Erstellen eines neuen Webcast in Vbrick Rev
- Klicken Sie in Vbrick Rev in der horizontalen Menüleiste auf "Ereignisse.
- Wählen Sie nun im Kalender den Tag durch Klick auf das entsprechende Kalenderfeld aus, an dem Sie den Webcast durchführen möchten.
- Geben Sie die entsprechen Daten und Einstellungen zu Ihrem Webcast ein. Erläuterungen zu den einzelnen Feldern sind unter folgendem Link (auf englisch) aufgeführt:
https://portal.vbrick.com/help/rev/7290/index.html#page/UserFunctions/User_Events.5.02.html# - Geben Sie die Start- und Endzeit Ihres Webcast ein.Zu beachten ist, dass Sie den Webcast nur innerhalb der Webex-Desktop-Applikation starten können, wenn Sie sich innerhalb des angegebenen Zeitfensters befinden - außer Sie befinden sich innerhalb der "Lobby-Zeit" (siehe nächsten Absatz), in der ein Starten des Webcasts bereits VOR der eingegebenen Startzeit möglich ist. Zwar läuft der Webcast nach der eingegebenen Endzeit weiter, jedoch ist ein Starten in der Webex-Desktop-Applikation NACH der Endzeit des Webcasts nicht mehr möglich.
Nutzen Sie in diesem Zusammenhang ggf. die Einstellungen Lobby-Zeit (Zeitfenster für Beitreten der Teilnehmenden vor Ereignisbeginn sowie für das Starten des Webcasts) und/oder Vorproduktion (Zeitfenster für einen Testlauf vor Ereignisbeginn mit ausgewählten Usern), um den Ablauf vor Beginn Ihres Webcasts zu organisieren.
Unter "Videoquelle" wählen Sie "Webex-Meeting-Stream" aus.
Hier finden Sie weitere Infos zu diesem Auswahlfeld: https://portal.vbrick.com/help/rev/7290/index.html#page/UserFunctions/User_Events.5.02.html#ww1393587
Hinweis zur Videoquelle
Mit dem Auswahlfeld "Präsentation" kann die Liveübertragung aus einem Hörsaal/Raum der Freien Universität realisiert werden, was jedoch nur die Vbrick-Systemadministratoren durchführen können. Daher wählen Sie hier bitte NICHT "Präsentation", sondern "Webex-Meeting-Stream" aus.
Das Feld "Videoadresse" zur Eingabe einer Videokonferenz-SIP-Adresse ist aktuell deaktiviert und bitte nicht zu verwenden.
Unter "Hosts und Moderatoren" geben Sie den oder max. 3 Gastgeber (Hosts) dieser Veranstaltung ein. Der Webcast-Host kann einen angelegten Vbrick-Webcast verwalten und den Live-Stream in der Webex-Desktop-Applikation starten. Der Vbrick-User, der den Webcast in Vbrick anlegt, ist standardmäßig ein Host des Webcasts.
Hinweis: Der zuerst hinzugefügte Host der Veranstaltung ist der "Eigentümer" der Veranstaltung (und erscheint als Ergebnis als letzter in der Gastgeberliste, wenn mehr als ein Gastgeber hinzugefügt wird).
Achtung: Der/die Webcasts-Host/s ist/sind nicht gleichzeitig Webex-Host/s. Dies muss in Webex eingestellt werden.
Hier finden Sie weitere Infos zu diesem Auswahlfeld: https://portal.vbrick.com/help/rev/7290/UserFunctions/User_Events.5.14.html#ww1394326
Hinweis zu Gastgebern/Hosts und Starten von Livestreams
Nur die in diesem Gastgeber-Feld eingetragenen User sind dazu berechtigt, in Vbrick Rev den Webcast sowie in der Webex-Desktop-App das Live-Streaming für diesen erstellten Webcast zu starten (sofern diese User generell für das Live-Streaming in Webex freigeschaltet sind). Bitte beachten Sie dabei: Nur der Webex-Gastgeber eines Webex Meetings/Events (und nicht der Webex-Mitgastgeber) kann den Live-Stream und somit den Vbrick-Webcast starten.
