Beim Ansetzen eines Meetings (oder auch beim nachträglichen Bearbeiten) können Sie unter dem Punkt "Registrierung" festlegen, ob Teilnehmende sich für die Veranstaltung vorab anmelden und durch Sie für die Teilnahme zugelassen werden müssen. Im Zuge der Registrierung können Sie mithilfe eines anpassbaren Registrierungsformulars auch zusätzliche Informationen von den Teilnehmenden erfragen, sodass sich diese Option insbesondere für (öffentliche) Veranstaltungen eignet. Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie die Teilnehmenden einladen, damit diesen die Informationen zur Registrierung in der Einladungs-Mail zugesendet werden können.
Setzen Sie diese Option auf "Keine", können die Teilnehmenden allein mithilfe der Meeting-Nummer und des Kennworts beitreten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Nachdem Sie die Basisinformationen für Ihr Meeting eingegeben und die Teilnehmenden eingeladen haben, klicken Sie auf "Erweiterte Optionen anzeigen" und dann auf "Optionen zum Ansetzen". Setzen Sie nun unter "Registrierung" ein Häkchen bei "Teilnehmer-Registrierung anfordern".
Bitte beachten Sie:- Die Teilnehmer-Registrierung kann nicht aktiviert werden, wenn Sie ein Meeting mit Wiederholungen ansetzen oder wenn die Option "
- Wenn Sie die Registrierungsanfragen automatisch genehmigen lassen möchten, setzen Sie das Häkchen bei "Alle Registrierungsanfragen automatisch genehmigen". Wenn Sie die einzelnen Anfragen selbst manuell genehmigen oder ablehnen möchten, setzen Sie kein Häkchen.
Bitte beachten Sie: bei manueller Genehmigung können Teilnehmende, die sich erst nach Start des Meetings registrieren, solange nicht beitreten, bis Sie die Registrierung genehmigt haben und die Teilnehmenden die Mail mit den Beitrittsinfos erhalten haben. - Über den Link "Registrierungsformular anpassen" können Sie optional die bei der Registrierung angeforderten Angaben (Name und E-Mail-Adresse) um weitere Punkte ergänzen.
Sie können aus den vorgegebenen Standardfragen (a) wählen und die gewünschten Fragen per Klick auf das +-Zeichen zu Ihrem Formular hinzufügen.
Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, eigene Fragen zu ergänzen per Klick auf den Link "Benutzerdefinierte Frage hinzufügen" (b).
- Bei den benutzerdefinierten Fragen können Sie zwischen folgenden Fragetypen auswählen:
Einzeiliges Textfeld, Optionsschaltflächen (nur eine Antwort möglich), Kontrollkästchen (mehrere Antworten möglich), Dropdownliste (nur eine Antwort möglich), Mehrzeiliges Textfeld.
Geben Sie nun Ihren Fragetext und ggf. die Antwortoptionen ein. Bei Textfeldern können Sie die Länge des Textfeldes (in Zeichen) konfigurieren. Sie können außerdem eine Frage verpflichtend machen, indem Sie ein Häkchen bei "Bei Bedarf festlegen" setzen. Klicken Sie dann auf "Hinzufügen". (Achtung, hierfür müssen Sie ggf. scrollen!)
- Über den Button "Vorschauformular" können Sie sich eine Vorschau Ihres Registrierungsformulars anzeigen lassen.
Bei Bedarf können Sie auch noch einzelne Fragen bearbeiten (Stift-Symbol) oder aus Ihrem Formular löschen (über den 3-Punkte-Button). Speichern Sie abschließend Ihr Formular.
- Vervollständigen Sie Ihre Eingaben im Meeting-Formular und setzen das Meeting an.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Die eingeladenden Teilnehmenden erhalten eine E-Mail mit dem Betreff: "Webex-Meeting-Einladung: [Name des Meetings]" mit Basisinfos zum Meeting sowie einem Link/Button "Registrieren".
- Nach Klick auf den Button gelangen die Teilnehmenden zum Registrierungsformular, wo sie die erforderlichen Angaben machen und per "Registrieren" bestätigen müssen.
Haben Sie die manuelle Registrierung gewählt, so erhalten die Teilnehmenden die Information, dass ihnen nach der Genehmigung der Registrierung die Meeting-Infos per Mail zugesendet werden (a).
Bei der automatischen Registrierung wird die Registrierung direkt bestätigt (b), eine E-Mail mit dem Betreff "Registrierung für Webex-Meeting genehmigt: [Name des Meetings]" und den Meeting-Infos wird direkt im Anschluss versendet.
- Zur manuellen Genehmigung der Registrierungen gehen Sie auf Ihrer Webex-Site unter https://fu-berlin.webex.com auf Meetings, wo Sie sich Ihre Veranstaltungen nach Terminen sortiert anzeigen lassen können. Klicken Sie bei Ihrem Meeting auf den Link "Registrierung" unterhalb des Meeting-Titels.
- Sie gelangen nun zu einer Seite, wo Sie die Registrierungen für Ihr Meeting verwalten können. Ihnen werden direkt die ausstehenden Registrierungen angezeigt, die einer Bestätigung bedürfen. Haken Sie die Personen an, deren Registrierung Sie bestätigen wollen, und klicken Sie auf "Akzeptieren". Personen, die Sie nicht in Ihrem Meeting haben wollen, können Sie entsprechend ablehnen.
- Die akzeptierten Teilnehmenden erhalten nun ebenfalls die E-Mail mit den Informationen zum Zutritt zu Ihrem Meeting wie unter 2. beschrieben. Auch über eine Ablehnung der Registrierung werden die Teilnehmenden per E-Mail informiert.
- Sie können auch bereits akzeptierte oder abgelehnte Registrierungen nachträglich verändern. Um eine Registrierung nachträglich abzulehnen, gehen Sie auf den Reiter "Akzeptiert" oder auf "Alle", haken die gewünschte Person an und klicken auf "Ablehnen". Um eine abgelehnte Registrierung doch zuzulassen, gehen Sie auf den Reiter "Zurückgewiesen" oder auf "Alle", haken die gewünschte Person an und klicken auf "Akzeptieren".
