Adresseneingabe

Prinzipiell ist die Adresseingabe in die vorhandene Outlookmaske die Sie über im Reiter 'Start' über 'Kontakt' - 'Neuer Kontakt' erreichen, einfach

• Füllen Sie das Feld Name nach Ihren Wünschen.
  Siehe auch 'Nachname vor Vorname'
  (Strg+Linksklick öffnet eine neue Registerkarte bei Erhalt des Ursprungs)
• Ich empfehle Nachname; Titel Vorname
• Ergänzen Sie den automatischen unter 'Speichern unter:' entstandenen Eintrag aus 'Nachname, Vorname' bei Bedarf

Will man Outlook später als Adressquelle für die tägliche Bürokorrespondenz d.h. das normgerechte Briefeschreiben (8-zeiliges Adressfeld zuzüglich Grußformel) nutzen, müssen aber einige Outlookfelder "mißbraucht" werden

Das Feld 'Firma' ist existenziell und muß besondere Beachtung finden!
Grundsätzlich werden 2 verschiedene Arten von Adressaten unterschieden. Personen mit oder ohne Firmenzugehörigkeit.

Handelt es sich um eine Person mit Firmenzugehörigkeit

• tragen Sie im Feld 'Firma' den Namen der Firma ein
• erhält das Feld 'IM-Adresse' die Anrede der betreffenden Person z.B. Herrn
• fügen Sie im Bereich Adressen 'Geschäftlich' unter 'Land/Region' das Länderkürzel z.B. D ein, sofern das auf dem Brief erscheinen soll.

Handelt es sich um einen Kontakt ohne Firmenzugehörigkeit

• tragen Sie in diesem Fall im Feld 'Firma' die Anrede der betreffenden Person ein. Nur dann erscheint die Anrede abgesetzt über dem Namen!
  Wenn Sie die Anrede in diesem Fall im Feld 'IM-Feld' eingeben erscheint die Anrede später nicht über sondern in einer Zeile vor dem Namen.

Den Detailbereich der Adresse können Sie konventionell aber auch individualisiert nutzen:

• Klicken Sie auf 'Anzeigen' - 'Details' um in den Detailbereich der Adresskartei zu gelangen
  Sofern Sie über einen ausreichend großen Monitor verfügen, erscheint der Button 'Details' rechts neben 'Anzeigen' .

• Im Feld 'Abteilung' geben Sie die entsprechenden Informationen ein.
• Geben Sie im Feld 'Spitzname' ja ein, wenn Sie den Namen des Adressaten im Adressfeld vor dem Firmennamen gesetzt haben wollen
• Im Feld 'Beruf' geben Sie Lieferanweisungen ein, die später ebenfalls im Adressfeld erscheinen sollen.

Um Adressaten später anhand von Gruppenzugehörigkeiten leichter wiederzufinden zu können müssen Sie Keywords vergeben

• Geben Sie im Feld 'Vorgesetze(r)' sinnvolle Schlüsselbegriffe wie z.B.
  Gefü = Geschäftsführende Direktoren und Institutsleiter
  DVB = DV-Beauftragte
  usw. ein.