Im Feld "Ereignistyp" wählen Sie aus, ob der Webcast nur "Privat" bzw. von einzeln auszuwählenden Usern, von allen registrierten Vbrick-Usern ("Alle Benutzer") oder auch von nicht-registrierten Usern, d.h. weltweit sichtbar ("Öffentlich") angesehen werden kann.
Dieses Auswahlfeld hat auch Einfluss auf die Vbrick-Videoaufzeichnung Ihres Webcasts, falls Sie diese in Vbrick Rev aktiviert haben: Für das Video wird automatisch der selbe Eintragstyp gewählt wie für den Webcast.
Hinweis zu "öffentlichen" Webcasts
Bitte wählen Sie "Öffentlich" nur in Ausnahmefällen und nach Rücksprache mit dem Supportteam (digitale-lehre@fu-berlin.de) aus, da in diesem Szenario datenschutzrechtliche und lizenztechnische Fragestellungen vorab zu klären sind.
Nach Ausfüllen aller Felder Ihres Webcasts klicken Sie bitte rechts unten auf "Erstellen", wodurch der Webcast nun angelegt wird.
Nun erhalten Sie den Webcast-Link, den Sie mit Ihren Teilnehmenden teilen können. Bsp.-URL: https://fu-berlin.eu.vbrickrev.com/#/events/adf8976e-d787-4e03-8261-cd7aa9aae263
Hinweis zur Einbindung von Webcasts
Bitte beachten Sie, dass Ihr Vbrick-Webcast (im Gegensatz zu Vbrick-Videos) nicht in weiteren Publikationssystemen wie LMS Blackboard oder CMS eingebunden werden kann (kein embedding) . Sie können in den Publikationssystemen lediglich den Link zu Ihrem Webcast hinterlegen. Nach Klick auf diesen Link landen die User zur Wiedergabe des Webcasts in der Videoplattform Vbrick Rev.
- Eingeladene bzw. für den Webcast berechtigte User sehen diesen Webcast-Termin in Ihrem Ereignis-Kalender und erhalten zudem eine Mitteilung in der horizontalen Menüleiste.
Ist der Webcast auf "Öffentlich" (unter Eintragstyp) eingestellt, so kann jeder Vbrick-User sowie auch nicht registrierte User den Webcast verfolgen. Öffentliche Webcasts können mit einem Passwort geschützt werden. Bitte beachten Sie bzgl. öffentlicher Webcasts den o. g. Hinweis.
Starten eines bestehenden (in Vbrick Rev angelegten) Webcast in Vbrick Rev und Webex Meetings/Events
Sofern der Webcast in Vbrick Rev vorab erstellt wurde, startet dieser auch automatisch, wenn Sie wie folgt in der Webex Desktop-App vorgehen:
- In der Webex Desktop-App wird der Live-Stream gestartet. Hierzu müssen Sie sich erneut mit Ihrem FU-Account im angezeigten Dialogfenster anmelden.
In der Webex Desktop-App wird der bestehende (bereits in Rev angelegte) Webcast ausgewählt.
Starten Sie den Vbrick-Webcast, so erscheint die Meldung "Hauptereignis starten". Beginnen Sie die geplante Vorproduktion, wird der Button "Vorproduktion starten" eingeblendet.
Hinweis zur Auswahl von bestehenden Webcasts
Haben Sie keine Lobby-Zeit (d. h. den Wert "0" in der Webcast-Einstellung eingegeben), so können Sie den Live-Stream innerhalb der Webex-Desktop-App erst ab der eingetragenen Webcast-Startzeit innerhalb des Webex Meetings/Events auswählen und starten. Anschließend beginnt Vbrick-Webcast automatisch.
Haben Sie beim Erstellen des Webcast eine Lobby-Zeit definiert, so kann der Live-Stream innerhalb der Webex-Desktop-App ab Beginn der Lobby-Zeit ausgewählt und gestartet werden (wodurch anschließend der Vbrick-Webcast automatisch startet).
