Für die Umsetzung von hybriden Szenarien stehen an der Freien Universität Berlin unterschiedliche technische Lösungen zur Verfügung. So sind bereits eine Reihe von zentralen und dezentralen Hörsälen und Seminarräumen mit fixen oder mobilen Videokonferenzanlagen ausgestattet. An den Fachbereichen gibt es zudem weitere technische Geräte für den Einsatz in hybriden Szenarien: Informieren Sie sich über das Vorhandensein von mobilen 360°Grad-Systemen (z.B. Meeting Owl, Kandao Meeting), Funkmikrofonen und Dokumentenkameras.
Das technische Set-up sollte im Vorfeld der Veranstaltung getestet werden, um in weiterer Folge einen reibungsarmen Ablauf zu ermöglichen.
Für genauere Informationen zu den Videokonferenzanlagen an der Freien Universität konsultieren Sie die Liste der Videokonferenzräume. In der Steckbrief-Ansicht können Sie sich über die Modelle informieren.
Bitte beachten Sie, dass die Videokonferenzanlagen der MX- und Room-Serien mittels eines separaten Geräts gesteuert werden und nicht über einen Touchscreen verfügen. Bei diesen Modellen ist die Whiteboard-Funktion nur während Meetings verfügbar.
Videokonferenzen steuern
Es gibt zwei Möglichkeiten, mittles der Cisco VK-Technik eine Videokonferenz zu hosten:
- Steuerung direkt mit dem Gerät
- Steuerung mittels mobilen Endgeräts und Webex-App
Wir empfehlen grundsätzlich die zweite Variante, also die Nutzung eines mobilen Endgeräts (Laptop oder Tablet mit Tastatur) zusätzlich zum Cisco-Gerät, weil es mehr räumliche Flexibilität ermöglicht und bei der Nutzung der Whiteboard-Funktion eine größere Bandbreite an Optionen einräumt.
Steuerung direkt mit dem Gerät
Wenn Sie kein mobiles Endgerät zur Verfügung haben, können Sie die Videokonferenz direkt vom Cisco-Gerät aus starten und verwalten:
Gehen Sie dazu auf dem Startbildschirm des Steuerungstablets auf Meeting und geben im sich öffnenden Dialogfenster die Meeting-Kennnummer und das Passwort ein. Es öffnet sich die Meetingoberfläche, die Sie bereits von der Videokonferenz-Ansicht in der Webex App kennen. Die unterschiedlichen Steuerungsfunktionen entnehmen Sie bitte der entsprechenden Seite im Webex-Wiki.
Steuerung mittels mobilen Endgeräts und Webex-App
Sobald das Cisco-VK-Gerät eingeschaltet ist, erkennt es Geräte, auf denen die Webex-App aktiviert ist. Das gilt auch, wenn Sie die Webex-App auf Ihrem Smartphone nutzen.
Mobiltelefone und Tablets ohne Tastatur eignen sich nicht gut für die Steuerung einer Videokonferenz (nutzen Sie stattdessen die Nutzungsoberfläche des Steuerungstablets vom Cisco-VK-Gerät).
- Für die Steuerung der Videokonferenz mit Ihrem Laptop, navigieren Sie in der Webex App zu dem gewünschten Meeting und starten es.
- Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie den Gerätenamen des jeweiligen Cisco-VC-Geräts sehen können (dafür muss das Cisco-VK-Gerät eingeschaltet sein).
- Aktivieren Sie „mit Gerät starten“: Die Videokonferenz startet am Cisco-VK-Gerät.
- Sie können in der App-Ansicht Ihres Endgeräts die Videokonferenz steuern (z.B. Stummschaltung, Lautstärke, Layout-Ansicht).
Wichtige Information zur Teilnahme der Studierenden
Studierende, die an Ihrer Veranstaltung vor Ort teilnehmen UND ein mobiles Endgerät zur Verfügung haben, können entscheiden, ob sie sich mit dem Cisco-VK-Gerät in das Meeting einwählen oder sich vom Gerät trennen und sich persönlich in die Videokonferenz einwählen (als würden sie nicht vor Ort, sondern online teilnehmen).
Unabhängig von der Art der Einwahl können vor Ort in die Videokonferenz eingewählte Studierende
- den Chat auf Ihrem Gerät öffnen und mittels Chat mit dem Rest des Plenums kommunizieren.
- sich mittels "Hand-heben"-Funktion für eine Mitteilung melden (um in Diskussionen eine hybride Sprecher*innen-Abfolge zu erstellen).
- am Whiteboard mit der Tastatur ihres Endgeräts Texteingaben tätigen.
