Was in einem bestimmten Zeitraum zu erledigen ist, hängt davon ab, was Sie in welchem Zeitraum erreichen möchten. Reflektieren Sie Ihre Zielsetzungen und überprüfen Sie die Wege dorthin. Wenn Sie eine Übersicht über zu erledigende Aufgaben, Teilziele und Zeitstrecken haben, stehen Sie vor der Aufgabe, Ihre nächsten Arbeitstage sinnvoll zu planen. Nicht alles hat die gleiche Wichtigkeit und nicht alles hat die gleiche Dringlichkeit. Sie tun also gut daran, für kürzere Zeitspannen, z.B. den Zeitraum einer Woche, zu entscheiden, welche Aufgaben besonders wichtig und welche vordringlich sind.
Sie können einzelne Vorhaben, die auf Ihrer To-do-Liste vermerkt sind mit verschiedenen Farben markieren, oder aber das sogenannte „Eisenhower Quadrat“ nutzen. Wenn Sie die Aufgaben in die vier vorgesehenen Unterkategorien einordnen, sind Sie gezwungen, sich darüber Gedanken zu machen, wie wichtig und wie dringlich die einzelnen Aufgaben sind. Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig und nicht alle können Sie in der gleichen Zeitspanne erledigen.
Damit Sie Übersicht darüber bewahren, was in bestimmten Zeiträumen an Arbeit ansteht, sollten Sie solch ein Quadrat immer wieder neu für bestimmte Zeitspannen anfertigen. Was im Mai nicht dringlich ist, kann im Juli durchaus dringlich sein. Es ist sinnvoll Projektplanungen in gewissen Zeiträumen zu aktualisieren und die Prioritäten neu zu bedenken und mit den Erfordernissen anderer Vorhaben und Projekte abzustimmen.
