Die gefilterten Benutzer*innen werden auf der linken Seite in Form einer Tabelle dargestellt.
Mit der "Bearbeiten"-Funktion (Stift-Symbol) können Sie auf die Informationen aus der Benutzer*innen-Registrierung zugreifen.
Bitte überprüfen Sie immer, ob die Angaben zum Namen, zum Rechercheanliegen und zur Präzisierung des Anliegens vollständig und plausibel sind.
Benutzer*innen freischalten
Über das Dropdownmenü "Status" am Ende des Formulars können Sie den*die Benutzer*in freischalten, ablehnen oder zurückstellen.
In der Verwaltung können Sie Benutzer*innen freischalten, aber auch ablehnen, falls die Nutzer*innen keine für euch validen Angaben im Freischaltungsformular oder bei den personenbezogenen Daten eingetragen haben. Hier können Sie den automatisierten E-Mail-Text, der mit der Freischaltung bzw. Ablehnung verschickt wird, im Textfeld bearbeiten. Das heißt, dass Sie z.B. bei der Ablehnung genauer spezifizieren können, was die Benutzer*innen ändern müssen. Der Text wird mit html-Codierung eingefügt. Weitere Absätze werden z.B. innerhalb eines Paragraphs nach diesem Muster angegeben: <p>EUER TEXT</p>. Bei Ablehnung erhalten die Benutzer*innen einen Korrekturlink, um ihre Angaben entsprechend der Vorgaben anzupassen. Senden die Benutzer*innen die korrigierten Daten ab, erhalten Sie als Sammlungsinhaber*in wieder eine Benachrichtigungsmail, diese Benutzer*innen erneut freizuschalten.
Zu einem früheren Zeitpunkt freigeschaltete Benutzer*innen, die gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen haben, können hier gesperrt werden, indem Sie den Staus auf "sperren" ändern. Diese haben dann keinen Zugang mehr zu Ihrem Archivbereich, aber sind eventuell noch in anderen Archiven in oh.d freigeschaltet. Daher bitten wir Sie, bei Sperrungen das oh.d-Team zu informieren, so dass wir diese Benutzer*innen ggf. komplett für oh.d sperren und die anderen Archive davon in Kenntnis setzen.
Mit der Funktion „Freischaltung beenden“ können Sie zeitlich befristete Freischaltungen beenden, z.B. nach Beendigung eines Seminars. Diese Benutzer*innen können zu einem späteren Zeitpunkt die Freischaltung erneut beantragen.
Nicht bestätigte Registrierungsanfragen neuer Benutzer*innen werden nach zwei Wochen automatisch gelöscht. Derzeit können Accounts nur in der Software gelöscht werden; eine entsprechende Option in der Benutzerverwaltung ist vorgesehen.
Bei Anfragen zu Löschungen (DSGVO) informieren Sie bitte das oh.d-Team, das die Nutzer*innen dann komplett aus dem System löschen kann.
Benutzer*innen-Rollen
In der Benutzer*innenübersicht sehen Sie darüber hinaus die Rollen, die die freigeschalteten Benutzer*innen haben und die Aufgaben, die an Sie vergeben wurden. Sie können hier auch Rollen hinzufügen und entfernen. Die Aufgabenverwaltung geschieht jedoch in der Workflowansicht.
Weitere Informationen zu dem Hinzufügen von Rollen finden Sie unter Rollen hinzufügen, anzeigen und löschen.
Informationen zu den verschiedenen Rollen finden Sie unter Rollen bearbeiten.
Überblick
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