Seit Version 40.11 können Sie in Webex Meetingsbereits beim Ansetzen eines Meetings bzw. einer Meeting-Serie (Meeting mit Wiederholungen) Teilgruppen-Sitzungen definieren und Teilnehmende den Gruppen zuweisen. Dies ist bspw. hilfreich, wenn Sie während des gesamten Semesters mit festen Gruppen arbeiten möchten. Sie können die entsprechenden Einstellungen auch in bestehenden Meetings oder Meeting-Serien vornehmen.
DieZuweisung der Teilnehmenden können Sie als Gastgeber eines Meetingsauf zwei verschiedenen Wegenvornehmen:
Sie laden die Teilnehmenden über Webex ein und erstellen dieZuweisungdannauf Basis der Einladungenautomatisch oder manuell.
Sie laden eineCSV-Datei mit den Zuweisungen(Gruppen und E-Mail-Adressen der Teilnehmenden) hoch. Die Teilnehmenden, die in der Datei enthalten sind, werden damit automatisch zum Meeting eingeladen.
Für beide Wege finden Sie unten ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
Sie können sowohl bei der Einrichtung der Teilgruppen-Sitzungen als auch später im Meeting noch Änderungen an den Gruppen bzw. der Gruppenzusammensetzung vornehmen.
Auch wenn Sie Gruppen vordefinieren, haben Sie im Meeting selbst die Möglichkeit, mit beliebigen weiteren Gruppenzusammensetzungen zu arbeiten. Die vorab definierten Gruppen bleiben immer verfügbar, sodass Sie z.B. zwischen kurzen Austauschphasen mit automatischer Zuordnung zu 2er- oder 3er-Gruppen und längeren Gruppenarbeitsphasen in den vordefinierten Gruppen wechseln können. Nähere Informationen hierzu finden Sie unten bei Anleitung 3 "Mit vorab erstellten Teilgruppen arbeiten".
Wichtig:Die Vorab-Zuweisung funktioniert nur, wenn die Teilnehmendenmit denE-Mail-Adressen beitreten, mit denen sie von Ihneneingeladenund zugewiesen wurden! Im Bedarfsfall können Sie einzelne Einladungen später auch wieder löschen und die entsprechende Person mit einer anderen Mail-Adresse erneut einladen und zuweisen.
Alternativ können Sie auch nur die dauerhaften Gruppen vorab einrichten, ohne Teilnehmende einzuladen (vgl. Anleitung 1, Schritt 1-4. In diesem Fall ist es egal, ob Sie bei Schritt 3 "automatisch" oder "manuell" erstellen wählen, da ja keine Teilnehmenden vorhanden sind). Im Meeting selbst öffnen Sie dann diese vorab erstellten Gruppen, sodass die Teilnehmenden ihrer jeweiligen Gruppe einfach eigenständig beitreten können (vgl. Teilnehmende treten selbst Teilgruppen bei, Schritt 4, Einstellung "Jeder kann allen Sitzungen beitreten").
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Setzen Sie auf Ihrer Webex-Site unterhttps://fu-berlin.webex.comeinneues Meetingan (per Klick auf "Termin ansetzen") oder gehen Sie zum Punkt "Meetings" und wählen dort dasgewünschte Meetingper Klick auf den Namen aus (ggf. müssen Sie die Datumseinstellungen anpassen, um ein in der Zukunft liegendes Meeting zu finden). Laden Sie unter dem Punkt "Teilnehmer" Ihre Teilnehmenden ein, klicken Sie dann auf "Erweiterte Optionen anzeigen" und "Optionen zum Ansetzen".
Gehen Sie hier zum Punkt "Teilgruppen-Sitzungen", setzen das Häkchen bei "Teilgruppen-Sitzungen aktivieren" und klicken nun auf "Vorab zu Teilgruppen-Sitzungen zuweisen".
Es öffnet sich ein Fenstermit dem Titel "Vorabzuweisung zur Teilgruppen-Sitzung". Sie haben nun zwei Möglichkeiten, neue Teilgruppen zu erstellen: manuelloderautomatisch. Bei der manuellen Zuweisung entscheiden Sie selbst über die Gruppenzusammensetzung, bei der automatischen werden die Teilnehmer durch Webex zugewiesen. Dabei haben Sie im Anschluss natürlich weiterhin die Möglichkeit, Teilnehmende zu verschieben und Teilgruppen umzubenennen oder hinzuzufügen. Eingeladene Mitgastgeber werden nicht automatisch zugewiesen. Stellen Sie die Anzahl der gewünschten Teilsitzungen bzw. Gruppen ein, wählen Sie einen Zuweisungs-Modus aus und klicken Sie dann auf "Erstellen".
