Werkverträge auslösen (wenn eine Rechnung zu diesem Werkvertrag ankommt)

  • der WV ist bereits im System eingegeben, d.h. das Geld vom Fond ist schon gebunden, deswegen nicht Auszahlungsauftrag erstellen (sonst wird der Betrag zweimal abgebucht)

  • Ablauf wie bei einer Bestellung
    - man erhält eine Rechnung
    - geht in den (auf www.elsa.fu-berlin.de)-> Arbeitsvorrat → Reiter "Barcode erzeugen"
    - gibt die Bestellscheinnummer ein und Art "Rechnung" anklicken → Formular erzeugen
    - Freigeben und Rechnung mit Barcode weiterleiten (ist keine Wareneingabe wie bei anderen Bestellungen) → Kopie der Rechnung hinter den Werkvertrag abheften mit der Notiz des Datums, wann die Rechnung mit dem Barcode an die Clearingstelle geschickt wurde

  • Auf die Papierversion des Werkvertrag im Ordner eine Notiz machen :
    (z.B bei der zweiten Teilrechnung eines WV: Rechnung 2/2020 vom 01.10.2020 in Höhe von 50,-, Rest (Restbetrag, der noch nicht vom Werkvertrag genutzt wurde): 150,-)


Werkverträge mittels Freitextbestellung (z.B. bei Übersetzung)

  • Vorlage "Proof-reading" für ausländische Adressaten ist im Teameinkaufswagen abgespeichert: www.elsa.fu-berlin.de → Beschaffung –> Unikat → Teameinkaufswagen


  1. Anzeigen → Bearbeiten → immer wieder Speichern und dann wieder Bearbeiten klicken → am Ende Warenkorb übergeben 


Ansonsten können Werkverträge folgendermaßen ausgelöst werden (wenn ein neuer Werkvertrag geschlossen werden soll: z.B. für Übersetzungen):

www.elsa.fu-berlin.de → Beschaffung –> Unikat → Einkaufen → Freitext(Beschreiben Sie Ihre Anforderung)

Es öffnen sich folgendes Fenster: (Anmerkung: alle hier gemachten Angaben können im nächsten Fenster auch nochmal geändert werden: also keine Panik (Lächeln) )

Beschreibung: z.B. "Übersetzung Arabisch-Deutsch"

interne Notiz kann freigelassen werden

Warengruppe für einen Werkvertrag ist entweder: Künstlerhonorar (z.B. für Design), Privatperson, wiss. (z.B. für fachliche Schulungen o.ä.) oder Privatperson, nichtwiss. (z.B. für Übersetzungen)



Menge/Einheit: z.B. 1 LE (Leistungseinheit)

Nettopreis/Währung: z.B. 150,-


Wenn auf ok gedrückt wurde öffnet sich folgendes Fenster:

→ auf "Details" öffnet sich die Bearbeitungsmaske mit den Reitern

  1. Werkvertrag: hier müssen alle Daten der Person eingetragen werden, die den WV erhält (Achtung: SteuerNUMMER! nicht Steuer ID). Wenn alles eingetragen ist, auf "Prüfen". Wenn es nicht auf grün leuchtet muss ggf. bei der FBV nachgehakt werden, was einen WV verhindert
  2. Positionsdaten: Hier können alle Daten, die zu Beginn gemacht wurden auch nochmal geändert werden. Wichtig ist, dass die MwSt. korrekt eingetragen ist und unter E-Mail die klinpsy-int@psychologie.fu-berlin.de Adresse aufgeführt ist. Der WV wird dadurch zunächst an diese Mailadresse geschickt und soll von dort aus an den/die Empfänger*in weitergeleitet werden
  3. Kontierung: hier wird der Fond eingetragen, aus dem der WV bezahlt werden soll (Wenn unklar: bei den Auftraggebenden nachhaken!)
  4. Lieferadresse: Hier kommen die Angaben des Auftraggebenden aus dem AB hinein (z.B. für einen Werkvertrag für Übersetzungen im I-REACH Projekt: Dr. Carina Heeke...)
  5. Notizen und Anlagen: hier können Dokumente hochgeladen werden (z.B. alternative Angebote, wenn mehrere eingeholt werden müssen: dann auch unter Vergabenotiz anmerken), Artikel Bemerkungen umfassen eine konkrete Beschreibung der erwarteten Leistung, interne Notiz ist nur für die Genehmigung durch die Verwaltung relevant
  6. Genehmigungsprozess ist zum buchen irrelevant und gibt nur Auskunft, wer den WV in der Verwaltung prüft.

Wenn ganz oben keine Fehlermeldungen mehr erscheinen (hier nicht der Fall): drücke auf "Prüfen" → "Weiter" → "Bestellen"


Bei Fragen zu Fehlermeldungen oder sonstigem: Michaela fragen, andere AB-Hiwis fragen oder (falls niemand helfen kann oder da ist: Frau Gerber oder Frau Krüger aus der Fachbereichsverwaltung fragen)


Herzlichen Glückwunsch, es ist ein Werkvertrag (breites Grinsen)



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