Webcasts mit Webex Meetings/Events durchführen

Erstellen eines neuen Webcast in Vbrick Rev

1. Klicken Sie in Vbrick Rev in der horizontalen Menüleiste auf "Ereignisse.
   
2. Wählen Sie nun im Kalender den Tag durch Klick auf das entsprechende Kalenderfeld aus, an dem Sie den Webcast durchführen möchten.
3. Geben Sie die entsprechen Daten und Einstellungen zu Ihrem Webcast ein. Erläuterungen zu den einzelnen Feldern sind unter folgendem Link (auf englisch) aufgeführt:
   https://portal.vbrick.com/help/rev/7290/index.html#page/UserFunctions/User_Events.5.02.html#
4. Geben Sie die Start- und Endzeit Ihres Webcast ein. Nutzen Sie in diesem Zusammenhang ggf. die Einstellungen Lobby-Zeit (Zeitfenster für Beitreten der Teilnehmenden vor Ereignisbeginn) und/oder Vor-Produktion (Zeitfenster für einen Testlauf vor Ereignisbeginn), um den Ablauf vor Beginn Ihres Webcasts zu organisieren.
   
   

5. Unter "Videoquelle" wählen Sie "Webex-Meeting-Stream" aus. 
   Hier finden Sie weitere Infos zu diesem Auswahlfeld: https://portal.vbrick.com/help/rev/7290/index.html#page/UserFunctions/User_Events.5.02.html#ww1393587
   
   
   

   Hinweis zur Videoquelle

   Mit dem Auswahlfeld "Präsentation" kann die Liveübertragung aus einem Hörsaal/Raum der Freien Universität realisiert werden, was jedoch nur die Vbrick-Systemadministratoren durchführen können. Daher wählen Sie hier bitte NICHT "Präsentation", sondern "Webex-Meeting-Stream" aus.

   Das Feld "Videoadresse" zur Eingabe einer Videokonferenz-SIP-Adresse ist aktuell noch nicht funktionsfähig und bitte nicht zu verwenden.

6. Unter "Hosts und Moderatoren" geben Sie den oder max. 3 Gastgeber (Hosts) dieser Veranstaltung ein. Hinweis: Der zuerst hinzugefügte Host der Veranstaltung ist der "Eigentümer" der Veranstaltung (und erscheint als Ergebnis als letzter in der Gastgeberliste, wenn mehr als ein Gastgeber hinzugefügt wird). 
   Hier finden Sie weitere Infos zu diesem Auswahlfeld: https://portal.vbrick.com/help/rev/7290/UserFunctions/User_Events.5.14.html#ww1394326
   

   Hinweis zu Gastgebern/Hosts und Starten von Livestreams

   Nur die in diesem Gastgeber-Feld eingetragenen User sind dazu berechtigt, in Vbrick Rev den Webcast sowie in der Webex-Desktop-App das Live-Streaming für diesen erstellten Webcast zu starten (sofern diese User generell für das Live-Streaming in Webex freigeschaltet sind).

7. Im Feld "Ereignistyp" wählen Sie aus, ob der Webcast nur "Privat" bzw. von einzeln auszuwählenden Usern, von allen registrierten Vbrick-Usern ("Alle Benutzer") oder auch von nicht-registrierten Usern, d.h. weltweit sichtbar ("Öffentlich") angesehen werden kann.
   

   Hinweis zu "öffentlichen" Webcasts

   Bitte wählen Sie "Öffentlich" nur in Ausnahmefällen und nach Rücksprache mit dem Supportteam aus, da in diesem Szenario datenschutzrechtliche und lizenztechnische Fragestellungen vorab geklärt werden müssen.

8. Nach Ausfüllen aller Felder Ihres Webcasts klicken Sie bitte rechts unten auf "Erstellen", wodurch der Webcast nun angelegt wird.

9. Nun erhalten Sie den Webcast-Link, den Sie mit Ihren Teilnehmenden teilen können. Bsp.-URL: https://fu-berlin.eu.vbrickrev.com/#/events/adf8976e-d787-4e03-8261-cd7aa9aae263 
   
   

   Hinweis zur Einbindung von Webcasts

   Webcasts können nicht (wie gewöhnliche Vbrick-Videos) in Drittsystemen wie LMS Blackboard eingebettet werden. Bei Webcasts ist nur eine einfache Verlinkung im Drittsystem möglich. Klicken die User darauf, werden Sie für die Wiedergabe des Webcast in die Videoplattform Vbrick Rev geleitet.

