Webcasts mit Cisco Webex durchführen

Weg 1 - Erstellen eines neuen Webcast in Vbrick Rev mit der Videoquelle "Webex-Meeting-Stream"

Webcast angelegen

1. Legen Sie einen Webcast an (Grundeinstellungen / Anlegen eines Webcast).

2. Unter der Schaltfläche Videoquelle wählen Sie "Webex-Meeting-Stream" als Signalquelle aus aus.

   Hier finden Sie weitere Infos zu diesem Auswahlfeld: https://portal.vbrick.com/help/rev/7290/index.html#page/UserFunctions/User_Events.5.02.html#ww1393587

   

Durchführung der Veranstaltung:

Starten eines bestehenden (in Vbrick Rev angelegten) Webcast in Vbrick Rev und Webex Meetings

Sofern der Webcast in Vbrick Rev vorab erstellt wurde, startet dieser automatisch, wenn Sie wie folgt in Ihrem Meeting in der Webex Desktop-App vorgehen:

1. Nach Starten des Meetings in der Webex Desktop-App starten Sie den Live-Stream über den Button "Weitere Optionen" (drei Punkte) in der unteren Menüleiste. Hierzu müssen Sie sich erneut mit Ihrem FU-Account im angezeigten Dialogfenster anmelden. Hierbei sehen Sie auch das in Ihrer Webex-Plattform ausgewählte Streaming-Layout (siehe unten unter "Weiterführende Hinweise") bzw. können ein neues Streaming-Layout auswählen.

   

2. In der Webex Desktop-App wählen Sie den bestehenden (bereits in Rev angelegten) Webcast aus.
   
   
   Starten Sie den Vbrick-Webcast, so erscheint die Meldung "Hauptereignis starten". Beginnen Sie die geplante Vorproduktion, wird der Button "Vorproduktion starten" eingeblendet.
   

   Hinweis zur Auswahl von bestehenden Webcasts

   Haben Sie keine Lobby-Zeit (d. h. den Wert "0" in der Webcast-Einstellung eingegeben), so können Sie den Live-Stream innerhalb der Webex-Desktop-App erst ab der eingetragenen Webcast-Startzeit innerhalb des Webex Meetings auswählen und starten. Anschließend beginnt der Vbrick-Webcast automatisch.

   Haben Sie beim Erstellen des Webcast eine Lobby-Zeit definiert, so kann der Live-Stream innerhalb der Webex-Desktop-App ab Beginn der Lobby-Zeit ausgewählt und gestartet werden (wodurch anschließend der Vbrick-Webcast automatisch startet).

   Alternativ können Sie auch die Einstellung "Vorproduktion" verwenden, um den Live-Stream vor der angegebenen Webcast-Startzeit (innerhalb des eingestellten Zeitrahmens der Vorproduktion) zu starten (und teamintern vor der Livepublikation zu testen).

3. In der Webex Desktop-App kann nun der Live-Stream (im RTMP-Verfahren) in die FU-Videoplattform Vbrick Rev gestartet werden. Achtung, Sie müssen im  Fenster ganz nach unten scrollen, um den "Streaming-Starten"-Button zu erreichen.

   

4. Sind die obigen Arbeitsschritte durchgeführt wurden, startet innerhalb von Vbrick Rev automatisch der Webcast Ihres Webex Meetings.

   Hinweis zum Startzeitpunkt Ihres Livestreams

   Der Webcast kann in der Webex-Desktop-App (via der Live-Streaming-Option) auch vor der gespeicherten Webcast-Startzeit gestartet werden, sofern dies innerhalb der eingerichteten Lobby-Zeit (Zeitfenster für Beitreten der Teilnehmenden vor Ereignisbeginn) geschieht oder Sie die Option der Vorproduktion (Zeitfenster für einen Testlauf vor Ereignisbeginn) verwenden.

5. Die Webcast-Übertragung lässt sich jederzeit in Webex Meetings (durch den Webex-Gastgeber) oder auch in Vbrick Rev (durch jede/n der Vbrick-Webcast-Hosts) beenden.

   

   

6. In Vbrick Rev können Sie die Übertragung zudem auch temporär pausieren.

   

7. In Vbrick Rev können Sie einige Einstellungsoptionen (nicht jedoch alle) während des aktiven Webcast ändern: https://portal.vbrick.com/help/rev/7290/index.html#page/UserFunctions/User_Events.5.24.html#ww1394718

   

Weg 2 - Erstellen eines neuen Webcast in Vbrick Rev mit der Videoquelle "Videoadresse"

Sollte der Weg 1 bei Ihnen nicht funktionieren, nutzen Sie bitte alternativ diesen hier folgenden Weg um Ihren Webcast aufzuzeichnen.

Webex:

1. Setzen Sie ein Meeting mit den benötigten Uhrzeiten in Webex an. Im Anschluss daran erhalten Sie eine E-Mail mit weiteren Informationen.