Alternativ können Sie auch die Einstellung "Vorproduktion" verwenden, um den Live-Stream vor der angegebenen Webcast-Startzeit (innerhalb des eingestellten Zeitrahmens der Vorproduktion) zu starten (und teamintern vor der Livepublikation zu testen).
- In der Webex Desktop-App kann nun der Live-Stream (im RTMP-Verfahren) in die FU-Videoplattform Vbrick Rev gestartet werden.
Sind die obigen Arbeitsschritte durchgeführt wurden, startet innerhalb von Vbrick Rev automatisch der Webcast Ihres Webex Meetings.
Hinweis zum Startzeitpunkt Ihres Livestreams
Der Webcast kann in der Webex-Desktop-App (via der Live-Streaming-Option) auch vor der gespeicherten Webcast-Startzeit gestartet werden, sofern dies innerhalb der eingerichteten Lobby-Zeit (Zeitfenster für Beitreten der Teilnehmenden vor Ereignisbeginn) geschieht oder Sie die Option der Vorproduktion (Zeitfenster für einen Testlauf vor Ereignisbeginn) verwenden.
- Die Webcast-Übertragung lässt sich jederzeit in Webex Meetings oder auch in Vbrick Rev beenden.
- In Vbrick Rev können Sie die Übertragung zudem auch temporär pausieren.
- In Vbrick Rev können Sie einige Einstellungsoptionen (nicht jedoch alle) während des aktiven Webcast ändern: https://portal.vbrick.com/help/rev/7290/index.html#page/UserFunctions/User_Events.5.24.html#ww1394718
Erstellen und Starten eines neuen Webcast in Webex Meetings/Events
Sie können Ihren Webcast alternativ auch in der Webex-Meetings-Desktop-App erstellen und starten, der anschließend in Vbrick Rev verfügbar ist.
Dieses Szenario eignet sich insbesondere für Ad-hoc-Webcasts, d.h. spontane/kurzfristige Liveübertragungen aus Webex Meetings in der Videoplattform Vbrick Rev.
Für eine sorgfältig geplante Webcast-Übertragung ist dieses Szenario nicht zu empfehlen.
Möchten Sie Ihren Webcast direkt in der Webex Desktop-App erstellen und starten, gehen Sie wie folgt vor:
- In der Webex Desktop-App wird der Live-Stream gestartet. Hierzu müssen Sie sich erneut mit Ihrem FU-Account im angezeigten Dialogfenster anmelden.
- In der Webex Desktop-App erstellen Sie nun einen neuen Webcast.
- Geben Sie nun die grundlegenden Information zu Ihrem neuen Webcast ein.
- Klicken Sie auf "Hauptereignis starten".
- Klicken Sie auf "Streaming starten".
- Der Webcast Ihres Webex Meetings wird nun in Vbrick Rev live an die berechtigten Vbrick-User übertragen.
- Die Webcast-Übertragung können Sie jederzeit in Webex Meetings oder auch in Vbrick Rev beenden.
- In Vbrick Rev können Sie die Übertragung zudem auch temporär pausieren.
- In Vbrick Rev können Sie die einige, nicht alle Einstellungen während des aktiven Webcast ändern: https://portal.vbrick.com/help/rev/7290/index.html#page/UserFunctions/User_Events.5.24.html#ww1394718
Empfohlene Vorgehensweise
- Planen Sie Ihren Webcast mit ausreichend zeitlichen Vorlauf und lassen Sie sich ggf. vom Supportteam (digitale-lehre@fu-berlin.de) frühzeitig informieren und beraten. Ein zentraler Support für die Liveübertragung kann nicht gewährleistet werden. Bitte berücksichtigen Sie dabei auch die rechtlichen Hinweise.