10. Eingeladene bzw. für den Webcast berechtigte User sehen diesen Webcast-Termin in Ihrem Ereignis-Kalender und erhalten zudem eine Mitteilung in der horizontalen Menüleiste.
    Ist der Webcast auf "Öffentlich" (unter Eintragstyp) eingestellt, so kann jeder Vbrick-User sowie auch nicht registrierte User den Webcast verfolgen. Öffentliche Webcasts können mit einem Passwort geschützt werden. Bitte beachten Sie bzgl. öffentlicher Webcasts den o. g. Hinweis.

Starten eines bestehenden (in Vbrick Rev angelegten) Webcast in Vbrick Rev und Webex Meetings/Events

Sofern der Webcast in Vbrick Rev vorab erstellt wurde, startet dieser auch automatisch, wenn Sie wie folgt in der Webex Desktop-App vorgehen:

1. In der Webex Desktop-App wird der Live-Stream gestartet. Hierzu müssen Sie sich erneut mit Ihrem FU-Account im angezeigten Dialogfenster anmelden.
   
   
   

2. In der Webex Desktop-App wird der bestehende (bereits in Rev angelegte) Webcast (sog. Haupt-Ereignis) ausgewählt.
   
   

   Hinweis zur Auswahl von bestehenden Webcasts

   Haben Sie keine Lobby-Zeit (d. h. den Wert "0" in der Webcast-Einstellung eingegeben), so können Sie den Live-Stream innerhalb der Webex-Desktop-App erst ab der eingetragenen Webcast-Startzeit innerhalb des Webex Meetings/Events auswählen und starten. Anschließend beginnt Vbrick-Webcast automatisch.

   Haben Sie beim Erstellen des Webcast eine Lobby-Zeit definiert, so kann der Live-Stream innerhalb der Webex-Desktop-App ab Beginn der Lobby-Zeit ausgewählt und gestartet werden (wodurch anschließend der Vbrick-Webcast automatisch startet).

   Alternativ können Sie auch die Einstellung "Vorproduktion" verwenden, um den Live-Stream vor der angegebenen Webcast-Startzeit zu starten (und teamintern vor der Livepublikation zu testen).

3. In der Webex Desktop-App kann nun der Live-Stream (im RTMP-Verfahren) in die FU-Videoplattform Vbrick Rev gestartet werden.
   
   
   

4. Sind die obigen Arbeitsschritte durchgeführt wurden, startet innerhalb von Vbrick Rev automatisch der Webcast Ihres Webex Meetings.

   Hinweis zum Startzeitpunkt Ihres Livestreams

   Der Webcast kann in der Webex-Desktop-App (via der Live-Streaming-Option) auch vor der gespeicherten Webcast-Startzeit gestartet werden, sofern dies innerhalb der eingerichteten Lobby-Zeit (Zeitfenster für Beitreten der Teilnehmenden vor Ereignisbeginn) geschieht oder Sie die Option der Vorproduktion (Zeitfenster für einen Testlauf vor Ereignisbeginn) verwenden.

5. Die Webcast-Übertragung lässt sich jederzeit in Webex Meetings oder auch in Vbrick Rev beenden.
   
   
   
6. In Vbrick Rev können Sie die Übertragung zudem auch temporär pausieren.
   
7. In Vbrick Rev können Sie einige Einstellungsoptionen (nicht jedoch alle) während des aktiven Webcast ändern: https://portal.vbrick.com/help/rev/7290/index.html#page/UserFunctions/User_Events.5.24.html#ww1394718
   

Erstellen und Starten eines neuen Webcast in Webex Meetings/Events

Sie können Ihren Webcast alternativ auch in der Webex-Meetings-Desktop-App erstellen und starten, der anschließend in Vbrick Rev verfügbar ist.
Dieses Szenario eignet sich insbesondere für Ad-hoc-Webcasts, d.h. spontane/kurzfristige Liveübertragungen aus Webex Meetings in der Videoplattform Vbrick Rev.
Für eine sorgfältig geplante Webcast-Übertragung ist dieses Szenario nicht zu empfehlen.

