Für die Umsetzung von hybriden Szenarien stehen an der Freien Universität Berlin unterschiedliche technische Lösungen zur Verfügung. So sind bereits eine Reihe von zentralen und dezentralen Hörsälen und Seminarräumen mit fixen oder mobilen Videokonferenzanlagen ausgestattet. An den Fachbereichen gibt es zudem weitere technische Geräte für den Einsatz in hybriden Szenarien: Informieren Sie sich über das Vorhandensein von mobilen 360°Grad-Systemen (z.B. Meeting Owl, Kandao Meeting), Funkmikrofonen und Dokumentenkameras.
Das technische Set-up sollte im Vorfeld der Veranstaltung getestet werden, um in weiterer Folge einen reibungsarmen Ablauf zu ermöglichen.
Testlauf Video-Übertragung
Um die Sichtbarkeitsverhältnisse zu testen und ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die virtuell Teilnehmenden den Raum und die Studierenden vor Ort wahrnehmen, ist das Testen der Videoübertragung und des verwendeten Kamera-Equipments sinnvoll.
Je nach Beschaffenheit des physischen Raums (z.B. bei länglichen Räumen mit einem fix installierten Board an einer kurzen Raumseite) kann es sinnvoll sein, statt des Webex Boards ein 360°Grad-System (z.B. Meeting Owl) zu verwenden, weil dieses zwischen den Teilnehmenden vor Ort positioniert werden kann und den Eindruck aktustischer/visueller Nähe verstärkt. In diesem Fall könnten die Studierenden im virtuellen Raum per Beamer an die Wand projiziert werden, während die Eule die einzelnen Teilnehmenden vor Ort ins Auge fasst.
Testlauf Raumakustik
Bei einem akustischen Testlauf können die Übertragungsqualität störende Geräusche (z.B. Tastatur bei Mitschrift, Taschen/Stifte auf Tisch, Stühle rücken) im physischen Raum identifiziert werden.
Manche Mikrofonarten haben eingebaute Geräuschfilter, deren Funktion allerdings getestet werden muss.
Bei manchen Mikrofonarten kommt es stark auf die spezifische Raumakustik des physischen Raums an: Was in einem Raum aufgrund fehlenden Halls nicht stört, kann in einem anderen Raum überaus störend sein.
Bei schlechter Raumakustik kann es notwendig sein, zusätzlich ein Tisch-, Raum- oder Funkmikrofon zu verwenden.
Die Personen vor Ort sollten dazu angehalten werden, als störend identifizierte Geräusche zu unterlassen.
Optional hilft die Anbringung eines Memo-Plakats im phyischen Raum, damit zu vermeidende Verhaltensweisen für alle vor Ort visualisiert sind.
Mikrofone
- Für die reibungsarme Gestaltung raumübergreifender Kommunikation ist die Verwendung eines oder mehrerer Funkmikrofone sinnvoll.
- Es sollte frühzeitig geklärt werden, ob diese am jeweiligen Fachbereich vorhanden und während der Veranstaltungszeit verfügbar sind.
Wurfmikrofone kommen schneller bei den Diskutant*innen an!
- Ein Wurfmikrofon kann relativ niederschwellig zur Verfügung gestellt werden, indem ein kleines Funkmikrofon in einen entsprechend präparierten Schaumstoffkörper gesteckt wird (das Zentrum für Mediales Lernen ZML am Karlsruher Institut für Technologie KIT stellt eine Anleitung zur Verfügung, die zeigt, wie aus einem Hollyland Lark 150 und einem Tafelschwamm ein Wurfmikrofon gebastelt wird).
- Eventuell lohnt auch die Anschaffung von speziell für diesen Zweck angefertigten Wurfmikrofonen (ob eine solche möglich ist, ist mit der jeweiligen Fachbereichsverwaltung zu klären).
- Durch den Prozess des Werfens denken die Studierenden auch eher daran, auf das Mikrofon zu warten ehe sie sprechen.
- Außerdem trägt das Werfen durch die spielerische Komponente zur Auflockerung bei und kann motivierend wirken sich an der Diskussion zu beteiligen.
