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Beim Arbeiten mit einem Repository ist es möglich, alte Kataloge zusammenzulegen und daraufhin daraus jedes Semester für die Erstellung der aktuellen Prüfung anhand einer neuen Vorlage-Zielgruppe eine Anzahl von Fragen auszuwählen.

Wie kann ich meinen Repository pflegen?

• Aufgaben ohne spezifisches Thema sortieren
• Themenbaum weiterentwickeln und anpassen
• Freie Zielgruppen zur Verschlagwortung der Aufgaben nutzen
• Fragen, die mehrfach vorhanden sind, identifizieren und vermerken (z. B. mit Freie Zielgruppe "Archiv", wenn es eine alte Version gibt, die nicht mehr benutzt werden sollte. Das Feld "Quelle" unter dem Reiter Kontext kann auch zur Verschlagwortung angewendet werden, weil es auch in der Aufgabenübersicht gefiltert werden kann).
• Wahlweise Filter für den spezifischen Katalog (Repository) anlegen

Themenbaum: Es ist empfehlenswert, einen detaillierten Themenbaum zu bauen, damit Sie bei der Erstellung einer neuen Prüfung einen guten Überblick haben, welche und wie viele Aufgaben vorliegen und ggf. zu welchen Themen neue Aufgaben benötigt werden.

Anhand der alten Vorlagen-Zielgruppen können Sie identifizieren, wann die jeweiligen Aufgaben zuletzt verwendet wurden.

Nutzen Sie Freie Zielgruppen, um weitere Filter zu erzeugen, die für die Klassifizierung der Aufgaben relevant sein können.

1) Unter "Zielgruppen" können Sie eine neue Freie Zielgruppe anlegen. Bei der Erstellung wählen Sie als Typ "Freie Zielgruppe" aus, wenn die Zielgruppe nur als interner Filter benutzt wird und nicht für die Zusammenstellung einer Prüfung (Vorlage-Zielgruppe) dienen soll.

2) In der Aufgabenübersicht können Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig Ihren Freien Zielgruppen hinzufügen. Wählen Sie in der Liste unten links "Zielgruppen hinzufügen" und klicken Sie auf "Ausführen". Dann können die Aufgaben nach den erstellten Freien Zielgruppen gefiltert werden.

Kopieren Sie die Aufgaben, bevor Sie diese für die nächste Prüfung überarbeiten. So können Sie frühere Versionen der Aufgabe beibehalten und ggf. in der Zukunft wieder benutzen.

1) Öffnen Sie den gewünschten Katalog.

2) Es können entweder alle Aufgaben oder auch ausgewählte Aufgaben kopiert werden. 

Ein Klick auf das Kontrollkästchen (links von der Spalte Status) wählt alle Aufgaben aus, wenn nur einige Aufgaben kopiert werden sollen, können die Häkchen auf den Kontrollkästchen jeweils bei der Aufgabe gesetzt werden.

Hinweis: Mit einem Klick auf das Trichtersymbol bei der Spalte Status können die Aufgaben bei Bedarf nach dem Status (gesperrte, entsperrte, ungültige und weitere) gefiltert werden. Auf der rechten Seite kann eingestellt werden, welche Spalten zusätzlich angezeigt werden sollen, wenn auf das Symbol mit den drei Linien geklickt wird. Praktisch ist hierbei die Spalte "Text", sie zeigt einen Ausschnitt aus dem Aufgabentext.

3) Nachdem die Auswahl der zu kopierenden Aufgaben erfolgt ist, klicken Sie bitte auf das Feld "Aktion wählen" (1) unten links.

Wählen Sie aus der Auswahl in der Drop Down Liste "Kopieren" (2) aus und klicken auf das Feld "Ausführen" (3) daneben.

4) Es erscheint eine Meldung, in der weitere Einstellungen gesetzt werden können. Bitte entfernen Sie immer das Häkchen bei "Zielgruppen beibehalten". 

Bei Wunsch kann das Thema der Aufgaben übernommen werden, wenn auf "Themenzuordnung beibehalten" geklickt wird.

Alternativ können auch für alle ausgewählten Aufgaben ein neues (bereits vorhandenes) Thema ausgewählt werden oder ein neues Thema erstellt werden.

5) Mit einem Klick auf Bestätigen werden die Aufgaben kopiert. Sie können die kopierten Aufgaben nun überarbeiten und ggf. ihnen eine neue Zielgruppe (für Ihre aktuelle Prüfung) zuweisen.

Praktische Tipps für die Aufgabenübersicht

• • Wählen Sie die Spalten aus, die Sie brauchen. Es kann beispielsweise hilfreich sein, den Text vom Aufgabenfeld zu sehen, um eine bestimmte Frage in Ihrem umfangreichen Katalog zu finden.
  • Benutzen Sie Filter.
• • Wählen Sie mehrere Aufgaben aus, um Massenaktionen auszuführen, wie z.B. mehreren Aufgaben ein Thema zuzuweisen oder zu mehreren Aufgaben eine Zielgruppe hinzuzufügen oder zu entfernen.

1) Mit dem Button rechts oben können Sie die Spalten ankreuzen, die Sie in Ihrer Übersicht sehen möchten.

2) Mit dem Filter-Button in jeder Spalte können Sie die Elemente ankreuzen, die Sie angezeigt haben wollen. Bei den Feldern mit einer Lupe (s. z.B. unter Spalte "Text") können Sie einen Begriff eingeben, wonach gefiltert werden soll.

3) Sie können mehrere Aufgaben auswählen, indem Sie in der ersten Spalte links die Aufgaben ankreuzen. Über das Menü unten links können Sie unterschiedliche Sammelaktionen ausführen.