Möchten Sie Ihren Webcast direkt in der Webex Desktop-App erstellen und starten, gehen Sie wie folgt vor:

1. In der Webex Desktop-App wird der Live-Stream gestartet. Hierzu müssen Sie sich erneut mit Ihrem FU-Account im angezeigten Dialogfenster anmelden.
   
   
   
2. In der Webex Desktop-App erstellen Sie nun einen neuen Webcast.
   
3. Geben Sie nun die grundlegenden Information zu Ihrem neuen Webcast ein.
   
4. Klicken Sie auf "Hauptereignis starten".
   
5. Klicken Sie auf "Streaming starten".
   
6. Der Webcast Ihres Webex Meetings wird nun in Vbrick Rev live an die berechtigten Vbrick-User übertragen.
7. Die Webcast-Übertragung können Sie jederzeit in Webex Meetings oder auch in Vbrick Rev beenden.
   
   
   
8. In Vbrick Rev können Sie die Übertragung zudem auch temporär pausieren.
   
9. In Vbrick Rev können Sie die einige, nicht alle Einstellungen während des aktiven Webcast ändern: https://portal.vbrick.com/help/rev/7290/index.html#page/UserFunctions/User_Events.5.24.html#ww1394718
   

Empfohlene Vorgehensweise

1. Planen Sie Ihren Webcast mit ausreichend zeitlichen Vorlauf und lassen Sie sich ggf. vom Supportteam dazu (frühzeitig) beraten, da kein zentraler Support für die Liveübertragung gewährleistet werden kann.
2. Da die Durchführung eines Webcast, welcher ein Webex Meeting/Event live überträgt, durchaus komplex ist, ist sehr zu empfehlen, die Aufgaben auf mehrere Mitarbeitende aufzuteilen. Teamintern sollte eine Person die technische Planung/Umsetzung sowie eine weitere Person die Moderation des Webex Meetings/Events sowie ggf. des Vbrick Webcasts (sofern dort interaktive Elemente zum Einsatz kommen) übernehmen.
3. Bevor Sie die Einstellungen Ihres geplanten Webcast eingeben, führen Sie mindestens (!) einen Webcast-Testlauf durch. Durch das Ausprobieren der verzahnten Abläufe zwischen Webex und Vbrick sowie die unterschiedlichen Einstellungsoptionen erhalten Sie wertvolle Erfahrungen und Erkenntnisse für die Durchführung Ihrer Liveveranstaltung. Simulieren Sie in diesem Testlauf die geplante Veranstaltung möglichst realitätsnah, bestenfalls auch mit mehreren Teilnehmenden.
4. Erstellen Sie den Webcast vorab in Vbrick Rev, speichern Sie alle gewünschten Einstellungen ab und teilen Sie den Link zum Vbrick-Webcast mit Ihren Teilnehmenden.
5. Verwenden Sie die Option "Lobby-Zeit" (15 Minuten haben sich bislang bewährt), damit (a) Ihre Teilnehmenden bereits vor Beginn der Veranstaltung in einen Vbrick-"Warteraum" gelangen und (b) Sie innerhalb der Webex-Desktop-Applikation dazu in der Lage sind, den Webcast ggf. auch vor der gespeicherten Startzeit zu beginnen.
6. Bestimmen Sie vorab, wer der/die Gastgeber/in des Webex Meetings/Events ist und testen Sie, ob diese/r dazu berechtigt ist, den Live-Streaminnerhalb der Webex-Desktop-App zu starten.
7. Wägen Sie genau ab, welche Teilnehmenden den Webcast innerhalb von Vbrick Rev verfolgen dürfen/sollen.
8. Setzen Sie interaktive Elemente wie Chat, Umfragen oder F&A ein, so ist für Ihren Webcast ein/e Moderator/in unerlässlich.
9. Starten Sie den Live-Stream in der Webex-Desktop-App zur Übertragung als Webcast in Vbrick Rev über die Auswahl des bestehenden Webcast in der Dialogmaske innerhalb von Webex Meetings/Events.