Kurze Erläuterung zu Funktionspostfächern

Was sind Funktionspostfächer?

Funktionspostfächer oder auch Gruppenmailboxen, bieten einer Arbeitsgruppe, einem Institut folgende Möglichkeiten:

  • Schreiben und Empfangen von E-Mails mit einer einheitlichen Adresse (Bsp.: Support@vetmed.fu-berlin.de)
  • Senden und Empfangen von Faxen auf einer gemeinsamen Adresse
  • Erreichbarkeit auch bei Abwesenheit einzelner Personen

Wie werden Funktionspostfächer beantragt?

Funktionspostfächer werden über den IT-Beauftragten des Fachbereichs bei der Zedat beantragt.

(Bei Vetmed: Denny.Spiegelberg@fu-berlin.de)

Einbinden der Funktionspostfächer in Outlook 2013 und 2016

Vorbedingungen

  • Funktionsfähige Exchange-E-Mailadresse
  • Funktionspostfach/Gruppenmailbox muss angelegt sein
  • Sie müssen Rechte auf das Funktionspostfach haben. 
    • Sie erhalten diese auf Anfrage bei Ihrem DV-Beauftragt, der diese dann an die IT-Abteilung weiterleitet
  • Sie benötigen die E-Mailadresse des Postfaches

Einbinden in Outlook

  1. Schließen Sie alle Outlook-Fenster
  2. Öffnen der Systemsteuerung 
    1. Windows 7
      1. Klicken Sie auf Start
      2. Danach auf Systemsteuerung
    2. Windows 10
      1. Rechtsklick auf das Windows-Symbol
      2. Klick auf "Systemsteuerung
  3. Umschalten auf kleine Symbole
    1. Klicken Sie rechts oben auf das Feld neben "Anzeige"
    2. Wählen Sie "kleine Symbole" aus
  4. Klicken Sie nun auf "E-Mail" oder "E-Mail(32-Bit)
  5. In dem erschienenen Dialog kicken Sie auf "E-Mail-Konten"
  6. Es öffnet sich das Verwaltungsfenster zur E-Mail-Konten Konfiguration
    1. Sollte hier kein Konto vorhanden sein, so benötigen Sie zuerst einen Exchange-Postfach. Wenden Sie sich bitte an die IT-Abteilung (62518)
    2. Sollte der Typ hinter Ihrer E-Mailadresse nicht "Microsoft Exchange" sein, so benötigen Sie ebenfalls noch ein Exchange-Postfach. Wenden Sie sich bitte an die IT-Abteilung (62518)
    3. Sollte alles stimmen, klicken Sie bitte auf "Neu"
  7. Es öffnet sich der "Konto hinzufügen Dialog"
    1. Tragen Sie bei "Ihr Name", den Namen des Postfaches ein, wie er beim Empfänger angezeigt werden soll. (z.B. Vetmed, Support)
    2. Bei "E-Mail-Adresse" tragen Sie die beantragte Funktionsadresse ein
    3. Das Kennwortfeld können Sie leer lassen
    4. Danach auf "weiter" klicken 
  8. Es könntet nun ein Passwortdialog erscheinen. (Nicht bei FU-Rechnern)
    1. Tragen Sie hier bei Benutzernamen Ihren Zedat-Accountnamen ein mit fu-berlin\ vorangestellt. (Bsp: fu-berlin\ZEDATNUTZER)
    2. Bei Passwort Ihr Zedataccountpasswort
    3. Wenn Sie nicht bei jedem Outlookstart Ihr Passwort erneut eingeben wollen, machen Sie einen Haken bei "Anmeldedaten speichern"
  9. Danach sollte die Einrichtung erfolgreich sein
    1. Klicken Sie nun auf "Fertigstellen"
  10. Im  Verwaltungsfenster zur E-Mail-Konten Konfiguration sollten nun beide E-Mailadressen zu sehen sein
  11. Schließen Sie bitte das Fenster und die Systemsteuerung.
  12. Öffnen Sie Outlook
    2. Sollte das oben gezeigte Popup erscheinen, so haben Sie nicht die benötigten Rechte für das Funktionspostfach
      1. Starten Sie Ihren Rechner neu und versuchen starten Sie Outlook noch einmal
      2. Sollte sich das Problem dadurch nicht lösen lassen, so wenden Sie sich bitte an die IT-Abteilung (62518)
  13. Sollte alles geklappt haben, so sehen Sie das Funktionspostfach als neue Mailbox links unten
    1. Durch einen klick auf den Pfeil vor der E-Mailadresse können sie die Details des Postfachs sehen
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