- sich das Gesagte mittels Untertitelfunktion der Webex App untertiteln lassen und so auf ihrem persönlichen Screen mitlesen.
Zudem scheinen die Namen aller eingewählten Studierenden (vor Ort und online) in der Liste der Teilnehmenden in der Videokonferenz auf, was gerade zu Beginn des Semesters förderlich für das gegenseitige Kennenlernen sein kann.
Beide Arten der Einwahl haben Vor- und Nachteile und bedingen unterschiedliche Szenarien:
Persönliche Einwahl der Studierenden vor Ort
Wenn Sie raumübergreifende Break-Out-Sessions (synchrone Gruppenarbeiten, in denen Studierende aus beiden Räumen sich mischen) planen, ist es sinnvoll, wenn auch die Teilnehmenden vor Ort persönlich in der Videokonferenz eingewählt sind:
- Die Studierenden treten dem Meeting mittels Webex-App bei (mittels Meeting-Link oder direkt in der Webex-App).
- Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem der Gerätenamen des jeweiligen Cisco-VK-Geräts sichtbar ist.
- Studierende wählen die Option "vom Gerät trennen" und treten dem Meeting persönlich bei.
In diesem Szenario sind folgende Punkte zu beachten:
- Im Plenum nutzen Sie grundsätzlich das im Cisco-VK-Gerät integrierte Mikrofon, um Rückkopplungen zu vermeiden.
- Die Studierenden vor Ort müssen beim Eintritt in die Break-Out-Session ihre Headsets aktivieren und sie gegen Ende wieder deaktivieren.
- In diesem Szenario ergeben sich im Plenum Doppelansichten (Studierende vor Ort sind persönlich und in der Gruppenansicht zu sehen).
- Gerade bei länglichen Räumen, wo diejenigen, die weiter weg vom Board sitzen, schwer zu erkennen sind, kann dies durchaus positiv sein.
- Allerdings ist zu bedenken, dass die Kacheln der Vor-Ort-Studierenden ebenso Bildschirmfläche einnehmen (und dies dazu führen kann, dass die Online-Teilnehmenden weniger sichtbar sind).
Einwahl der Studierenden vor Ort mit dem Cisco-VK-Gerät
Studierende können sich mit ihrem Endgerät in das Meeting einwählen. Dieses Szenario eignet sich, wenn Sie keine raumübergreifenden Break-Out-Sessions planen.
- Die Studierenden treten dem Meeting mittels Webex-App bei (mittels Meeting-Link oder direkt in der Webex-App).
- Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem der Gerätenamen des jeweiligen Cisco-VC-Geräts sichtbar ist.
- Studierende wählen die Option "mit Gerät verbinden" und werden in der Teilnehmenden-Liste als Unterpunkte zum Gerätenamen angeführt.
- Es entstehen keine Doppelansichten oder Rückkopplungen (nur die im Cisco-VK-Gerät integrierte Kamera- und Mikrofontechnik ist aktiv).
Bitte beachten Sie bei diesem Szenario, dass die mittels Gerät eingewählten Studierenden die Meeting-Einstellungen von ihren Endgeräten aus steuern können (z.B. das Mikrofon des Boards deaktivieren).
Cisco-VK-Geräte verfügen über unterschiedliche Kamera-Einstellungen. Je nach Art des Raums und der Veranstaltung kann wahlweise stets der ganze Raum mit allen Anwesenden angezeigt werden oder aber auf einzelne Personen fokussiert werden.
Tippen Sie auf Einstellungen 
und weiter auf Kamera. Sie bekommen nun mehrere Optionen zur Auswahl:
- Gruppenansicht: Wählen Sie Gruppenansicht, um den gesamten Raum anzuzeigen.
- Frames: Es werden stets 3 Personen nebeneinander angezeigt.
- Sprecher*in: Wählen Sie "Sprecher*in folgen" - die Kamera fokussiert in Folge (stets leicht zeitversetzt) auf die Person, welche spricht.
- Manuelle Einstellung: Hier können Sie die Ausrichtung der Kamera verändern (z.B. weiter links/rechts oder/und oben/unten).
In Testläufen in Lehrveranstaltungen und Workshops wurde von den Online-Teilnehmenden die Einstellung mit Fokus auf die sprechende Person bevorzugt.
Testlauf Video-Übertragung
Um die Sichtbarkeitsverhältnisse zu testen und ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die virtuell Teilnehmenden den Raum und die Studierenden vor Ort wahrnehmen, ist das Testen der Videoübertragung und des verwendeten Kamera-Equipments sinnvoll.
