Adresseneingabe

Prinzipiell ist die Adresseingabe in die vorhandene Outlookmaske die Sie über im Reiter 'Start' über 'Kontakt' - 'Neuer Kontakt' erreichen, einfach

• Füllen Sie das Feld Name nach Ihren Wünschen.
  Siehe auch 'Nachname vor Vorname'
  (Strg+Linksklick öffnet eine neue Registerkarte bei Erhalt des Ursprungs)
• Ich empfehle Nachname; Titel Vorname
• Ergänzen Sie den automatischen unter 'Speichern unter:' entstandenen Eintrag aus 'Nachname, Vorname' bei Bedarf

Will man Outlook als Adressquelle für die tägliche Bürokorrespondenz (8-zeiliges Adressfeld zuzüglich Grußformel) nutzen, müssen einige Felder "mißbraucht" werden

Das Feld 'Firma' ist existenziell und muß besondere Beachtung finden.
Handelt es sich um eine Person mit Firmenzugehörigkeit

• tragen Sie im Feld 'Firma' den Namen der Firma ein
• erhält das Feld 'IM-Adresse' die Anrede der betreffenden Person z.B. Herrn
• fügen Sie im Bereich Adressen 'Geschäftlich' unter 'Land/Region' das Länderkürzel z.B. D ein, sofern das auf dem Brief erscheinen soll.

Handelt es sich um einen Kontakt ohne Firmenzugehörigkeit

• tragen Sie in diesem Fall im Feld 'Firma' die Anrede der betreffenden Person ein. Nur dann erscheint die Anrede abgesetzt über dem Namen!
  Wenn Sie die Anrede in diesem Fall im Feld 'IM-Feld' eingeben erscheint die Anrede später nicht über sondern in einer Zeile vor dem Namen.

Den Detailbereich der Adresse können Sie konventionell aber auch individualisiert nutzen:

Um den Teilbereich der Firma (Abteilung) Ihres Addressaten anzugeben

• ergänzen Sie das Feld 'Abteilung'

Um im Adressfeld eines in Word geschriebenen Briefes später den Namen des Adressaten vor einer Firma auszugeben,

• geben Sie im Feld 'Spitzname' den Begriff ja ein.

Um später beim Briefeschreiben Adressaten anhand von Gruppenzugehörigkeiten leichter wiederzufinden

• geben Sie im Feld 'Vorgesetze(r)' die sinnvolle Schlüsselbegriffe z.B. Gefü = Geschäftsführende Direktoren und Institutsleiter, DVB = DV-Beauftragte usw. ein.