2. Für die nächsten Schritte brauchen Sie den Link unter dem Punkt "Über Videogerät oder -anwendung beitreten" aus der in Schritt 1 generierten E-Mail. Kopieren Sie sich den Link der wie folgt aufgebaut ist: 18743746489363(Meetingnummer)@fu-berlin.webex.com

Vbrick:

1. Klicken Sie in Vbrick Rev in der horizontalen Menüleiste auf "Ereignisse".

2. Wählen Sie nun im Kalender den Tag durch Klick auf das entsprechende Kalenderfeld aus, an dem Sie den Webcast durchführen möchten.

3. Geben Sie die entsprechen Daten und Einstellungen zu Ihrem Webcast ein.

   Erläuterungen zu den einzelnen Funktionen (auf Deutsch) finden Sie: Webcasts mit Vbrick im Browser durchführen

   Erläuterungen zu den einzelnen Feldern sind unter folgendem Link (auf englisch) aufgeführt:
   https://portal.vbrick.com/help/rev/7290/index.html#page/UserFunctions/User_Events.5.02.html#

4. Geben Sie die Start- und Endzeit Ihres Webcast ein. Zu beachten ist, dass Sie den Webcast nur starten können, wenn Sie sich innerhalb des angegebenen Zeitfensters befinden - außer Sie befinden sich innerhalb der "Lobby-Zeit" (siehe nächsten Absatz), in der ein Starten des Webcasts bereits VOR der eingegebenen Startzeit möglich ist. Zwar läuft der Webcast nach der eingegebenen Endzeit weiter, jedoch ist ein Starten in der Webex-Desktop-Applikation NACH der Endzeit des Webcasts nicht mehr möglich. 

5. Nutzen Sie in diesem Zusammenhang ggf. die Einstellungen Lobby-Zeit (Zeitfenster für Beitreten der Teilnehmenden vor Ereignisbeginn sowie für das Starten des Webcasts) und/oder Vorproduktion (Zeitfenster für einen Testlauf vor Ereignisbeginn mit ausgewählten Usern), um den Ablauf vor Beginn Ihres Webcasts zu organisieren.
   

   Chat im Webcast

   Betritt ein User innerhalb den Lobby-Zeit den Webcast (d.h. vor dem eigentlichen Start ds Webcasts), kann der Chat - sofern für den Webcast aktiviert - bereits von den Teilnehmenden genutzt werden.

6. Unter "Videoquelle" wählen Sie "Videoadresse" aus. 

Im freien Feld "Videoadresse eingeben" geben Sie bitte den in Webex generierten Link ein. (Bsp.: 18743746489363(Meetingnummer)@fu-berlin.webex.com.

Automatischer Webcast - Wenn diese Option aktiviert ist, beginnt ihre Webcast-Veranstaltung automatisch zur geplanten Start-Zeit mit der Übertragung. Wenn deaktiviert, müssen Sie manuell starten.

Automatische Wiedergabe - Wenn die automatische Wiedergabe aktiviert ist, nehmen die Teilnehmer nach Möglichkeit ohne Stummschaltung teil, andernfalls treten sie stummgeschaltet bei.

7. Unter "Webcast-Aufzeichnung" können Sie aktivieren, dass Sie Ihren Webcast in Vbrick aufzeichnen, das Video direkt nach Webcast-Ende bereitstellen und Sie können einstellen, in welchen Vbrick-Account die Video-Aufzeichnung hochgeladen wird.

8. Unter "Hosts und Moderatoren" geben Sie den oder max. 3 Gastgeber (Hosts) dieser Webcast-Veranstaltung in Vbrick Rev ein. Der Webcast-Host kann einen angelegten Webcast in Vbrick verwalten und den Live-Stream in der Webex-Desktop-Applikation starten. Der Vbrick-User, der den Webcast in Vbrick anlegt, ist standardmäßig als Host des Webcasts voreingetragen.

9. Im Feld "Eintragstyp" wählen Sie aus, ob der Webcast nur "Privat" bzw. von einzeln auszuwählenden Usern, von allen registrierten Vbrick-Usern ("Alle Benutzer") oder auch von nicht-registrierten Usern, d.h. weltweit sichtbar ("Öffentlich") angesehen werden kann. Leider kann hier aktuell kein Vbrick-Channel ausgewählt werden.
Dieses Auswahlfeld hat auch Einfluss auf die Vbrick-Videoaufzeichnung Ihres Webcasts, falls Sie diese in Vbrick Rev aktiviert haben: Für das Video wird automatisch der selbe Eintragstyp gewählt wie für den Webcast.
Bei einem "öffentlichen" Webcast können Sie auswählen, ob die Nutzer*innen "Anonym" oder mit "Anmeldung" am Webcast teilnehmen können. Zusätzlich lässt sich ein Passwort für die Webcast-Teilnahme erstellen sowie die "Automatische E-Mail mit Details zur Veranstaltung" (autom. E-Mail-Einladung) aktivieren, welche die angemeldeten Teilnehmenden vorab erhalten. Als Webcast-Gastgeber können Sie somit vorab die Registrierungen zu Ihrem Webcast-Event verwalten.
Wenn Sie zusätzlich die Option "Diesen Webcast aus Liste entfernen" aktivieren, erscheint Ihr Webcast nicht im Ereigniskalender in Vbrick Rev.