Für die Unterstützung Ihrer Lehre mittels digitaler Medien steht an der Freien Universität Berlin eine Reihe von Tools zur Verfügung, welche auch in hybriden Szenarien zum Einsatz kommen:
- Zur Lernzielkontrolle eignen sich Selbst-Tests, welche Sie direkt im Lernmanagementsystem BlackBoard (oder alternativ mit H5P) entwerfen können.
- Kollaborative Arbeitsszenarien werden durch das Confluence-Wiki-System und die FUB-Blogs ermöglicht.
- Für niedrigschwellige Umsetzung von Audience Response können Umfragen und Abstimmungen mittels Votingo erstellt und in die Lehrveranstaltung (z.B. als QR-Code) oder im Lernmanagementsystem Blackboard zur Verfügung gestellt werden.
- Mit Webex-Boards lassen sich Videokonferenzen durchführen und digitale Whiteboards bearbeiten (siehe unten ↓).
Webex Boards sind Smartboards - sie vereinen die Möglichkeit der Videokonferenz mit einem interaktiven Whiteboard. Webex Boards ermöglichen hybride Zusammenarbeit in unterschiedlichen Szenarien. Sie eignen sich vor allem für den Einsatz von diskursiven Veranstaltungen, in welcher der Austausch durch raumübergreifende Kommunikation im Vordergrund steht.
Die FUB ist großflächig mit Cisco Webex Boards ausgestattet (eine Übersicht können Sie hier finden).
Bitte beachten Sie, dass Modelle der MX-Serie und Cisco Room Kit (Pro / Mini) mittels eines separaten Geräts gesteuert werden und nicht über ein Touchscreen verfügen.
Videokonferenzen mit dem Webex-Board
Es gibt zwei Möglichkeiten, mit dem Webex-Board eine Videokonferenz zu hosten:
- Steuerung direkt mit dem Webex-Board
- Steuerung mittels mobilen Endgeräts und Webex-App
Wir empfehlen grundsätzlich die zweite Variante, also die Nutzung eines mobilen Endgeräts (Laptop oder Tablet mit Tastatur) zusätzlich zum Board, weil es mehr räumliche Flexibilität ermöglicht und bei der Nutzung der Whiteboard-Funktion eine größere Bandbreite an Optionen einräumt.
Steuerung mit dem Webex-Board
Wenn Sie kein mobiles Endgerät zur Verfügung haben, können Sie die Videokonferenz direkt vom Board aus starten und verwalten:
Gehen Sie dazu auf dem Startbildschirm des Boards auf 
Meeting und geben im sich öffnenden Dialogfenster die Meeting-Kennnummer und das Passwort ein. Es öffnet sich die Meetingoberfläche, die Sie bereits von der Videokonferenz-Ansicht in der Webex App kennen. Die unterschiedlichen Steuerungsfunktionen entnehmen Sie bitte der entsprechenden Seite im Webex-Wiki.
Steuerung mittels mobilen Endgeräts und Webex-App
Wenn Sie mit einem Gerät, auf welchem die Webex App läuft, einen Raum mit einem Webex-Board betreten, wird das Board Sie sofort erkennen und Sie mit Ihrem Vornamen begrüßen. Wenn Sie z.B. die Webex App auch auf Ihrem Mobiltelefon nutzen, so wird das Webex-Board Sie erkennen, selbst wenn Sie Ihren Laptop noch nicht aktiviert haben.
Mobiltelefone und Tablets eignen sich nicht gut für die Steuerung einer Videokonferenz auf dem Webex-Board (nutzen Sie stattdessen die Nutzungsoberfläche auf dem Webex-Board selbst).
Für die Steuerung der Videokonferenz mit Ihrem Laptop, navigieren Sie in der Webex App zu dem gewünschten Meeting und starten es. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie den Gerätenamen des jeweiligen Boards sehen können. Aktivieren Sie „mit Gerät starten“: Die Videokonferenz startet am Board, Sie können in der App-Ansicht Ihres Endgeräts die Videokonferenz steuern (z.B. Stummschaltung, Lautstärke, Layout-Ansicht).
