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Will man Outlook später als Adressquelle für die tägliche Bürokorrespondenz d.h. das normgerechte Briefeschreiben (8-zeiliges Adressfeld zuzüglich Grußformel) nutzen, sollten müssen einige Outlookfelder "mißbraucht" werden

Das Feld 'Firma' spielt dabei eine wichtige Rolle und und findet besondere Beachtung!

Grundsätzlich werden 2 verschiedene Arten von Adressaten unterschieden.
Personen mit oder ohne Firmenzugehörigkeit.

Handelt es sich um eine Person mit Firmenzugehörigkeit

• tragen Sie im Feld 'Firma' den Namen der Firma ein
• erhält das Feld 'IM-Adresse' bzw. 'Chat-Adresse' die Anrede der betreffenden Person z.B. Herrn
• fügen Sie im Bereich Adressen 'Geschäftlich' die Zieladresse ein. Damit die Länderkennung auf dem Brief erscheint geben Sie entweder manuell
  Länderkürzel-PLZ Ort oder unter 'Land/Region' das Länderkürzel z.B. D ein, sofern das auf dem Brief erscheinen soll.

Handelt es sich um einen Kontakt ohne Firmenzugehörigkeit

• tragen Sie in diesem Fall im Feld 'Firma' die Anrede der betreffenden Person ein. Nur dann erscheint die Anrede abgesetzt über dem Namen!
  Wenn Sie die Anrede in diesem Fall im Feld 'IM-Feld' eingeben erscheint die Anrede später nicht über sondern in einer Zeile vor dem Namen.

Den Detailbereich der Adresse können Sie konventionell aber auch individualisiert nutzen:

• Klicken Sie auf 'Anzeigen' - 'Details' um in den Detailbereich der Adresskartei zu gelangen
  Sofern Sie über einen ausreichend großen Monitor verfügen, erscheint der Button 'Details' rechts neben 'Anzeigen' .