werden. Daher wird in der ersten Spalte (parent_name) "Deutschland" eingetragen und in der zweiten Spalte (parent_id) die für den angelegten Ort vergebene ID "457020". Achten Sie darauf, dass Sie die Registernamen exakt genauso schreiben, wie sie angelegt wurden. In der dritten Spalte (name) wird jetzt das 'neue' Bundesland "Schleswig-Holstein" eingetragen. Die vierte Spalte (id) bleibt leer, da dieser Ort erst beim Import automatisch eine ID zugeordnet bekommt. Alle weiteren Spalten können freigelassen oder gefüllt werden, je nachdem wie viel Sie zu den jeweiligen Einträgen bereits recherchiert haben.
Um die Orte "Kiel" und "Heide" unter "Schleswig-Holstein" anzulegen, müssen Sie in den nächsten beiden, 'neuen' Zeilen "Schleswig-Holstein" in der ersten Spalte (parent_name) eintragen und die zweite Spalte (parent_id) freilassen, da die ID noch nicht vorhanden ist. In der dritten Spalte (name) wird dann "Kiel" bzw. "Heide" eingetragen und die vierte Spalte (id) bleibt wieder frei, da die ID erst beim Import automatisch generiert wird.
Beispiel: "Vorhandene Registereinträge ändern": Registernamen können korrigiert werden, indem Sie diese an allen Stellen im Registerformular korrigieren (ggf. ist der Eintrag gleichzeitig auch ein Oberbegriff für weitere darunter liegende Einträge), aber die ID nicht verändert. Genauso verhält es sich mit dem Hinzufügen von Beschreibungen (Spalte 5, description), GND ID und OSM ID (bitte darauf achten, dass bei der GND ID nur die Nummer eingetragen wird, bei der OSM ID aber auch noch der darüberliegende Knoten genannt werden muss, also z.B. relation oder node).
Im Beispiel wird bei den vorhandenen Registereinträgen "Sachsen" und "Chemnitz" eine Beschreibung ergänzt und bei "Sachsen" auch noch die GND ID und OSM ID hinzugefügt.
Hinweis: In der dritten Spalte kann ein neuer Begriff angelegt oder der bestehende Bezeichner geändert werden. Die IDs sollen im System generiert werden. Die Poly-Hierarchie der Register ist so in die flache Hierarchie einer csv-Datei übersetzt, das einzelne Begriffe mehrmals auftauchen, wenn sie mehreren Oberbegriffen zugeordnet sind.
Wie sie eine überarbeitete .csv-Datei wieder importieren wird hier erklärt.
Bild der Bearbeitung in Openoffice!
Teilregister exportieren
Teilregister, also kleinere Dateienz. B. nur das Ortsregister, können heruntergeladen werden durch die Eingabe von "&root_id=[ ID]" und der ID des entsprechenden Oberbegriffs, z. B. durch die Eingabe folgenden Links in ihre Adresszeile: https://portal.oral-history.digital/pilot/de/registry_entries.csv?lang=de&root_id=5476675456988.(hierbei handelt es sich um ein Teilregister der pilot-SammlungOrtsregister des Demo-Archivs).
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