Nachdem Sie die Teilgruppen-Sitzungen gestartet haben und die Teilnehmenden den Gruppen beigetreten sind, kann die Zusammenarbeit beginnen.

Da Sie keine Aufgabenstellungen in den Gruppen hinterlegen können, empfiehlt es sich, komplexere Fragestellungen den Teilnehmenden vorab bereitzustellen: entweder in Dateiform, z. B. auf Blackboard oder ggf. im Meeting zum Download per Dateitransfer (vgl. auch hier) - oder aber auf einer gruppenspezifischen Wiki-Seite im FU-Wiki, die bei Bedarf auch gleich zur Dokumentation der Ergebnisse genutzt werden kann. 

Kleine Aufträge können Sie auch vorab kommunizieren und ergänzend noch einmal als Nachricht in die Gruppen senden (s. unten "Kommunikation und Interaktion zwischen Gastgebern und Teilnehmern", Punkt 5.)

Funktionen zur Zusammenarbeit in den Teilgruppensitzungen

Die Kommunikation innerhalb der Teilgruppen-Sitzungen kann für alle Teilnehmenden über Video, Audio sowie einen Gruppen-internen Chat ("an alle") erfolgen. Bislang steht kein vollwertig nutzbares Whiteboard zur Zusammenarbeit zur Verfügung.

Weitere Funktionen stehen in Abhängigkeit vom verwendeten Gerät bzw. der Art des Beitritts zur Verfügung (Stand 10.2021):

Weitere Funktionen

  • Teilnehmende, die über die Webex App (Windows, MacOS) beigetreten sind, können
    • ihren Bildschirm oder eine Anwendung freigeben. Damit kann z. B. allen anderen Teilnehmenden der Teilgruppen-Sitzung ein Wiki oder eine in Word geöffnete Datei gezeigt werden, in denen die betreffende Person Notizen festhält.
    • NEU seit 15.12.2020: Auch die Freigabe von Videos und Audioinhalten ist nun möglich (Modus: für Bewegung und Video optimieren + Audioinhalte auf Ihrem Computer freigeben)
    • selbst kein Whiteboard freigeben (in Planung)
    • auf freigegebenen Bildschirmen/Anwendungen/ (mobilen) Whiteboards kommentieren (per Textwerkzeug schreiben, Markierungen setzen, malen). Hierzu muss die freigebende Person (Moderator) die Berechtigung erteilen.
    • ein individuelles Protokoll erstellen. Dieses ist für die anderen Teilgruppensitzungs-Teilnehmenden sowie den Gastgeber nicht einsehbar. Der bzw. die Eigentümer/in kann das Protokoll jedoch speichern und auch später in der Hauptsitzung noch aufrufen.
  • Teilnehmende, die über ein mobiles Gerät beigetreten sind, können
    • ihren Bildschirm, Fotos und zusätzlich ein Whiteboard freigeben sowie freigegebene Inhalte kommentieren, jedoch kein Protokoll erstellen.
      Achtung, das mobile Whiteboard ist für Notizen durch die freigebende Person gut, zur Zusammenarbeit aktuell jedoch nur eingeschränkt nutzbar (insbesondere bei Freigabe über ein Smartphone > begrenzte Größe)
    • NEU: Android-Nutzende können die Freigabe von Inhalten für Text oder Video (inkl. Audioinhalten) optimieren

  • Teilnehmende, die auf PC oder Mac über den Browser ("Web App") beigetreten sind, können
    • bei Nutzung der Browser Chrome/Firefox selbst ihren Bildschirm oder eine Anwendung freigeben, jedoch keine freigegebenen Inhalte/Whiteboards kommentieren und haben auch keine Protokollfunktion zur Verfügung.

In den Teilgruppen erhält jeweils eine Person per Voreinstellung die Moderator-Rolle und hat damit das Recht, Bildschirm oder Anwendungen freizugeben. Die Moderator-Rolle kann vom jeweiligen Moderator aktiv an andere Teilnehmende weitergegeben werden bzw. wird automatisch weitergegeben, sobald eine andere Person beginnt, Inhalte zu teilen.  Die Teilnehmenden der Gruppensitzung müssen also untereinander abstimmen, wer zu welchem Zeitpunkt Inhalte freigeben möchte.