Wichtige Information zur Teilnahme der Studierenden
Studierende, die an Ihrer Veranstaltung vor Ort teilnehmen UND ein mobiles Endgerät zur Verfügung haben, können wählen, ob Sie sich mit dem Board in das Meeting einwählen oder sich vom Gerät trennen und sich persönlich in die Videokonferenz einwählen (als würden sie nicht vor Ort, sondern online teilnehmen).
Unabhängig von der Art können vor Ort in die Videokonferenz eingewählte Studierende
- den Chat auf Ihrem Gerät öffnen und mittels Chat mit dem Rest des Plenums kommunizieren.
- sich mittels "Hand-heben"-Funktion für eine Mitteilung melden.
- am Whiteboard mit der Tastatur ihres Endgeräts Texteingaben tätigen.
Zudem scheinen die Namen aller eingewählten Studierenden (vor Ort und online) in der Liste der Teilnehmenden in der Videokonferenz auf, was gerade zu Beginn des Semesters förderlich für das gegenseitige Kennenlernen sein kann.
Beide Arten der Einwahl haben Vor- und Nachteile und bedingen unterschiedliche Szenarien:
Persönliche Einwahl der Studierenden vor Ort
Wenn Sie raumübergreifende Break-Out-Sessions (synchrone Gruppenarbeiten, in denen Studierende aus beiden Räumen sich mischen) planen, ist es sinnvoll, wenn auch die Teilnehmenden vor Ort persönlich in der Videokonferenz eingewählt sind.
In diesem Szenario sind folgende Punkte zu beachten:
- Im Plenum nutzen Sie grundsätzlich das im Webex-Board integrierte Mikrofon, um Rückkopplungen zu vermeiden.
- Die Studierenden vor Ort müssen beim Eintritt in die Break-Out-Session ihre Headsets aktivieren und sie gegen Ende wieder deaktivieren.
- In diesem Szenario ergeben sich Doppelansichten (Studierende vor Ort sind persönlich und in der Gruppenansicht zu sehen). Gerade bei länglichen Räumen, wo diejenigen, die weiter weg vom Board sitzen, schwer zu erkennen sind, kann dies durchaus positiv sein.
Zusätzlich zu den oben genannten Möglichkeiten können sich die eingewählten Studierenden as Gesagte mittels Untertitelfunktion der Webex App untertiteln lassen und so auf ihrem persönlichen Screen mitlesen.
Einwahl der Studierenden mit dem Webex-Board
Studierende können sich mit Ihrem Endgerät in das Meeting einwählen. Sie wählen dabei die Option "mit Gerät verbinden". Dieses Szenario eignet sich, wenn Sie keine raumübergreifenden Break-Out-Sessions planen. Es entstehen keine Doppelansichten oder Rückkopplungen (nur die im Webex-Board integrierte Kamera- und Mikrofontechnik ist aktiv).
Bitte beachten Sie bei diesem Szenario, dass die mittels Board eingewählte Studierende die Meeting-Einstellungen von ihren Endgeräten aus steuern können (z.B. das Mikrofon des Boards deaktivieren).
Geräuschfilter am Webex-Board
Das Webex-Board verfügt über integrierte Geräuschfilter, welche Sie über die Nutzungsoberfläche am Board aktivieren können:
Ziehen Sie dazu das Drop-in-Menü am rechten Bildschirmrand ins Board. Am rechten Bildschirmrand des Board befindet sich mittig eine senkrechte Linie, welche Sie ins Bild ziehen können. Tippen Sie auf das Mikrofonzeichen. Sie bekommen nun 3 Optionen zur Auswahl:
- Neutral
- Für Stimme optimieren
- Geräuschunterdrückung
Bei der Einstellung "Neutral" werden Nebengeräusche (wie z.B. Stühle rücken) ungefiltert in die Videokonferenz übertragen, was von den Teilnehmenden dort oft als störend empfunden wird. Diese Nebengeräusche werden durch die Geräuschunterdrückung gedämpft, allerdings wirkt sich dieser Filter auch auf die Hörqualität der Stimmen aus. Welche Einstellung am besten geeignet ist, sollte im Rahmen eines Testlaufs erprobt werden.