Je nach Beschaffenheit des physischen Raums (z.B. bei länglichen Räumen mit einem fix installierten Board an einer kurzen Raumseite) kann es sinnvoll sein, statt der mobilen Videokonferenzanlage ein 360°Grad-System (z.B. Meeting Owl) zu verwenden, weil dieses zwischen den Teilnehmenden vor Ort positioniert werden kann und den Eindruck aktustischer/visueller Nähe verstärkt. In diesem Fall könnten die Studierenden im virtuellen Raum per Beamer an die Wand projiziert werden, während die Eule die einzelnen Teilnehmenden vor Ort ins Auge fasst.
Testlauf Raumakustik
Bei einem akustischen Testlauf können die Übertragungsqualität störende Geräusche (z.B. Tastatur bei Mitschrift, Taschen/Stifte auf Tisch, Stühle rücken) im physischen Raum identifiziert werden.
Bei manchen Mikrofonarten kommt es stark auf die spezifische Raumakustik des physischen Raums an: Was in einem Raum aufgrund fehlenden Halls nicht stört, kann in einem anderen Raum überaus störend sein.
Bei schlechter Raumakustik kann es notwendig sein, zusätzlich ein Tisch-, Raum- oder Funkmikrofon zu verwenden.
Die Personen vor Ort sollten dazu angehalten werden, als störend identifizierte Geräusche zu unterlassen.
Optional hilft die Anbringung eines Memo-Plakats im phyischen Raum, damit zu vermeidende Verhaltensweisen für alle vor Ort visualisiert sind.
Geräuschfilter
Die Cisco-VK-Geräte verfügen über integrierte Geräuschfilter, welche Sie über die Nutzungsoberfläche am Steuerungstablet aktivieren können:
Tippen Sie auf Einstellungen und weiter auf das Mikrofonzeichen 
. Sie bekommen nun 3 Optionen zur Auswahl:
- Neutral
- Für Stimme optimieren
- Geräuschunterdrückung
Bei der Einstellung "Neutral" werden Nebengeräusche (wie z.B. Stühle rücken) ungefiltert in die Videokonferenz übertragen, was von den Teilnehmenden dort oft als störend empfunden wird. Diese Nebengeräusche werden durch die Geräuschunterdrückung gedämpft, allerdings wirkt sich dieser Filter auch auf die Hörqualität der Stimmen aus. Welche Einstellung am besten geeignet ist, sollte im Rahmen eines Testlaufs erprobt werden.
Mikrofone
- Für die reibungsarme Gestaltung raumübergreifender Kommunikation ist die Verwendung eines oder mehrerer Funkmikrofone sinnvoll.
- Es sollte frühzeitig geklärt werden, ob diese am jeweiligen Fachbereich vorhanden und während der Veranstaltungszeit verfügbar sind.
Wurfmikrofone kommen schneller bei den Diskutant*innen an!
- Ein Wurfmikrofon kann relativ niederschwellig zur Verfügung gestellt werden, indem ein kleines Funkmikrofon in einen entsprechend präparierten Schaumstoffkörper gesteckt wird (das Zentrum für Mediales Lernen ZML am Karlsruher Institut für Technologie KIT stellt eine Anleitung zur Verfügung, die zeigt, wie aus einem Hollyland Lark 150 und einem Tafelschwamm ein Wurfmikrofon gebastelt wird).
- Eventuell lohnt auch die Anschaffung von speziell für diesen Zweck angefertigten Wurfmikrofonen (ob eine solche möglich ist, ist mit der jeweiligen Fachbereichsverwaltung zu klären).
- Das Werfen kann durch die spielerische Komponente motivierend wirken sich an der Diskussion zu beteiligen.
Für die Unterstützung Ihrer Lehre mittels digitaler Medien steht an der Freien Universität Berlin eine Reihe von Tools zur Verfügung, welche auch in hybriden Szenarien zum Einsatz kommen:
- Zur Lernzielkontrolle eignen sich Selbst-Tests, welche Sie direkt im Lernmanagementsystem BlackBoard (oder alternativ mit H5P) entwerfen können.
- Kollaborative Arbeitsszenarien werden durch das Confluence-Wiki-System und die FUB-Blogs ermöglicht.
- Für niedrigschwellige Umsetzung von Audience Response können Umfragen und Abstimmungen mittels Votingo erstellt und in die Lehrveranstaltung (z.B. als QR-Code) oder im Lernmanagementsystem Blackboard zur Verfügung gestellt werden.
- Mit Cisco-Videokonferenzanlagen oder Webex-Boards lassen sich Videokonferenzen durchführen und digitale Whiteboards bearbeiten.
Alle Steuerungs-Icons (c) Webex.