Teilgruppensitzung aus Sicht der Teilnehmenden
 

  1. Sobald die Teilgruppen-Sitzungen gestartet wurden, wird den Teilnehmenden der Teilgruppe ein Einladungs-Hinweis eingeblendet, den diese bestätigen müssen, um der jeweils zugewiesenen Sitzung beizutreten.  
    Dieser Hinweis erscheint nur dann, wenn in den Einstellungen die Option aktiviert wurde, dass Teilnehmende  den Teilgruppen-Sitzungen auch später beitreten können. Ein späterer Beitritt ist entweder über die Teilnehmerliste oder, bei Beitritt über ein mobiles Gerät, über den Button "Weitere Optionen" möglich.

    webex-breakout1.png

    Späterer Beitritt über die Teilnehmerliste:



    Wenn die Option zum späteren Beitritt deaktiviert ist, werden die Teilnehmenden beim Starten automatisch und ohne Verzögerung in ihre Teilgruppen-Sitzungen transferiert.


  2. In der Teilgruppensitzung können die Teilnehmenden wie im Haupt-Meeting über die untere Kontrollleiste ihr Mikrofon freischalten, ihr Video starten und Inhalte freigeben. Über die Bereichsleiste unten rechts können das Teilnehmerfenster, der Chat und weitere Optionen (drei Punkte) wie z. B. das Protokoll eingeblendet werden. Im oberen Bereich des Teilnehmerfensters befinden sich zudem Informationen zur Sitzung (Name, verstrichene Zeit) sowie der "Hilfe-Button" (s. u.). Daher sollten die Teilnehmenden immer angehalten werden, nach Beitritt zur Teilgruppen-Sitzung direkt das Teilnehmerfenster zu öffnen.

    Über den roten Button "Meeting oder Sitzung verlassen" in der unteren Kontrollleiste können die Teilnehmenden die Gruppe selbständig verlassen und zur Hauptsitzung zurückkehren. Hierzu klicken sie im Pop-up-Fenster auf "Sitzung verlassen". Ein erneuter Beitritt ist möglich, solange die Teilgruppen-Sitzungen nicht vom "Gastgeber" beendet wurden.







  3. Über den Button "Freigeben" in der unteren Kontrollleiste können die Teilnehmenden den Bildschirm oder einzelne Anwendungen wie z. B. ein Browserfenster freigeben. Alternativ kann die Freigabe auch über den Menüpunkt "Freigeben" in der oberen linken Menüleiste erfolgen. 



    Wenn Teilnehmende der Teilgruppen-Sitzung Inhalte freigeben möchten, muss ihnen die Moderator-Rolle nicht vorab zugewiesen werden. Sie erhalten diese ganz automatisch, sobald sie einen Inhalt freigeben. Die Teilnehmenden der Gruppensitzung müssen also untereinander bestimmen, wer zu welchem Zeitpunkt Inhalte freigeben möchte.


  4. Freigegebene Inhalte, bspw. Anwendungen oder auch ein Whiteboard, das von einer mobil beigetretenen Person freigegeben wurde, können kommentiert werden. Hierzu muss der jeweilige Moderator, der gerade freigibt, das Kommentieren für alle oder einzelne Personen zulassen. Der folgende Screenshoot zeigt dies anhand einer freigegebenen Anwendung (hier: Word).



    Sobald die Kommentar-Berechtigung erteilt wurde, erscheint im freigegeben Inhalt ein Menüband auf der linken Seite mit verschiedenen Funktionen zum Markieren, Schreiben, Zeichnen, Radieren und Speichern.




