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Schritt-für-Schritt Anleitung

  1. Melden Sie sich im Browser unter https://fu-berlin.webex.com mit Ihrer primären E-Mail-Adresse oder über das ZEDAT-Portal an. Eine Anleitung zur Anmeldung über das ZEDAT-Portal finden Sie hier.
  2. Klicken Sie auf "Ein Meeting ansetzen".




  3. Sie gelangen zu "Ein Meeting ansetzen". Hier können Sie verschiedene Einstellungen zu Ihrem Meeting festlegen, wie das Thema Ihres Webex Meetings.

      


  4. Es wird Ihnen automatisch ein Passwort vorgeschlagen. Durch Klicken auf den runden Pfeil können Sie ein neues Passwort anfordern.

    Alternativ können Sie auch ein beliebiges Passwort festlegen, sofern es den Anforderungen von Webex Meetings entspricht.




  5. Es wird Ihnen ein Datum und eine Uhrzeit vorgeschlagen. Durch Klicken auf den vorgeschlagenen Termin öffnet sich ein Kalender.

    Hier können Sie wählen, an welchem Tag, zu welcher Uhrzeit und wie lange Ihr Webex Meeting stattfinden soll.




  6. Sie können auch angeben, dass Ihr Webex Meeting sich wiederholen soll. Setzen Sie dazu einen Haken bei "Wiederholung" und nehmen die gewünschten Einstellungen vor. 

    Bitte beachten Sie:
    Es sind nur regelmäßige Wiederholungsmuster mit jeweils derselben Uhrzeit einstellbar. Die Zugangsdaten zum Meeting (vgl. auch Punkt 11.) bleiben dann für alle Wiederholungen unverändert.

    Falls sich Ihre Terminstruktur mit den Wiederholungseinstellungen nicht abbilden lässt, können Sie entweder separate Meetings (mit jeweils eigenen Links) erstellen oder Sie nutzen Ihren persönlichen Raum für die Veranstaltung und sperren diesen dauerhaft, sodass er zwischen den Terminen nicht frei zugänglich ist. Die Teilnehmenden lassen Sie dann über die Lobby-Funktion zu.




  7. Die E-Mail-Adressen Ihrer Teilnehmenden können Sie bei "Teilnehmer" eingeben.  Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, werden Ihnen passende FU-Webex-Accounts angezeigt. Generell können Sie jedoch auch Personen mit externen E-Mail-Adressen einladen.

    Die eingeladenen Teilnehmenden erhalten automatisch eine Einladung zu Ihrem Webex Meeting. 

    Alternativ können Sie, insbesondere bei größeren Teilnehmendenzahlen, auf eine Einladung per E-Mail verzichten und stattdessen den Teilnehmenden die Meeting-Informationen zur Verfügung stellen (siehe unter 11.)




  8. Sie können weiterhin entscheiden, ob per E-Mail eingeladene Teilnehmende Mitgastgeber-Rechte erhalten sollen.  Voraussetzung hierfür ist, dass es sich um Personen mit FU-Webex-Account handelt.

    Ein Mitgastgeber kann in Ihrer Abwesenheit die Gastgeber-Rolle einnehmen und das Meeting für Sie starten, durchführen, aufzeichnen oder auch beenden. Dies kann bspw. nützlich sein, wenn Sie selbst das Meeting nicht pünktlich starten können oder früher verlassen müssen. Ein Mitgastgeber kann ein Meeting jedoch weder stornieren noch auf die Aufzeichnung des Meetings zugreifen. Diese wird nur bei Ihnen (und nicht beim Mitgastgeber) gespeichert. Sobald Sie selbst das Meeting betreten, geht die Gastgeber-Rolle automatisch wieder an Sie über. Die Person mit der Mitgastgeber-Rolle behält jedoch erweiterte Rechte, mit denen sie Sie auch während des Meetings unterstützen kann (bspw. Teilnehmende stummschalten/ Stummschaltung aufheben; Teilnehmende aus der Lobby zulassen oder in die Lobby verschieben; Meeting sperren und entsperren; Teilgruppensitzungen verwalten und beitreten - vgl. auch Rollenmanagement in Webex Meetings). 

    Wählen Sie dafür die gewünschte Person als Teilnehmer aus. Die Person erscheint nun, wie die anderen Teilnehmenden auch, unter dem Eingabefeld. Klicken Sie nun den Knopf rechts vom Namen der Person an. Ist der Knopf blau, ist die Person als Mitgastgeber eingetragen. Klicken Sie nochmals auf den Knopf, ist die Option wieder ausgeschaltet und die Rechte wurden wieder zurückgezogen.

     

    Hinweis: Die Mitgastgeber-Rolle können Sie auch spontan im Meeting selbst vergeben, indem Sie der gewünschten Person, die Sie unterstützen soll, über die Teilnehmerliste diese Rolle zuweisen. In diesem Fall ist es, im Gegensatz zur Vorab-Vergabe der Mitgastgeber-Rolle, nicht erforderlich, dass die gewünschte Person einen FU-Account hat oder mit dem FU-Account beigetreten ist.


  9. Sollten Sie weitere Einstellungen benötigen, können Sie sich " erweiterte Optionen anzeigen " lassen.





    Sie können Ihre Einstellung für Ihr Webex Meeting erneut verwenden, wenn Sie Ihr Meeting "als Vorlage speichern".





    Benennen Sie die Vorlage und klicken Sie auf "OK".




  10. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie Ihr Webex Meeting mit Klick auf "Termin ansetzen" erstellen.




  11. Ihr Webex Meeting ist jetzt angesetzt. Sie werden zu einer Übersicht mit Informationen zu Ihrem Meeting weitergeleitet. 

    Mit dem Meeting-Link oder mit der Meeting-Kennnummer und dem Passwort können Teilnehmende auch ohne persönliche Einladung dem Meeting beitreten. Sie können diese Informationen z.B. via Blackboard bereitstellen. Zur Sicherheit empfehlen wir, immer alle drei Informationen bereitzustellen und nicht nur den Link. Über das Kopier-Symbol können Sie die Meeting-Informationen einfach kopieren.

    Hinweis: Stellen Sie Ihren Teilnehmenden nicht die Gastgeber-Kennnummer zur Verfügung! (Beim Kopieren über das Kopier-Symbol wird diese nicht mitkopiert).




  12. Ihr Meeting wird Ihnen und den persönlich über Webex eingeladenen Teilnehmer*innen unter "Anstehende Meetings" auf der Seite Ihres persönlichen Raums angezeigt.
    Bitte beachten Sie: es werden nur die unmittelbar bevorstehenden Meetings angezeigt. Um spätere Meetings zu sehen, klicken Sie ganz unten auf "Alle Meetings anzeigen" bzw. in der linken Navigation auf "Kalender". 



  13. Weitere Einstellungsmöglichkeiten sowie Bearbeiten bestehender Meetings: 


    Ton bei Beitritt und Verlassen einstellen



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1 Comment

  1. Als Ergänzung hier diese Information von Cisco zum Thema: How Do I Edit a Single Occurrence of a Recurring Meeting?

    https://help.webex.com/en-us/WBX57229/How-Do-I-Edit-a-Single-Occurrence-of-a-Recurring-Meeting