Filter erzeugen und speichern

Sie können die Filter, die Sie wieder brauchen, speichern (1) und später wieder verwenden (2).

Mehrfach vorhandene Aufgaben filtern

Mit dieser Funktion können Sie Aufgaben nach dem Aufgabentext filtern und ggf. doppelte Aufgaben löschen. 

1) Graues Feld anklicken, um die Spaltenoptionen anzuzeigen

2) In der Liste die Auswahl „Text“ auswählen

3) Nun werden die Texte der Aufgaben in der Spalte „Text“ angezeigt.

Mit einem Klick auf das Pfeilsymbol können die Texte alphabetisch sortiert werden. Doppelte Fragen (mit gleichem Aufgabentext) werden so untereinander angezeigt.

4) Bei Wunsch: Auf die Trennungslinie zwischen den Spalten klicken und ziehen, damit die Spaltenbreite vergrößert wird.

Aufgaben neu nummerieren per Massenaktion

Mit dieser Funktion können Sie mehrere oder alle Aufgaben per Massenaktion gleichzeitig neu nummerieren.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass sich Aufgabennummern in Repository-Katalogen ggfs. wiederholen können. Durch die Zusammenlegung der alten Prüfungen werden die Aufgabennummern aus den vorherigen Katalogen übernommen. Dennoch sind die IDs der Aufgaben individuell und eindeutig. Die IDs der Aufgaben können Sie einsehen, in dem Sie rechts oben neben der Spalten auf die drei Linien klicken und in der Auflistung "ID" aktivieren. Wegen der besseren Übersicht können alle oder mehrere Aufgaben neu nummeriert werden.

 1) Alle Aufgaben markieren, in dem Sie das Häkchen oben links von der Spalte Status setzen (1a) oder manuell mehrere Aufgaben markieren, in dem Sie das Häkchen links neben den Aufgaben setzen (1b)

 2) Auf das Drop Down Menü unten links klicken (unter der Auflistung aller Aufgaben) und "Neu nummerieren" auswählen und auf "Ausführen" klicken.

3) Im Feld "Beginnen Sie bei" kann die Zahl eingetragen werden, mit der die neu Nummerierung beginnen soll (3a)

Im Feld "Schrittweise von" kann bestimmt werden, ob die Nummerierung in Einer- oder beispielsweise Dreierschritten erfolgen soll (3b)

Unter den beiden Felden wird die Vorschau für die neu Nummerierung generiert

Mit einem Klick auf "Bestätigen" kann die neu Nummerierung per Massenaktion ausgeführt werden (3c)

Auf der Aufgaben-Ebene navigieren und filtern

Sie können während der Bearbeitung einer Aufgabe, die Aufgabenübersicht öffnen. In dieser sehen Sie die Aufgaben, die Sie bisher erstellt haben.

(1) Um die Aufgabenübersicht auf der Aufgabe-Ebene zu öffnen, klicken Sie auf den markierten Button.

Nun sehen Sie den Aufgabenbereich (2) und können in diesem zwischen den Aufgaben hin und her wechseln.

Zusätzlich können Sie noch nach bestimmten Kriterien (3) filtern (4).

Die Änderungshistorie der Aufgaben eines Kataloges wird gespeichert und Sie haben die Möglichkeit, die älteren Versionen einer Aufgabe zu sehen und ggf. als aktuelle Version festzulegen.

1) Das System speichert ältere Versionen und Sie können über den markierten Button zur Revisionshistorie gelangen (1). 

2) Die Revisionshistorie der Aufgabe öffnet sich (2). Hier sehen Sie nun alle vergangenen Versionen. Sie können nach Benutzername, Version und Datum sortieren (3). Es ist möglich, eine alte Version festzulegen, die dann die aktuelle wird.

Dazu klicken Sie die gewünschte Version (4) an; danach erscheinen links oben Buttons (5), mithilfe derer Sie entweder zur aktuellen Version gelangen oder die ausgewählte alte Version als neueste festlegen können.

Historie eines Katalogs

Sie können die Historie eines Katalogs nachvollziehen. Da können Sie die Elemente [Aufgaben, Themen, Reviewprozesse...] überprüfen, die im Katalog erstellt, aktualisiert oder gelöscht wurden.

(1) Klicken Sie dazu auf Historie. Danach öffnet sich diese und Sie haben die Möglichkeit alle Entitäten auszuklappen bzw. auch wieder einzuklappen (2) oder einzelne auszuklappen und wieder einzuklappen (3). 

(4) Wählen Sie eine aus, klappt sich diese aus.

Sie haben die Möglichkeit, Aufgaben aus Ihrem Repository als PDF oder DOC herunterzuladen.

Sie können alle Aufgaben aus dem Repository herunterladen oder Sie können die Aufgaben nach Thema oder Zielgruppe filtern und nur bestimmte Aufgaben auswählen.

 

(1) Wählen Sie die gewünschten Aufgaben aus.

(2) Wählen Sie „Drucken“ aus der Dropdown-Liste unten links.

(3) Klicken Sie auf „Ausführen“.

Wählen Sie das Format aus (rot). Falls Sie die PDF- oder die DOC-Datei mit Lösungen haben möchten, wählen Sie aus „Zusatzinformationen“ „Lösungen drucken“ aus(blau).  Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

• Wenn Sie mehr als 50 Aufgaben gleichzeitig drucken möchten, braucht das System mehr Zeit, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.
• Beim Drucken von Aufgaben mit Lösungen, die Musterlösungsdateien enthalten, sollen Sie bei "Zusatzinformationen" "Lösungen drucken" und "Arbeitsblätter einbinden"  auswählen.  Das Drucken mit Musterlösungsdateien funktioniert nur im PDF-Format.