  5.  Unter dem Button "Bereichsoptionen" (drei Punkte) rechts unten in der Bereichsleiste kann schließlich das Protokoll-Fenster aufgerufen werden. Hier können Teilnehmende ein individuelles Protokoll anfertigen, auf das sie auch im Hauptmeeting noch zugreifen können und das sie zudem herunterladen können:







  1. Sobald die Teilgruppen-Sitzungen gestartet wurden, wird den Teilnehmenden der Teilgruppe ein Einladungs-Hinweis eingeblendet, den diese bestätigen müssen, um der jeweils zugewiesenen Sitzung beizutreten.  
    Dieser Hinweis erscheint nur dann, wenn in den Einstellungen die Option aktiviert wurde, dass Teilnehmende den Teilgruppen-Sitzungen auch später beitreten können. Ein späterer Beitritt ist in der mobilen App über den Button "Weitere Optionen" (drei Punkte) möglich.



    Wenn die Option zum späteren Beitritt deaktiviert ist, werden die Teilnehmenden beim Starten automatisch und ohne Verzögerung in ihre Teilgruppen-Sitzungen transferiert.


  2. In der Teilgruppensitzung können die Teilnehmenden wie im Haupt-Meeting über die Buttons unten ihr Mikrofon freischalten, ihr Video starten und weitere Optionen (drei Punkte) aufrufen. Unter den weiteren Optionen findet sich z. B. der Button zum Freigeben von Inhalten sowie ein Button um Hilfe anzufordern. Über das Teilnehmersymbol oben rechts kann das Teilnehmerfenster eingeblendet werden, worüber auch auf den Chat zugegriffen werden kann.

    Über den roten Button "Meeting oder Sitzung verlassen" in der unteren Kontrollleiste können die Teilnehmenden die Gruppe selbständig verlassen und zur Hauptsitzung zurückkehren. Hierzu klicken sie im Pop-up-Fenster auf "Sitzung verlassen". Ein erneuter Beitritt ist möglich, solange die Teilgruppen-Sitzungen nicht vom "Gastgeber" beendet wurden.





  3. Über den Button "Freigeben" im Menü "weitere Optionen" können die Teilnehmenden den Bildschirm, ein Whiteboard oder Fotos freigeben. 

     

    Wenn Teilnehmende der Teilgruppen-Sitzung Inhalte freigeben möchten, muss ihnen die Moderator-Rolle nicht vorab zugewiesen werden. Sie erhalten diese ganz automatisch, sobald sie einen Inhalt freigeben. Die Teilnehmenden der Gruppensitzung müssen also untereinander bestimmen, wer zu welchem Zeitpunkt Inhalte freigeben möchte.


  4. Freigegebene Inhalte, bspw. Anwendungen oder auch ein Whiteboard, das von einem mobilen Gerät aus freigegeben wurde, können kommentiert werden. Hierzu muss der jeweilige Moderator, der gerade freigibt, das Kommentieren zulassen  (hier am Beispiel des Whiteboards).  Bei einem Whiteboard kann auch eine Anfrage über das Kommentarsymbol (Schlangenlinie) gestellt werden. Sobald die Kommentar-Berechtigung erteilt wurde, erscheint im freigegeben Inhalt ein Menüband  mit Funktionen zum Zeichnen, Schreiben, Radieren und Speichern.





      

Kommunikation und Interaktion zwischen Gastgebern und Teilnehmern

  1. Während die Teilnehmenden in den Teilgruppen-Sitzungen arbeiten, besteht keine Audio-Verbindung zum Hauptraum.  Die Teilnehmenden können auch nicht per Chat mit dem Hauptraum kommunizieren. Sie können aber jederzeit in den Hauptraum zurückkehren wie oben beschrieben oder aber Hilfe beim Gastgeber anfragen. Hierzu klicken sie oben in der Teilnehmerliste auf den Button "Um Hilfe bitten".




  2. Als Gastgeber erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung, die als Pop-up-Fenster eingeblendet wird (auch wenn Sie sich gerade in einer anderen Teilgruppe befinden sollten).  Im Hauptraum ist die anfragende Person in der Übersicht der Teilgruppen-Sitzungen außerdem durch ein "Fragezeichen"-Symbol gekennzeichnet.  Sie können nun direkt der entsprechenden Gruppe beitreten, um mit den jeweiligen Teilnehmenden zu sprechen.