Hinweis: Prüfen Sie, ob ein Webcast das richtige Übertragungsfomat für Ihre Veranstaltung darstellt. Zentral dabei ist die Frage, welcher Nutzerkreis mit welchen Interaktionsformen mit der Liveübertragung erreicht werden soll. - Da die Durchführung eines Webcast (Liveübertragung eines Webex Meetings/Event) durchaus komplex ist, ist es sehr zu empfehlen, die Aufgaben auf mehrere Mitarbeitende zu verteilen. Teamintern sollte eine Person die technische Planung/Umsetzung sowie eine weitere Person die inhaltliche Moderation des Webex Meetings/Events sowie ggf. des Vbrick Webcasts (sofern dort interaktive Elemente zum Einsatz kommen) übernehmen.
- Bevor Sie Ihren Webcast erstellen und die Teilnehmenden einladen, führen Sie mindestens (!) einen Webcast-Testlauf durch. Durch das Ausprobieren der verzahnten Abläufe zwischen Webex und Vbrick sowie die zahlreichen Einstellungsoptionen gewinnen Sie wertvolle Erfahrungen und Erkenntnisse für die bestmögliche Durchführung Ihrer Liveveranstaltung. Simulieren Sie in diesem Testlauf die geplante Veranstaltung möglichst realitätsnah, bestenfalls auch mit mehreren Teilnehmenden. Passen Sie Ihre Webcast-Planung anschließend entsprechend an.
Tipp: War Ihr Webcast-Testlauf erfolgreich, so können Sie nach Beendigung des Webcasts mit dem Button "Webcast duplizieren" diesen als Vorlage für Ihren nächsten Webcast auswählen, wobei Sie natürlich u. a. die Start- und Endzeiten neu definieren sollten. - Behalten Sie bei jedem Webcast-Vorhaben ein "Fallback-Szenario" bereit, um auf technische Probleme mit Ihrem Vbrick-Webcast adäquat reagieren zu können. Bspw. können Sie Ihre Webex-Veranstaltung zusätzlich aufzeichnen, sodass Sie diese im Nachinein als Video online und zeitunabhängig Ihren Teilnehmenden bereitstellen können.
- Erstellen Sie den Webcast vorab in Vbrick Rev (u. a. Datum und Uhrzeiten), speichern Sie alle gewünschten Einstellungen ab und teilen Sie den Link zum Vbrick-Webcast mit Ihren Teilnehmenden.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der Vbrick-Webcast nicht (im Gegensatz zu Vbrick-Videos) in weiteren Publikationssystemen wie LMS Blackboard oder CMS eingebunden werden kann (kein embedding möglich). In den Publikationssystemen können Sie lediglich den Link zu Ihrem Webcast hinterlegen. Nach Klick auf diesen Link landen die User zur Wiedergabe des Webcasts in der Videoplattform Vbrick Rev. - Verwenden Sie die Option "Lobby-Zeit" (15 Minuten haben sich bislang bewährt), damit (a) Ihre Teilnehmenden bereits vor Beginn der Veranstaltung in einen Vbrick-"Warteraum" gelangen und (b) Sie innerhalb der Webex-Desktop-Applikation dazu in der Lage sind, den Webcast ggf. auch vor der gespeicherten Startzeit zu beginnen.
- Bestimmen Sie vorab, wer der/die Gastgeber/in (Host) des Webex Meetings/Events ist und testen Sie, ob diese/r dazu berechtigt ist, den Live-Stream innerhalb der Webex-Desktop-App zu starten sowie zu beenden. Denn nur der in der Webcast-Einstellung ausgewählte Host ist dazu berechtigt, den Live-Stream in der Webex-Desktop-App zu initiieren und somit die Webcast-Übertragung zu starten. Des Weiteren legen Sie fest, wer im Falle eingesetzter interaktiver Elemente in Ihrem Webcast die Moderatoren/innen-Rolle übernimmt.
Tipp: Sie können in der Webcast-Einstellung bis zu 3 Gastgeber/innen auswählen, sodass die Aufgaben für die Webcast-Umsetzung auf mehreren Schultern verteilt werden kann. Diese ausgewählten User sollten zudem auch Gastgeber bzw. Mitgastgeber im angesetzten Webex Meetings/Events sein. Nur der Webex-Gastgeber eines Webex Meetings/Events (und nicht der Webex-Mitgastgeber) kann den Live-Stream und somit den Vbrick-Webcast starten. - Wägen Sie genau ab, welche Teilnehmenden den Webcast innerhalb von Vbrick Rev verfolgen dürfen/sollen.
