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Unter "Meeting ansetzen" können Meetings für einen späteren Zeitpunkt geplant werden. Die genaue Funktionsweise hängt davon ab, welche Einstellungen Sie in Ihrer Webex App bei "Meetings">"Meetings ansetzen" gewählt haben, bspw. "Microsoft Outlook" oder den "Webex-App-Planer". Unabhängig vom gewählten Programm werden Ihnen die von Ihnen geplanten Meetings im Webex Meetings-Kalender angezeigt.
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Der Webex-App-Planer ermöglicht das Ansetzen von Meetings direkt in der Webex App. Er bietet aktuell jedoch noch nicht alle Einstellungsmöglichkeiteninzwischen die wesentlichen Einstellungsmöglichkeiten, die Sie auf der FU-Webex-Site vorfinden. Insbesondere können Sie hiermit nur einmalige Meetings, jedoch keine wiederholenden Meetings ansetzen und keine Vorlagen anlegen. Weiterhin sind bspw. Funktionen wie Simultandolmetschen hier bislang nicht verfügbar. Für , auch wiederholende Meetings können seit März 2023 angesetzt werden. Spezielle Funktionen wie Registrierung oder Simultandolmetschen sind hier allerdings nicht verfügbar. Falls Sie den vollständigen Einstellungs-Umfang empfehlen wir das Ansetzen benötigen, planen Sie Ihre Meetings weiterhin über die FU-Webex-Site. Sie erreichen diese ab Anfang März auch direkt aus dem Webex-App-Planer heraus über den Link oben rechts "Mithilfe der Webex-Site ansetzen" (ohne weiteres Login).! Bitte beachten Sie außerdem:
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- Klicken Sie auf "Meeting ansetzen".
Wenn Sie zur FU-Webex-Site wechseln möchten, klicken Sie auf den Link "Mithilfe der Webex-Site ansetzen", und planen Ihr Meeting wie gewohnt.
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- Füllen Sie Anderenfalls füllen Sie nun das Ansetz-Formular aus:
Benennen Sie das Meeting mit einem Namen oder im Feld Thema und tragen Datum und Uhrzeit des Termins ein. Sie können außerdem das Passwort anpassen und und eine Beschreibung hinzufügen. Wenn es sich um einen wiederholenden Termin handelt, können Sie Wiederholungsrhythmus und Ende der Serie festlegen.
Sie können für das Meeting entweder einen einmaligen Meeting-Link erzeugen (empfohlen) oder Ihren persönlichen Raum verwenden. Ein einmaliger Meeting-Link erleichtert es in bestimmten Fällen, das Meeting zu identifizieren, wenn Sie z.B. auf einen Teilnahme-Bericht zugreifen wollen.
Sie können außerdem eine Beschreibung hinzufügen.
Teilnehmende Personen können im zentralen Feld rechts über den Namen (nur FU-Angehörige) oder die E-Mail-Adresse eingetragen werden und erhalten dann nach dem Speichern eine Einladungs-E-Mail mit dem Termin und den Zugangsdaten.
Die Einladung der Teilnehmenden ist optional, Sie können Ihren Studierenden auch einfach die Meetings-Zugangsdaten (Link bzw. Meeting-Kennnummer und -Passwort) zur Verfügung stellen.
- Wenn Sie "einmaligen Meeting-Link erzeugen" gewählt haben, können Sie in den erweiterten Einstellungen auf verschiedenen Tabs noch Änderungen an den Einstellungen zur Sicherheit, den Audioeinstellungen sowie den Optionen zum Ansetzen vornehmen. Außerdem haben Sie auf jedem dieser drei Tabs die Möglichkeit, direkt zur FU-Webex-Site zu wechseln zu wechseln, um Ihr Meeting dort anzusetzen.
(Wenn Sie den persönlichen Raum nutzen, werden dessen Voreinstellungen verwendet, die Sie auf der FU-Webex-Site https://fu-berlin.webex.com/ unter "Einstellungen" > "Mein persönlicher Raum" anpassen können.)
Tab Sicherheit: Hier können Sie z.B. das Passwort ändern, entscheiden, wie Personen behandelt werden, die nicht eingeladen sind oder nicht bei Webex angemeldet sind, sowie festlegen, In den erweiterten Einstellungen können noch Änderungen für die Audioeinstellungen sowie Optionen zum Ansetzen vorgenommen werden, z. B. ab wann die Teilnehmenden dem Meeting beitreten dürfen.
Tab Audio-Verbindung:
Neben dem Audio-Verbindungstyp kann hier z. B. eingestellt werden, ob bei Beitritt und Verlassen des Meetings ein Ton erklingt oder ob die Teilnehmenden beim Beitritt zum Meeting stummgeschaltet werden sollen.
Tab Optionen zum Ansetzen:
Hier können Sie u. a. festlegen, wie Mitgastgeber für das Meeting definiert werden und ob Teilgruppen aktiviert werden sollen.
Wenn alle relevanten Einstellungen vorgenommen sind, kehren Sie über den kleinen Pfeil oben links zurück zum Hauptfenster "Meeting ansetzen".
- Speichern Sie abschließend per Klick auf den Button "Planung".
- Das Meeting wird nun im Webex Meetings Kalender angezeigt. Per Klick auf das Meeting können Sie sich die Informationen anzeigen lassen, das Meeting ggf. bearbeiten oder löschen.
