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Bitte beachten: Die Workflowansicht unter "Suche im Archiv" ist aktuell standardmäßig deaktiviert. Falls Sie diese Funktion zum Erschließen einzelner Interviews nutzen wollen, melden Sie sich bitte an eine*n Mitarbeiter*in von Oral-History.Digital, damit die Funktion freigeschaltet werden kann.

Die Workflowansicht liefert einen anschaulichen Überblick über den Erschließungsstand von Interviews in einem Archiv und dient der Koordination der Erschließungsarbeiten.

Hier kann das Qualitätsmanagement eines Projekts die Aufgaben zu einzelnen Interviews an die Erschließer*innen des Archivs vergeben, abnehmen und kommentieren sowie Interviews veröffentlichen.

Die Workflowansicht finden Sie unter "Suche im Archiv" mit der Darstellungsart "Workflow" oder wenn Sie auf der rechten Seite der Interviewansicht des Interviews das Sie bearbeiten wollen auf "Workflow" klicken.

Unter "Sortierung" können Sie hier auch die Reihenfolge der Darstellung ändern.

Untergeordnet zu dieser Wiki-Seite finden Sie die Anleitungen zu folgenden Funktionen:

Allgemeines

Mithilfe von sogenannten Aufgabenarten können Sammlungsinhaber*innen interviewspezifische Berechtigungen zuweisen. Dies bietet sich dann an, wenn externe Auftragnehmer*innen einzelne Arbeitsschritte übernehmen sollen bzw. die Erschließer*innen Ihrer Interviews keinen Zugriff auf alle Bearbeitungsoptionen haben sollen. Jedes neue Archiv verfügt zunächst über folgende vorangelegte Basis-Aufgabenarten (dies kann jedoch je nach Archiv variieren, abhängig davon welche Anforderungen Sie vor dem Anlegen Ihres Archivs mit uns kommuniziert haben):

• Medienimport (A/V) prüfen
  
• Einverständnis prüfen
  
• Metadaten prüfen und bearbeiten
• Transkript hochladen und bearbeiten
  
• Inhaltsverzeichnis erstellen
  
• Fotos hochladen und Bildunterschriften bearbeiten
  
• Kurzbiografie eingeben und bearbeiten
• Verschlagwortung (Registerverknüpfungen)
• Übersetzung 

Der Zugriff auf die Workflowtabelle sowie die damit zusammenhängende Möglichkeit, Aufgaben zu verteilen und abzunehmen ist an entsprechende Berechtigungen innerhalb einer Rolle geknüpft (i.d.R. die Rolle "Qualitätsmanagement"). Erschließerinnen mit der Rolle "Erschließung" haben eine solche Berechtigung - wenn nicht anders festgelegt - nicht. Sie erhalten Ihre Aufgaben in Ihrem Benutzer*innenkonto und werden per Email darüber benachrichtigt. Sie können den Aufgabenstatus sowohl dort, als auch in der Workflowansicht aktualisieren und Kommentare schreiben.

Um eine Aufgabenart zu erhalten und zu nutzen braucht der*die Benutzer*in die Rolle "Redaktion". Wie Sie Ihren Benutzer*innen Rollen hinzufügen bekommen Sie hier erklärt.

Weitere Informationen zu Rollen und Aufgaben finden Sie hier. Falls Sie für Ihr Archiv spezifische Rollen oder Aufgabenarten benötigen, wenden Sie sich bitte an eine*n Mitarbeiter*in von OHD.

Die Aufgaben werden mit ensprechenden Kürzeln in bunten Kacheln dargestellt (siehe Screenshot). Die Farbe steht für den aktuellen Bearbeitungsstand.

• rot: Aufgabe wurde noch nicht vergeben ("noch zu bearbeiten")
• orange: Aufgabe wurde an ErschließerIn vergeben oder erneut vergeben ("in Bearbeitung" oder erneut "in Bearbeitung")
• gelb: Aufgabe wurde von der/dem ErschließerIn fertig bearbeitet und dem Qualitätsmanagement abgegeben ("bearbeitet / im QM")
• grün: Aufgabe wurde vom QM freigegeben ("freigegeben)

Weiterführende Seiten

• Die Rollen und Aufgaben, die Ihnen selbst zugewiesen wurden können Sie Sie in der Kontoansicht einsehen.
• Eine genauere Erklärung zu Rollen und Aufgaben finden Sie unter 10. Rollen und Aufgaben.
• Die Verwaltung von Benutzer*innen und die Zuordnung von Rollen finden Sie in unter 6. Verwaltung.