Die Teilgruppen-Sitzungen werden generiert Wenn Sie weitere Teilgruppen-Sitzungen erstellen möchten, klicken Sie auf den Button"Sitzung hinzufügen". Sie können die Teilgruppen-Sitzung individuell benennen. Sie haben auch die Möglichkeit, eine bestehende Teilgruppen-Sitzungumzubenennen oder zu löschen.Klicken Sie hierzu auf die3 Punkte neben dem Teilgruppen-Namen.(Achtung: der klickbare Bereich beschränkt sich genau auf die 3 Punkte!)
Auf der linken Seite des Zuweisungsfensters werden Ihnen die eingeladenen Teilnehmenden angezeigt. Sie können nun manuell Zuweisungen vornehmen, indem Sie eine oder mehrere Personen auswählen, auf "Zuweisen zu" klicken und dann die jeweilige Sitzung auswählen.
Bei derautomatischen Zuweisungsind die Teilnehmenden hier bereits den jeweiligen Gruppen zugewiesen. Personen in den Rollen "Gastgeber" und "Mitgastgeber" werden nicht automatisch zugewiesen.
Nachdem alle eingeladenen Teilnehmenden zugewiesen sind, können Sie bei Bedarf auch an dieser Stelle noch weitere Personen über den Button "Teilnehmer hinzufügen" zum Meeting einladen und direkt einer Gruppe zuweisen.
Eine bereits zugewiesene Person kann auchin eine andere Gruppe verschobenwerden. Wenn Sie eine Person anklicken, erscheinen rechts daneben drei Optionen, mit denen Sie die Personverschieben, mit einer anderen Personaustauschenoderentfernenkönnen.
Wenn Sie Ihre Zuweisung beendet haben, klicken Sie unten rechts auf "Erstellen".
Sie gelangen zurück zum Ansetz-Formular Ihres Meetings. Unter "Teilgruppen-Sitzungen" werden Ihnen hier nun noch einmal die Anzahl der Sitzungen sowie die der zugewiesenen Personen angezeigt. Wenn Sie alle weiteren Einstellungen für Ihr Meeting vorgenommen haben, klicken Sie ganz unten auf "Termin ansetzen" (oder auf "Speichern", sofern Sie einbestehendes Meetingbearbeiten).
Wenn Sie zu einemspäteren Zeitpunktnoch einmal dauerhafteÄnderungenan den Zuweisungen vornehmenoder neue Teilnehmende hinzufügenund zuweisen möchten, gehen Sie auf Ihrer Webex-Site unter https://fu-berlin.webex.comzum Punkt "Meetings" und wählen dort dasgewünschte Meetingper Klick auf den Namen aus (ggf. müssen Sie die Datumseinstellungen anpassen, um ein in der Zukunft liegendes Meeting zu finden).
Klicken Sie dann auf "Vorab zu Teilgruppen-Sitzungen zuweisen". Sie gelangen direkt zum Zuweisungsfenster, wo Sie Ihre Änderungen vornehmen bzw. wie unter Punkt 6. beschrieben weitere Teilnehmende einladen und den Teilgruppen-Sitzungen zuweisen können.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Setzen Sie auf Ihrer Webex-Site unterhttps://fu-berlin.webex.comeinneues Meetingan (per Klick auf "Termin ansetzen") oder gehen Sie zum Punkt "Meetings" und wählen dort dasgewünschte Meetingper Klick auf den Namen aus (ggf. müssen Sie die Datumseinstellungen anpassen, um ein in der Zukunft liegendes Meeting zu finden). Wenn Sie Ihre Teilnehmenden per CSV-Datei den Teilgruppen-Sitzungen zuweisen, müssen Sie diesenicht separat einladen.
Klicken Sie im Ansetz-Formular auf"Erweiterte Optionen anzeigen"und"Optionen zum Ansetzen".
Gehen Sie hier dann zum Punkt "Teilgruppen-Sitzungen", setzen das Häkchen bei "Teilgruppen-Sitzungen aktivieren" und klicken nun auf "Vorab zu Teilgruppen-Sitzungen zuweisen".
Es öffnet sich ein Fenstermit dem Titel "Vorabzuweisung zur Teilgruppen-Sitzung". Sie können die voreingestellten Optionen übernehmen und direkt auf "Erstellen" klicken.
Klicken Sie nun unten im linken Fensterbereich auf "Aus CSV importieren".
Laden Sie im sich öffnenden Fenster dieCSV-Formatvorlageherunter.
Um die Vorlagedatei bequem befüllen zu können, empfehlen wir, sie in Excel zu importieren. Öffnen Sie dazu Excel, klicken Sie auf den Reiter "Daten" und hier auf "Aus Text". Wählen Sie dann die heruntergeladene Dateitemplate.csv aus und klicken Sie auf "importieren". (Je nach verwendeter Office-Version kann das Vorgehen abweichen).
Sie werden nun durch mehrere Schritte geführt.