10. Nach Ausfüllen aller Felder Ihres Webcasts klicken Sie bitte rechts unten auf "Erstellen", wodurch der Webcast nun angelegt wird.

11. Nun erhalten Sie den Webcast-Link, den Sie mit Ihren Teilnehmenden teilen können. Bsp.-URL: https://fu-berlin.eu.vbrickrev.com/#/events/adf8976e-d787-4e03-8261-cd7aa9aae263 

12. Eingeladene bzw. für den Webcast berechtigte User sehen diesen Webcast-Termin in ihrem Ereignis-Kalender in Vbrick Rev und erhalten zudem eine Mitteilung in der horizontalen Menüleiste. Ist der Webcast auf "Öffentlich" (unter Eintragstyp) eingestellt, so können alle Vbrick-User sowie auch nicht registrierte User den Webcast verfolgen. Öffentliche Webcasts können mit einem Passwort geschützt werden. Bitte beachten Sie bzgl. öffentlicher Webcasts den o. g. Hinweis.

Durchführung der Veranstaltung - Starten und beenden des Webcasts in Vbrick

Haben Sie als Quelle Videoadresse ausgewählt, gehen Sie wie folgt vor um den Webcast zu starten.

1. Starten Sie das angesetzte Meeting in Webex.

2. Starten Sie den Webcast in Vbrick innerhalb des Lobbyzeitraums mit den Button "Übertragen".

3. Pausieren Sie den Webcast über den Button "Übertragung pausieren"

4. Beenden Sie den Webcast über den Button "Aufzeichnung beenden"

Weg 3 - Erstellen und Starten eines neuen Webcast in Webex Meetings

Sie können alternativ auch in einem Meeting in der Webex-Meetings-Desktop-App Ihren Webcast erstellen und starten, der anschließend in Vbrick Rev verfügbar ist.
Dieses Szenario eignet sich insbesondere für Ad-hoc-Webcasts, d.h. spontane/kurzfristige Liveübertragungen aus Webex Meetings in der Videoplattform Vbrick Rev.
Für eine sorgfältig geplante Webcast-Übertragung ist dieses Szenario nicht zu empfehlen.

Möchten Sie Ihren Webcast direkt in der Webex Desktop-App erstellen und starten, gehen Sie wie folgt vor:

1. In Ihrem Meeting in der Webex Desktop-App starten Sie den Live-Stream über den Button "Weitere Optionen" (drei Punkte) in der unteren Menüleiste. Hierzu müssen Sie sich erneut mit Ihrem FU-Account im angezeigten Dialogfenster anmelden. Hierbei sehen Sie auch das in Ihrer Webex-Plattform ausgewählte Streaming-Layout (siehe unten unter "Weiterführende Hinweise") bzw. können ein neues Streaming-Layout auswählen.

   

2. In der Webex Desktop-App erstellen Sie nun einen neuen Webcast.

   

3. Geben Sie nun die grundlegenden Information zu Ihrem neuen Webcast ein. Hier können Sie nun nur den Titel, die Beschreibung, die Start- und Endzeit sowie den Eintragstyp (Zugriffssteuerung).

   Voreingestellt bei einem Ad-hoc-Webcast sind: Videoquelle (Webex-Meeting-Stream), Host und Moderator (der User, der diesen Live-Stream startet), Lobbyzeit (0 Minuten),  Vorproduktion (deaktiviert), Kategorien/Tags/Nutzungslizenz (ohne Auswahl), Webcast-Aufzeichnung (aktiviert), Plattformsichtbarkeit (aktiviert), Umfragen (deaktiviert), Chat (aktiviert), F&A (deaktiviert) sowie kein Hintergrundbild.

   

4. Klicken Sie auf "Hauptereignis starten".

   

5. Klicken Sie auf "Streaming starten".

   

6. Der Webcast Ihres Webex Meetings wird nun in Vbrick Rev live an die berechtigten Vbrick-User übertragen.

7. Die Webcast-Übertragung können Sie jederzeit in Webex Meetings oder auch in Vbrick Rev beenden.

   

8. In Vbrick Rev können Sie die Übertragung zudem auch temporär pausieren.

   

9. In Vbrick Rev können Sie die einige, nicht alle Einstellungen während des aktiven Webcast ändern: https://portal.vbrick.com/help/rev/7290/index.html#page/UserFunctions/User_Events.5.24.html#ww1394718

   

Weiterführende Hinweise