Hinweis: Bitte wählen Sie "Öffentlich" nur in Ausnahmefällen und nach Rücksprache mit dem Supportteam (digitale-lehre@fu-berlin.de) aus, da in diesem Szenario datenschutzrechtliche und lizenztechnische Fragestellungen vorab zu klären sind. - Setzen Sie interaktive Elemente wie Chat, Umfragen oder F&A in Ihrem Webcast nur ein, wenn Sie für Ihre Liveveranstaltung eine/n Moderator/in zur Verfügung haben.
Tipp: Die interaktiven Funktionen sollten vorab hinreichend getestet werden. - Starten Sie den Live-Stream in der Webex-Desktop-App zur Übertragung als Webcast in Vbrick Rev, in dem Sie (als für den Webcast ausgewählte/n Gastgeber/in) innerhalb von Webex Meetings/Events in der Dialogmaske "Live-Streaming starten" den bestehenden Webcast auswählen und (als "Haupt-Ereignis") starten.
Wenn die Veranstaltung vorbei ist, beenden Sie zunächst in Vbrick Rev Ihre Webcast. Anschließend wird in Webex Meetings der Live-Stream automatisch beendet.
Weiterführende Hinweise
Hinweise zu den Vbrick-Webcast-Meldungen
Wenn der Vbrick-Webcast die Meldung "The Webex Meeting host is not currently live streaming." bzw. "Der Host des Webex-Meetings ist derzeit nicht im Live-Streaming." anzeigt, ist das Live-Streaming in der Webex-Desktop-App durch den Gastgeber/Host nicht gestartet, unterbrochen oder beendet.
Wird dagegen im Vbrick-Webcast die Meldung "This event has ended or is experiencing technical difficulty." bzw. "Dieses Ereignis ist beendet oder hat technische Schwierigkeiten." oder "Das Ereignis wurde beendet." angezeigt, so wurde in Vbrick Rev der Webcast beendet.
Sehen Sie die Vbrick-Webcast-Meldung "Please stand by for the broadcast." bzw. "Bitte stehen Sie für die Übertragung bereit.", wurde der Webcast vom Veranstalter pausiert und wird voraussichtlich in kurzer Zeit wieder fortgesetzt.
"The event will start soon." bzw. "Das Ereignis wird bald beginnen." zeigt an, dass der Webcast sich in der Lobby-Zeit befindet und bald startet.
Erscheint die Meldung "Nicht autorisiert" bzw. "Unauthorised", haben Sie keine Zugangsberechtigung zu diesem Webcast oder dieser Webcast existiert nicht (mehr) bzw. wurde gelöscht.
Hinweis zu den Layouts der Webex-Aufzeichnungen
Die auf der Webex-Plattform ausgewählten Webex-Aufzeichnungslayouts entscheiden darüber, wie das Layout des Livestreams im Vbrick-Webcast gestaltet wird bzw. wie der Webcast in Vbrick mit Blick auf die aktiven und nicht-aktiven Sprecher/innen sowie den ggf. geteilten Inhalt aussieht.
Loggen Sie sich mit Ihrem FU-Account in die Webex-Plattform ein: https://fu-berlin.webex.com . Gehen Sie auf "Einstellungen" und klicken Sie auf "Aufzeichnung". Hier können Sie nun das für Sie passende generelle Aufzeichnungslayout für Ihre Webex-Aufzeichnungen einstellen.
Die hier getroffenen und gespeicherten Einstellungen gelten sowohl für Webex Meetings als auch für Webex Events. Die Einstellungen sollten jeweils von der Person getroffen werden, die Gastgeber der Webex-Veranstaltung ist und die die Aufzeichnung durchführt. Für einen Vortrag mit oder ohne freigegebene Inhalte eignet sich in der Regel die "Aktive-Sprecher-Ansicht".
Weiterführende Infos zu Webex-Vbrick-Webcasts