In Schritt 1 belassen Sie denDateityp"Getrennt" und klicken dann auf "Weiter". In Schritt 2 wählen Sie alsTrennzeichen"Komma" und gehen dann "Weiter". In Schritt 3 belassen Sie dasDatenformat der Spalten "Standard" und klicken dann auf "Fertig stellen". Belassen Sie dann im Fenster "Daten importieren" die Vorauswahl bei "Bestehendes Arbeitsblatt" und bestätigen Sie mit "OK".
Nun liegen die Daten im Tabellen-Format vor und Sie können Ihre individuellen Gruppen-Namen und die E-Mail-Adressen der zuzuweisenden Teilnehmenden eintragen.
Speichern Sie die Datei als CSV-Datei und laden Sie sie anschließend im noch geöffneten Webex-Import-Fenster hoch.
Sie können nun die Zuweisungen im Zuweisungs-Fenster noch bearbeiten und bspw. überzähligeTeilgruppen-Sitzungenlöschen, weitere Teilgruppensitzungenhinzufügensowie Teilnehmende verschieben,austauschenoderentfernen.
Wenn Sie mit Ihrer Zuweisung fertig sind, klicken Sie unten rechts auf "Erstellen".
Sie gelangen zurück zum Ansetz-Formular Ihres Meetings. Unter "Teilgruppen-Sitzungen" werden Ihnen hier nun noch einmal die Anzahl der Sitzungen sowie die der zugewiesenen Personen angezeigt. Wenn Sie alle weiteren Einstellungen für Ihr Meeting vorgenommen haben, klicken Sie ganz unten auf "Termin ansetzen" (oder auf "Speichern", sofern Sie einbestehendes Meetingbearbeiten).
Wenn Sie zu einemspäteren Zeitpunktnoch einmal dauerhafteÄnderungenan den Zuweisungen vornehmenoder neue Teilnehmende hinzufügenund zuweisen möchten, gehen Sie auf Ihrer Webex-Site unter https://fu-berlin.webex.comzum Punkt "Meetings" und wählen dort dasgewünschte Meetingper Klick auf den Namen aus (ggf. müssen Sie die Datumseinstellungen anpassen, um ein in der Zukunft liegendes Meeting zu finden).
Klicken Sie dann auf "Vorab zu Teilgruppen-Sitzungen zuweisen". Sie gelangen direkt zum Zuweisungsfenster, wo Sie Ihre Änderungen vornehmen, weitere Teilnehmende einladen und den Teilgruppen-Sitzungen zuweisen können.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Starten Sie Ihr Meeting zum vorgesehenen Zeitpunkt. Wenn Sie das Teilgruppen-Zuweisungs-Fenster per Klick auf den Button "Teilgruppen-Sitzungen" in der unteren Menüleiste öffnen, werden Sie sehen, dass die anwesenden Teilnehmenden den vorab definierten Gruppenbereits zugewiesensind. Teilnehmende, die dem Meeting nochnicht beigetretensind oder nicht mit der E-Mail-Adresse beigetreten sind, die Sie für die Einladung und Zuweisung verwendet haben, werden Ihnen in den Gruppen als "Nicht im Meeting" undausgegrautangezeigt.
Bevor Sie die Teilgruppen-Sitzungen starten, können Sie bei Bedarf nochÄnderungenvornehmen, bspw. Teilgruppen-Sitzungenhinzufügen, Personenverschieben,austauschenoderentfernen, ggf. nicht zugewiesene Personenzuweisen(1). Diese Änderungen gelten dann nur für das aktuelle Meeting! Dauerhaft wirksame Änderungen nehmen Sie wie oben beschriebenunter https://fu-berlin.webexim betreffenden Meeting vor.
Vergessen Sie nicht, dieEinstellungen der Teilgruppen-Sitzungen über den entsprechenden Button zu prüfen und ggf. anzupassen (2) - s. auchTeilgruppen-Sitzungen manuell oder automatisch erstellenunter Punkt 6. Klicken Sie dann unten rechts im Zuweisungs-Fenster auf "Teilgruppen-Sitzungen starten" (3).
Wenn Sie im Laufe des Meetings mit eineranderen Gruppenzusammensetzungarbeiten möchten, klicken Sie den Button "Zurücksetzen" an und dann auf "Alle Sitzungen zurücksetzen". Im sich öffnenden Fenster können Sie nun wieder die Anzahl der Teilsitzungen bzw. Gruppen und die Art der Zuweisung (automatisch oder manuell) wählen. Bestätigen Sie per Klick auf "Zurücksetzen", passen Ihre Einstellungen ggf. an und starten die Teilgruppen-Sitzungen wieder.
Um anschließenderneutmit denvorab zugewiesenen Gruppenzu arbeiten, klicken Sie wieder auf "Zurücksetzen" und nun auf "Vorab zugewiesene Sitzungen wiederherstellen".