Über den Menüpunkt "Meetings" 
gelangen Sie zum Webex Meetings-Kalender. Dieser integriert die Videokonferenz-Funktion von "Webex Meetings" in die Webex-Anwendung.
Im Hauptbereich des Fensters finden Sie oben den Link zu Ihrem persönlichen Raum sowie drei Buttons mit der Möglichkeit, ein Meeting zu starten, einem Meeting beizutreten oder ein Meeting anzusetzen. Darunter befindet sich der Kalender, der alle Webex Meetings auflistet, die Sie selbst geplant haben oder zu denen Sie eingeladen wurden.
Ein Meeting starten
Der Klick auf "Ein Meeting starten" öffnet den eigenen, persönlichen Raum. Sollten Teilnehmende noch den Zugang benötigen, kann der Link hierzu oben links im Hauptbereich mit einem Klick auf das Kopieren-Symbol in die Zwischenablage gespeichert und via Chat oder Mail an die gewünschten Teilnehmenden geschickt werden.
Mit "Ein Meeting starten" kann schnell und unkompliziert eine Videokonferenz gestartet werden, beispielsweise um einen größeren Funktionsumfang zur Verfügung zu haben, als dies bei den Videoanrufen der Fall wäre.
Einem Meeting beitreten
Unter "Einem Meeting beitreten" können Meetings besucht werden, die von anderen Personen angeboten werden. Um einem Meeting in einem persönlichen Raum beizutreten, suchen Sie am besten nach dem Namen der Person oder geben im Suchfeld den Raumlink ein. Angesetzten Meetings können Sie über die Meeting-Kennnummer oder den Meeting-Link beitreten, die Ihnen der Gastgeber des Meetings bereitgestellt hat.
Meeting ansetzen
Unter "Meeting ansetzen" können Meetings für einen späteren Zeitpunkt geplant werden. Die genaue Funktionsweise hängt davon ab, welche Einstellungen Sie in Ihrer Webex App bei "Meetings">"Meetings ansetzen" gewählt haben, bspw. "Microsoft Outlook" oder den "Webex-App-Planer". Unabhängig vom gewählten Programm werden Ihnen die von Ihnen geplanten Meetings im Webex Meetings-Kalender angezeigt.
Im Folgenden wird das Ansetzen mit dem "Webex-App-Planer" beschrieben.
Webex-App-Planer vs. FU-Webex-Site
Der Webex-App-Planer ermöglicht das Ansetzen von Meetings direkt in der Webex App. Er bietet aktuell jedoch noch nicht alle Einstellungsmöglichkeiten, die Sie auf der FU-Webex-Site vorfinden. Insbesondere können Sie hiermit nur einmalige Meetings, jedoch keine wiederholenden Meetings ansetzen. Weiterhin sind bspw. Funktionen wie Simultandolmetschen hier bislang nicht verfügbar. Für den vollständigen Einstellungs-Umfang empfehlen wir das Ansetzen über die FU-Webex-Site. Sie erreichen diese ab Anfang März direkt aus dem Webex-App-Planer heraus über den Link oben rechts "Mithilfe der Webex-Site ansetzen" (ohne weiteres Login).
Bitte beachten Sie außerdem:
Meetings, die Sie über die FU-Webex-Site angesetzt haben, werden zwar im Webex Meetings-Kalender angezeigt, können jedoch nur auf der FU-Webex-Site bearbeitet werden.
Meetings, die über den "Webex-App-Planer" direkt in Webex angesetzt wurden, werden hingegen zwar auch auf der FU-Webex-Site angezeigt, können jedoch nicht dort, sondern nur im "Webex-App-Planer" bearbeitet werden.
- Klicken Sie auf Meeting ansetzen.
- Wenn Sie zur FU-Webex-Site wechseln möchten, klicken Sie auf den Link "Mithilfe der Webex-Site ansetzen", und planen Ihr Meeting wie gewohnt.
' - Anderenfalls füllen Sie nun das Ansetz-Formular aus:
Benennen Sie das Meeting mit einem Namen oder Thema und tragen Datum und Uhrzeit des Termins ein. Sie können außerdem das Passwort anpassen und und eine Beschreibung hinzufügen. Sie können für das Meeting entweder einen einmaligen Meeting-Link erzeugen oder Ihren persönlichen Raum verwenden. Teilnehmende Personen können im zentralen Feld rechts über den Namen (nur FU-Angehörige) oder die E-Mail-Adresse eingetragen werden und erhalten dann nach dem Speichern eine Einladungs-E-Mail mit dem Termin und den Zugangsdaten.
- In den erweiterten Einstellungen können noch Änderungen für die Audioeinstellungen sowie Optionen zum Ansetzen vorgenommen werden, z.B. ab wann die Teilnehmenden dem Meeting beitreten dürfen oder ob Teilgruppen aktiviert werden sollen.
Kehren Sie anschließend über den kleinen Pfeil oben links zurück zum Hauptfenster "Meeting ansetzen".
- Wenn alle relevanten Einstellungen vorgenommen sind, speichern Sie per Klick auf den Button "Planung".
- Das Meeting wird nun im Webex Meetings Kalender angezeigt. Per Klick auf das Meeting können Sie sich die Informationen anzeigen lassen, das Meeting ggf. bearbeiten oder löschen.
