Über den Menüpunkt "Meetings" 
gelangen Sie zum Webex Meetings-Kalender. Dieser integriert die Videokonferenz-Funktion von "Webex Meetings" in die Webex-Anwendung.
Im Hauptbereich des Fensters finden Sie oben den Link zu Ihrem persönlichen Raum sowie drei Buttons mit der Möglichkeit, ein Meeting zu starten, einem Meeting beizutreten oder ein Meeting anzusetzen. Darunter befindet sich der Kalender, der alle Webex Meetings auflistet, die Sie selbst geplant haben oder zu denen Sie eingeladen wurden.
Schritt-für Schritt
Ein Meeting starten
Der Klick auf "Ein Meeting starten" öffnet den eigenen, persönlichen Raum. Sollten Teilnehmende noch den Zugang benötigen, kann der Link hierzu oben links im Hauptbereich mit einem Klick auf das Kopieren-Symbol in die Zwischenablage gespeichert und via Chat oder Mail an die gewünschten Teilnehmenden geschickt werden.
Mit "Ein Meeting starten" kann schnell und unkompliziert eine Videokonferenz gestartet werden, beispielsweise um einen größeren Funktionsumfang zur Verfügung zu haben, als dies bei den Videoanrufen der Fall wäre.
Einem Meeting beitreten
Unter "Einem Meeting beitreten" können Meetings besucht werden, die von anderen Personen angeboten werden.
Bei Klick auf den entsprechenden Button öffnet sich ein Suchfenster.
- Um einem Meeting in einem persönlichen Raum beizutreten, suchen Sie am besten nach dem Namen der Person oder geben im Suchfeld den Raumlink ein. Standardmäßig zeigt Ihnen Webex bereits vor der Eingabe die letzten persönlichen Räume an, die Sie besucht haben.
- Angesetzte Meetings können Sie über die Meeting-Kennnummer oder den Meeting-Link suchen, die Ihnen der Gastgeber des Meetings bereitgestellt hat.
Wenn Ihnen das gewünschte Meeting angezeigt wird, klicken Sie auf den grünen Button "beitreten".
Meeting ansetzen
Unter "Meeting ansetzen" können Meetings für einen späteren Zeitpunkt geplant werden. Die genaue Funktionsweise hängt davon ab, welche Einstellungen Sie in Ihrer Webex App bei "Meetings">"Meetings ansetzen" gewählt haben, bspw. "Microsoft Outlook" oder den "Webex-App-Planer". Unabhängig vom gewählten Programm werden Ihnen die von Ihnen geplanten Meetings im Meetings-Kalender angezeigt.
Im Folgenden wird das Ansetzen mit dem "Webex-App-Planer" beschrieben.
Webex-App-Planer vs. FU-Webex-Site
Der Webex-App-Planer ermöglicht das Ansetzen von Meetings direkt in der Webex App. Er bietet inzwischen die wesentlichen Einstellungsmöglichkeiten, die Sie auf der FU-Webex-Site vorfinden, auch wiederholende Meetings können seit März 2023 angesetzt werden. Spezielle Funktionen wie Registrierung oder Simultandolmetschen sind hier allerdings nicht verfügbar. Falls Sie den vollständigen Einstellungs-Umfang benötigen, planen Sie Ihre Meetings weiterhin über die FU-Webex-Site!
Bitte beachten Sie außerdem:
- Meetings, die Sie über die FU-Webex-Site angesetzt haben, werden im Meetings-Kalender Ihrer Webex App angezeigt und können dort auch bearbeitet werden, soweit die Funktionen zur Verfügung stehen.
- Meetings, die über den "Webex-App-Planer" direkt in der Webex App angesetzt wurden, werden hingegen zwar auch auf der FU-Webex-Site angezeigt, können jedoch nicht dort, sondern nur vom "Webex-App-Planer" aus bearbeitet werden.
- Klicken Sie auf "Meeting ansetzen".
- Füllen Sie nun das Ansetz-Formular aus:
Benennen Sie das Meeting im Feld Thema und tragen Datum und Uhrzeit des Termins ein. Wenn es sich um einen wiederholenden Termin handelt, können Sie Wiederholungsrhythmus und Ende der Serie festlegen.
Sie können für das Meeting entweder einen einmaligen Meeting-Link erzeugen (empfohlen) oder Ihren persönlichen Raum verwenden. Ein einmaliger Meeting-Link erleichtert es in bestimmten Fällen, das Meeting zu identifizieren, wenn Sie z.B. auf einen Teilnahme-Bericht zugreifen wollen.
Sie können außerdem eine Beschreibung hinzufügen.
Teilnehmende Personen können im zentralen Feld rechts über den Namen (nur FU-Angehörige) oder die E-Mail-Adresse eingetragen werden und erhalten dann nach dem Speichern eine Einladungs-E-Mail mit dem Termin und den Zugangsdaten. Die Einladung der Teilnehmenden ist optional, Sie können Ihren Studierenden auch einfach die Meetings-Zugangsdaten (Link bzw. Meeting-Kennnummer und -Passwort) zur Verfügung stellen.
- Wenn Sie "einmaligen Meeting-Link erzeugen" gewählt haben, können Sie in den erweiterten Einstellungen auf verschiedenen Tabs noch Änderungen an den Einstellungen zur Sicherheit, den Audioeinstellungen sowie den Optionen zum Ansetzen vornehmen. Außerdem haben Sie auf jedem dieser drei Tabs die Möglichkeit, direkt zur FU-Webex-Site zu wechseln zu wechseln, um Ihr Meeting dort anzusetzen.
(Wenn Sie den persönlichen Raum nutzen, werden dessen Voreinstellungen verwendet, die Sie auf der FU-Webex-Site https://fu-berlin.webex.com/ unter "Einstellungen" > "Mein persönlicher Raum" anpassen können.)
Tab Sicherheit: Hier können Sie z.B. das Passwort ändern, entscheiden, wie Personen behandelt werden, die nicht eingeladen sind oder nicht bei Webex angemeldet sind, sowie festlegen, ab wann die Teilnehmenden dem Meeting beitreten dürfen.
Tab Audio-Verbindung:
Neben dem Audio-Verbindungstyp kann hier z. B. eingestellt werden, ob bei Beitritt und Verlassen des Meetings ein Ton erklingt oder ob die Teilnehmenden beim Beitritt zum Meeting stummgeschaltet werden sollen.
Tab Optionen zum Ansetzen:
Hier können Sie u. a. festlegen, wie Mitgastgeber für das Meeting definiert werden und ob Teilgruppen aktiviert werden sollen.
Wenn alle relevanten Einstellungen vorgenommen sind, kehren Sie über den kleinen Pfeil oben links zurück zum Hauptfenster "Meeting ansetzen". - Speichern Sie abschließend per Klick auf den Button "Planung".
- Das Meeting wird nun im Webex Meetings Kalender angezeigt. Per Klick auf das Meeting können Sie sich die Informationen anzeigen lassen, das Meeting ggf. bearbeiten oder löschen.
