Jedes neue Archiv verfügt zunächst über fünf vorangelegte Basis-Rollen: "Redaktion", "Benutzer*innenverwaltung", "Erschließung", "Qualitätsmanagement" und "Archivmanagement". Mit jeder Rolle sind unterschiedliche Berechtigungen verknüpft.
Sammlungsinhaber*innen erhalten grundsätzlich die Rolle "Archivmanagement", um alle Berechtigungen zur Einrichtung Ihres Archivs zu erhalten. Sie können dann den Benutzer*innen ihres Archivs selbständig Rollen zuweisen.
Die Rolle "Redaktion" ist die Grundlage, um (externen) an Mitarbeiter*innen bestimmte Aufgaben für einzelne Interviews zuzuweisen. Aufgaben können nur an Benutzer*innen vergeben werden, die die Rolle "Redaktion" haben. Aufgaben können in der Workflowansicht zugewiesen und unter Aufgabenarten bearbeiten angelegt werden.
Die Rolle "Benutzer*innenverwaltung" ermöglicht es, Benutzer*innen freizuschalten oder abzulehnen beziehungsweise Rollen an diese Benutzer*innen zu vergeben.
Die Rolle "Erschließung" ermöglicht die Erschließung aller Interviews im Archiv, das Anlegen neuer Interviews und die Bearbeitung des Registers.
Die Rolle "Qualitätsmanagement" ermöglicht auch die Erschließung der Interviews, zusätzlich kann hier jedoch noch auf die Workflowansicht und Benutzer*innenverwaltung zugegriffen und Rollen sowie Aufgaben vergeben werden.
Falls weitere Rollen benötigt werden, können diese nach Rücksprache mit den FU-Mitarbeiter*innen erstellt werden.
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