Whiteboard-Funktion am Webex-Board
Das digitale Whiteboard am Webex-Board steht Ihnen unabhängig von der Videokonferenz auch zur ausschließlichen Nutzung vor Ort zur Verfügung. Sie können es analog zum klassischen Tafelbild nutzen, um Ideen zu sammeln oder Inhalte zu strukturieren. Der Funktionsumfang des Tools umfasst unterschiedliche Optionen (wie Stift, Sticky Notes, etc.) und Farben - um eine Übersicht über die unterschiedlichen Möglichkeiten zu erhalten, beachten Sie bitte auch die Anleitung des Webex-Support zum Thema.
In hybriden Settings können Sie die Whiteboard-Funktion nutzen, um gemeinsam mit allen Beteiligten im physischen und virtuellen Raum Ideen zu sammeln, Inhalte zu strukturieren und gemeinsam zu bearbeiten. Deshalb konzentrieren wir uns hier auf die Whiteboard-Nutzung während einer Videokonferenz.
Die Whiteboard-Funktion steht Ihnen bei diesen Modellen zur Verfügung:
- DX Series, Desk Pro, Desk Mini, Webex Desk
- Board 85S
- Board Pro 75
- Board 70, Board 70S
- Board Pro 55, Board 55, Board 55S
Welches Modell Ihnen zur Verfügung steht, können Sie in der Liste der Videokonferenzräume einsehen.
Whiteboard starten und bearbeiten
Um den vollen Funktionsumfang zur Verfügung zu haben, starten Sie das Whiteboard grundsätzlich über die Benutzeroberfläche des Webex Board selbst:
- Tippen Sie dazu am Board auf
(Whiteboard starten) im Steuerungsbalken der Videokonferenz (unten rechts). - Vergessen Sie nicht, das sich nun öffnende Whiteboard auch für die Videokonferenz freizugeben:
- Wenn sich das Whiteboard geöffnet hat, erscheint ein zusätzliches Steuerungsmenü.
- Tippen Sie auf FREIGEBEN, um die Freigabe zu starten.
- Sobald die Freigabe läuft, schaltet das Eingabefeld um auf FREIGABE BEENDEN (durch erneutes Tippen können Sie die Freigabe wieder beenden).
- Sie können nun das Whiteboard gemeinsam bearbeiten:
- Befüllen Sie das Board mit Sticky Notes in unterschiedlichen Farben, stellen Sie Verbindungen zwischen den unterschiedlichen Themen her.
- Mittels Zoom-Funktion können Sie manuell auf bestimmte Bereiche des Boards fokussieren (nutzen Sie dazu wie bei Touchscreens üblich zwei Finger), mittels Wisch-Funktion können Sie in unterschiedliche Sektionen der Ansicht navigieren (nutzen Sie dazu wie bei Touchscreens üblich alle fünf Finger einer Hand).
- Sie können auf dem Touchscreen des Board schreiben:
- Nutzen Sie dazu - sofern vorhanden - den Webex Brettstift (Webex Stylus) oder Ihre Fingerspitze.
- Wenn Sie am Board ein Sticky Note
verfassen, öffnet sich die Bildschirmtastatur am Touchsreen, um das Sticky Note zu beschriften. - Studierende vor Ort können ihre Ideen direkt selbst am Board eingeben oder an Sie oder eine Person weitergeben, welche das Whiteboard befüllt.
- Online-Teilnehmende können über die Benutzeroberfläche der Videokonferenz ihre Ideen und Inhalte direkt ins Whiteboard eintragen. Das gilt auch für Teilnehmende vor Ort, welche zusätzlich mit ihrem Endgeräte in die Videokonferenz eingewählt sind (siehe auch oben).
Mit mobilen Endgeräten können Sie oder Ihre Studierenden auch außerhalb der Sticky Notesmit der Tastatur am Whiteboard schreiben. Dazu wählen Sie die Funktion Text 
und navigieren in Folge zu einer beliebigen Stelle am Whiteboard. Auch das Beschreiben von unterschiedlichen Formen
ist so möglich.
Für weitere Funktionsweisen und Steuerungselemente beachten Sie bitte auch die Anleitungen des Webex Support für die Whiteboard-Nutzung am Board sowie die Whiteboard-Nutzung in der Videokonferenz.