    Falls Sie erst später beitreten möchten, klicken Sie zunächst auf "Später beitreten"/"Join later". Sobald Sie Zeit haben, können Sie der Teilgruppe über die "Teilgruppen-Sitzungen"/"Breakout sessions" in Ihrer Teilnehmerliste beitreten. Hierzu klicken Sie im Bereich "Teilgruppen-Sitzung " auf die gewünschte Gruppe und dann auf " Beitreten "/"Join". Dies ist natürlich auch ohne Hilfeanfrage möglich, um bspw. die Arbeitsprozesse der Gruppen zu verfolgen. Ggf. senden Sie in letzterem Fall vor Beitritt eine kurze Nachricht in die jeweilige Gruppe, s. Punkt 5.







  3. Um eine Teilgruppen-Sitzung wieder zu verlassen, klicken Sie in der unteren Kontrollleiste auf den roten Button "Sitzung verlassen ". Sie kehren dann in die Hauptsitzung zurück und können von dort aus ggf. direkt der nächsten Gruppe beitreten.




  4. Während der Teilgruppen-Sitzungen haben Sie auch die Möglichkeit, Umfragen einzusetzen. Sie erstellen Ihre Umfrage regulär im Hauptmeeting und öffnen sie dort, wie auf der folgenden Seite beschrieben. Den Teilnehmenden wird die Umfrage nun auch in ihrer Teilgruppen-Sitzung angezeigt, sie können diese dort bearbeiten sowie die Ergebnisse einsehen, sobald Sie diese freigegeben haben. Auch nach der Rückkehr in die Hauptsitzung sind die Ergebnisse weiterhin einsehbar.







  5. Sie als Gastgeber können aus der Hauptsitzung heraus auch Nachrichten in die Teilgruppen senden .  Gehen Sie hierzu in der oberen Menüleiste auf „ Teilgruppen “ und wählen „ Nachricht übertragen “ aus.  Alternativ können Sie über den Teilgruppen-Button in der unteren Kontrollleiste das Zuweisungsfenster öffnen und hier unten links auf "Broadcast" klicken. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in das Sie Ihre Nachricht eintippen und in dem Sie festlegen können, ob die Nachricht in alle Teilgruppen-Sitzungen oder nur in eine bestimmte Sitzung übertragen werden und wer Ihre Nachricht dabei erhalten soll. Wenn Sie "alle Sitzungen" auswählen, können Sie die Nachricht an "Alle Teilnehmer"/"All participants" oder nur an "Alle Mitgastgeber und Moderatoren"/"All cohosts and presenters" senden. Wenn Sie eine einzelne Sitzung auswählen, können  Sie an "Alle Teilnehmer"/"All participants" oder an einzelne Personen schreiben.


    oder:




     


    Bei den Adressaten in den Teilgruppen-Sitzungen wird Ihre Nachricht dann in einem Pop-up-Fenster eingeblendet:

     

    Hinweis: Mitgastgeber eines Meetings können keine Nachrichten in die Teilgruppen senden und die Teilnehmenden auch nicht zur Rückkehr auffordern (s. Punkt 6.) -  dies ist dem Gastgeber vorbehalten.


  6. Bevor Sie die Teilgruppen-Sitzungen beenden, können Sie die Teilnehmenden zur Rückkehr auffordern. Klicken Sie dazu in der oberen Menüleiste unter "Teilgruppen" auf "Alle zum Zurückkehren auffordern":
     

    Allen Teilnehmenden wird nun eine entsprechende Meldung eingeblendet:




  7. Um Teilgruppen-Sitzungen zu beenden, klicken Sie in der oberen Menüleiste unter "Teilgruppen" auf "Alle Teilgruppen-Sitzungen beenden" oder zunächst auf den Button "Teilgruppen-Sitzungen" und dann im Zuweisungsfenster auf "Alle Teilgruppen-Sitzungen beenden". Die Teilgruppen-Sitzungen werden dann innerhalb von 60 Sekunden (bzw. innerhalb der von Ihnen für den Countdown individuell eingestellten Zeit) geschlossen und die Teilnehmenden automatisch in den Hauptraum zurückgeholt. Nach Rückkehr in den Hauptraum sind die Teilnehmenden zunächst stummgeschaltet.



    oder:



    Countdown-Anzeige für die Teilnehmenden:



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