Whiteboard vorbereiten, bearbeiten und speichern
Mithilfe der Webex-Bereiche ist es möglich, ein Whiteboard für die Bearbeitung während einer Hybrid-Veranstaltung vorzubereiten. Das kann hilfreich sein, wenn z.B. Umfrage-Ergebnisse visualisiert und im Plenum besprochen werden sollen. Auch die Vorbereitung durch Studierende im Rahmen asynchroner Gruppenarbeit ist möglich.
Sie können das Whiteboard direkt in der Webex-App an Ihrem Laptop vorbereiten:
- Navigieren Sie zu dem Bereich, in dem Sie das Board vorbereiten möchten (das kann auch Ihr persönlicher Bereich sein).
- Wählen Sie dazu in Ihrer Aktivitäten-Leiste "Inhalt" aus.
- Wählen Sie "Whiteboard".
- Das Whiteboard öffnet sich und Sie können es wie gewohnt bearbeiten.
- Wenn Sie das Whiteboard schließen, wird es automatisch gespeichert (benannt nach Datum/Uhrzeit).
- Sie können das Whiteboard später umbenennen.
Wenn unterschiedliche Personen(-Gruppen) die Vorbereitung übernehmen oder auf die vorbereiteten/bearbeiteten Whiteboards zugreifen können sollen, lohnt die Einrichtung eines Webex-Bereichs speziell für die entsprechende Lehrveranstaltung. So können alle Beteiligten im Bereich miteinander kommunzieren (auch abseits der synchronen Sitzungen im Bereichs-Chat) und miteinander Inhalte vorbereiten. Auch die Videokonferenz-Termine für Ihre Lehrveranstaltung können Sie innerhalb des Bereichs planen, sodass alle Mitglieder des Bereichs automatisch benachrichtigt werden, bevor es losgeht.
Wichtig: Wenn Sie Ihre Meetings im Bereich planen, können Sie am Board ausschließlich Whiteboards aus diesem Bereich während der Videokonferenz teilen.
Um ein vorbereitetes Whiteboard in der Videokonferenz zu teilen, gehen Sie wie folgt vor:
- Starten Sie das Meeting.
- Tippen Sie am Board auf (Whiteboard starten) im Steuerungsbalken der Videokonferenz (unten rechts).
- Wenn sich das Whiteboard geöffnet hat, erscheint ein zusätzliches Steuerungsmenü.
- Tippen Sie dort auf
(Whiteboard öffnen). - Wählen Sie am Board "mit Server verbinden": Es öffnet sich eine Anleitung, wie Sie den Bereich mit dem Board verbinden können.
- Verbinden Sie den Bereich mit dem Board:
- Gehen Sie dazu in die Webex-App an Ihrem Laptop und wählen den entsprechenden Bereich aus (so als würden Sie dort eine Nachricht schreiben wollen).
- Wählen Sie den Gerätenamen des Geräts oben rechts.
- Wählen Sie mit Bereich öffnen:
- Der Bereich ist nun verbunden, am Webex-Board erscheint nun eine Auswahl der Whiteboards.
- Wählen Sie das entsprechende Board aus und tippen Sie es an.
- Tippen Sie auf FREIGEBEN, um die Freigabe zu starten.
- Wenn Sie mit dem Bearbeiten fertig sind und die FREIGABE BEENDEN, wird das Whiteboard automatisch im Bereich gespeichert und zwar als Whiteboard (nicht als pdf).
- So kann das Whiteboard auch über das Semester verteilt immer wieder bearbeitet werden.
- Wenn Sie das Whiteboard zusätzlich als pdf speichern möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie während der laufenden Freigabe zu Ihrem Laptop und wählen
(Whiteboard speichern). - Sie können nun auswählen, wo Sie das pdf speichern wollen.
- Alternativ können Sie direkt am Board
(mehr Optionen) wählen und "per Email senden" auswählen. - Geben Sie Ihre Emailadresse ein.
- Es wird eine Email mit dem Whiteboard als pdf an die gegebene Adresse versendet.
- Navigieren Sie während der laufenden Freigabe zu Ihrem Laptop und wählen
Alle Steuerungs-Icons (c) Webex.
